Wie viel Steuern zahlt ein kleines Unternehmen? Ein Leitfaden für US-Unternehmer

Es gibt keine einheitliche Steuerrechnung, die für jedes kleine Unternehmen gilt. Was ein Unternehmen zahlt, hängt von seiner Rechtsform, dem Ort der Geschäftstätigkeit, davon, ob es Mitarbeiter hat, und davon ab, wie viel Gewinn es erzielt. Ein Einzelunternehmen in einem Bundesstaat kann einen ganz anderen Betrag schulden als eine Kapitalgesellschaft mit Payroll in mehreren Bundesstaaten.

Der richtige Blick auf die Steuern für kleine Unternehmen ist daher nicht ein einziger pauschaler Satz, sondern eine Kombination aus verschiedenen Pflichten. Manche Steuern fallen auf den Gewinn an, manche auf Löhne, manche auf Verkäufe und manche auf Bundesstaat- oder Kommunalebene. Zu verstehen, welche Steuern gelten, ist der Schlüssel, um abzuschätzen, was Ihr Unternehmen schulden könnte, und um Überraschungen bei der Steuererklärung zu vermeiden.

Die Kurzantwort: Steuern für kleine Unternehmen variieren nach Rechtsform und Standort

Ein kleines Unternehmen kann Folgendes zahlen müssen:

• Bundes-Einkommensteuer
• Staatliche Einkommensteuer
• Selbstständigensteuer
• Lohnsteuer
• Umsatzsteuer
• Grundsteuer
• Verbrauchsteuer in einigen Branchen
• Lokale Unternehmenssteuern oder Lizenzgebühren

Nicht jedes Unternehmen schuldet all diese Steuern. Ein Freelancer ohne Mitarbeiter kann ganz andere Verpflichtungen haben als ein Einzelhandelsgeschäft mit Personal und steuerpflichtigem Warenbestand. Deshalb beginnt eine sinnvolle Steuerabschätzung mit zwei Fragen:

1. Wie wird das Unternehmen steuerlich behandelt?
2. Welche Tätigkeiten führt das Unternehmen tatsächlich aus?

Wie die Rechtsform die Steuern beeinflusst

Ihre Unternehmensform ist wichtig, weil der IRS verschiedene Unternehmensstrukturen unterschiedlich besteuert. Ein Unternehmen kann als Einzelunternehmen, Personengesellschaft, LLC, S-Corporation oder C-Corporation besteuert werden. Die rechtliche Gesellschaftsform und die steuerliche Einordnung hängen zusammen, sind aber nicht immer identisch.

Einzelunternehmen

Ein Einzelunternehmen ist steuerlich die einfachste Rechtsform. Das Unternehmen gibt in den meisten Fällen keine eigene separate Einkommensteuererklärung ab. Stattdessen werden Gewinn und Verlust des Unternehmens in der persönlichen Steuererklärung des Inhabers erfasst.

Das bedeutet jedoch nicht, dass der Inhaber nur eine Steuerart zahlt. Ein Einzelunternehmer kann weiterhin schulden:

• Einkommensteuer auf den Unternehmensgewinn
• Selbstständigensteuer auf den Nettogewinn
• Umsatzsteuer, wenn das Unternehmen steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen verkauft
• Staatliche und lokale Steuern, je nach Standort

Personengesellschaft

Bei einer Personengesellschaft reicht das Unternehmen in der Regel eine Informationsmeldung ein, und die Gewinne werden an die Gesellschafter weitergegeben. Jeder Gesellschafter erklärt seinen Anteil am Einkommen in seiner persönlichen Steuererklärung.

Die Besteuerung von Personengesellschaften kann auf hoher Ebene unkompliziert sein, aber die Details werden komplexer, wenn es mehrere Eigentümer, Sonderzuweisungen, garantierte Zahlungen oder staatliche Meldepflichten gibt.

LLC

Eine Limited Liability Company ist flexibel, weil sie sich in der Regel aussuchen kann, wie sie besteuert wird. Eine LLC kann besteuert werden als:

• Nicht berücksichtigte Einheit, wenn sie einen Eigentümer hat
• Personengesellschaft, wenn sie mehrere Eigentümer hat
• Kapitalgesellschaft, wenn sie die Besteuerung als Kapitalgesellschaft wählt
• S-Corporation, wenn sie die erforderliche Wahl trifft und die Voraussetzungen erfüllt

Diese Flexibilität ist ein Grund, warum sich viele Gründer für eine LLC entscheiden. Das Unternehmen kann zunächst mit einer einfacheren steuerlichen Behandlung starten und später eine andere Einordnung wählen, wenn das besser zur Wachstumsstrategie passt.

S-Corporation

Eine S-Corporation ist eine steuerliche Wahl, keine eigenständige Rechtsform für sich allein. Berechtigte Unternehmen können die Behandlung als S-Corporation wählen, um Einkommen an die Eigentümer durchzureichen und möglicherweise die Selbstständigensteuer auf einen Teil der Einkünfte zu reduzieren.

Die Steuerplanung bei einer S-Corporation muss jedoch sorgfältig erfolgen. Eigentümer, die im Unternehmen arbeiten, müssen sich in der Regel ein angemessenes Gehalt zahlen, und die Lohnabrechnung muss korrekt sein.

C-Corporation

Eine C-Corporation wird getrennt von ihren Eigentümern besteuert. Die Gesellschaft zahlt Körperschaftsteuer auf ihre Gewinne, und Aktionäre können beim Ausschütten von Dividenden erneut Steuern zahlen.

Das wird oft als doppelte Besteuerung bezeichnet. Dennoch kann eine C-Corporation für manche Unternehmen sinnvoll sein, insbesondere für solche, die Gewinne wieder investieren, externe Investitionen einwerben oder bestimmte Kapitalstrukturen ausgeben wollen.

Die wichtigsten Steuern, die kleine Unternehmen zahlen können

1. Bundes-Einkommensteuer

Die meisten kleinen Unternehmen schulden in irgendeiner Form bundesweite Einkommensteuer. Die genaue Behandlung hängt von der Rechtsform ab.

• Durchlaufende Gesellschaften melden das Einkommen in der Regel in den Steuererklärungen der Eigentümer.
• C-Corporations reichen eine eigene Erklärung ein und zahlen die Steuer auf Unternehmensebene.

Die Bundes-Einkommensteuer ist kein einmaliges Jahresereignis. In vielen Fällen müssen Steuern im Laufe des Jahres durch Einbehaltung oder geschätzte Vorauszahlungen geleistet werden. Wird zu wenig gezahlt, kann es bei der Steuererklärung zu Strafzahlungen kommen.

2. Selbstständigensteuer

Die Selbstständigensteuer gilt für viele Einzelunternehmer, Gesellschafter und einige LLC-Eigentümer. Sie finanziert die Sozialversicherung und Medicare.

Wenn Sie selbstständig sind, sollten Sie nicht nur an die Einkommensteuer denken. Die Selbstständigensteuer kann einen wesentlichen Teil der Gesamtbelastung ausmachen, insbesondere bei profitablen Unternehmen ohne Lohnabrechnung.

3. Lohnsteuer

Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, fällt in der Regel Lohnsteuer an. Dazu können gehören:

• Einbehalt für Social Security und Medicare
• Arbeitgeberbeiträge zur Lohnsteuer
• Federal Unemployment Tax
• Staatliche Arbeitslosensteuer
• Staatliche und lokale lohnbezogene Pflichten, sofern zutreffend

Unternehmen mit Mitarbeitern haben außerdem Melde-, Abführungs- und Aufzeichnungspflichten, die getrennt von der Einkommensteuer bestehen.

4. Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer richtet sich in der Regel nach den Regeln des jeweiligen Bundesstaates, und in manchen Staaten gibt es zusätzlich lokale Umsatzsteuern. Ob ein Unternehmen Umsatzsteuer erheben muss, hängt davon ab, was es verkauft, wo es verkauft und ob das Produkt oder die Dienstleistung in dieser Zuständigkeit steuerpflichtig ist.

So kann es sein, dass ein Unternehmen sich in einem Bundesstaat für die Umsatzsteuer registrieren muss, in einem anderen aber nicht. Eine Dienstleistungsfirma kann an einem Ort befreit sein und an einem anderen steuerpflichtig.

5. Grundsteuer

Wenn ein Unternehmen Immobilien oder bestimmte betriebliche Vermögenswerte besitzt, kann Grundsteuer anfallen. Diese Steuer wird häufig von lokalen Behörden festgesetzt und erhoben.

Grundsteuer wird leicht übersehen, weil sie nicht immer direkt an das Einkommen gekoppelt ist. Aber für Unternehmen, die Büros, Lagerhallen, Ausrüstung oder Grundstücke besitzen, kann sie zu jährlichen, erheblichen Kosten führen.

6. Verbrauchsteuer

Einige Branchen unterliegen der Verbrauchsteuer. Diese Steuer kann auf bestimmte Waren, Dienstleistungen und Transaktionen anfallen.

Unternehmen in der Produktion, im Transport, bei Kraftstoffen, Alkohol, Tabak oder anderen regulierten Branchen sollten sorgfältig prüfen, ob bundes- oder landesrechtliche Verbrauchsteuerpflichten gelten.

7. Staatliche und lokale Steuern

Bundessteuern sind nur ein Teil des Bildes. Staatliche und lokale Behörden können eigene Einkommen-, Franchise-, Bruttoertrags-, Lohn-, Umsatz- oder Gewerbesteuern erheben.

Hier unterschätzen viele Eigentümer ihre Gesamtbelastung. Ein Unternehmen kann auf dem Papier profitabel sein und dennoch nach Einbeziehung von staatlichen und lokalen Steuern einen erheblichen Betrag schulden.

Wie viel sollte ein kleines Unternehmen für Steuern zurücklegen?

Da es keinen einheitlichen landesweiten Steuersatz für kleine Unternehmen gibt, ist es am praktischsten, im Laufe des Jahres einen Prozentsatz des Gewinns zurückzulegen.

Ein häufiger Planungsrahmen liegt bei 20 % bis 30 % des Nettogewinns, aber der richtige Wert kann höher oder niedriger sein, abhängig von:

• Rechtsform
• Gesamtgewinn
• Art der Vergütung des Eigentümers
• Lohnkosten
• Steuersätzen der Bundesstaaten
• Verfügbaren Abzügen und Steuergutschriften
• Ob das Unternehmen Umsatzsteuer erhebt

Wenn Ihr Unternehmen gerade erst startet, ist ein konservativer Ansatz meist besser als ein optimistischer. Regelmäßiges Zurücklegen von Geld kann Liquiditätsprobleme vermeiden, wenn Vorauszahlungen oder Jahresmeldungen fällig werden.

Welche Abzüge können die Steuerlast eines kleinen Unternehmens senken?

Abzüge beseitigen keine Steuern, sie können aber das zu versteuernde Einkommen reduzieren. Zu den üblichen Betriebsausgaben können gehören:

• Homeoffice-Kosten
• Miete und Nebenkosten
• Software und Abonnements
• Werbung und Marketing
• Professionelle Dienstleistungen
• Versicherungsprämien
• Geschäftsreisen
• Ausrüstung und Verbrauchsmaterial
• Fahrzeugkosten, wenn ordnungsgemäß dokumentiert
• Löhne und Sozialleistungen für Mitarbeiter
• Beiträge zu Altersvorsorgeplänen, sofern anwendbar

Der Schlüssel ist die Dokumentation. Ein Abzug ist nur dann hilfreich, wenn das Unternehmen ihn mit genauen Unterlagen belegen kann. Schlechte Buchführung kann dazu führen, dass ein Unternehmen unnötig viel Steuer zahlt oder bei einer Prüfung Probleme bekommt.

Vorauszahlungen: Warum vierteljährliche Zahlungen wichtig sind

Viele Inhaber kleiner Unternehmen können nicht bis April warten, um an Steuern zu denken. Wenn im Laufe des Jahres zu wenig Steuer einbehalten wird, können geschätzte Vorauszahlungen erforderlich sein.

Vorauszahlungen sind üblich für:

• Selbstständige
• Gesellschafter
• LLC-Eigentümer, die als durchlaufende Einheit besteuert werden
• Anteilseigner mit Einkommen, das nicht vollständig durch Einbehaltung abgedeckt ist

Vierteljährliche Zahlungen können helfen, das Unternehmen auf dem aktuellen Stand zu halten und das Risiko von Unterzahlungszuschlägen zu reduzieren. Außerdem entsteht dadurch ein genaueres Bild der finanziellen Lage des Unternehmens.

Ein praktisches Beispiel

Stellen Sie sich eine LLC mit nur einem Eigentümer vor, die vor Steuern und Abzügen einen Nettogewinn von 100.000 USD erzielt. Das Unternehmen kann eine Kombination aus Folgendem schulden:

• Bundes-Einkommensteuer in der persönlichen Steuererklärung des Eigentümers
• Selbstständigensteuer, falls zutreffend
• Staatliche Einkommensteuer, abhängig vom Bundesstaat
• Umsatzsteuer, wenn das Unternehmen steuerpflichtige Produkte oder Dienstleistungen verkauft
• Lokale Steuern oder Gebühren, falls erforderlich

Vergleichen Sie das mit einer C-Corporation, die denselben Betrag verdient. Die steuerliche Behandlung ändert sich, weil die Gesellschaft auf Unternehmensebene besteuert wird und Dividenden beim Aktionär möglicherweise erneut besteuert werden.

Wichtig ist nicht die exakte Zahl. Entscheidend ist, dass zwei Unternehmen mit demselben Gewinn wegen Rechtsform und Standort sehr unterschiedliche Gesamtbeträge schulden können.

Häufige Fehler, die Steuerkosten erhöhen

Kleine Unternehmen zahlen oft zu viel oder geraten in Strafzahlungen, weil vermeidbare Fehler gemacht werden. Zu den häufigsten gehören:

• Private und geschäftliche Ausgaben vermischen
• Fristen für Vorauszahlungen versäumen
• Arbeitnehmer falsch einstufen
• Sich nicht dort für die Umsatzsteuer registrieren, wo dies erforderlich ist
• Staatliche und lokale Meldepflichten ignorieren
• Abzüge im Jahresverlauf nicht dokumentieren
• Eine Rechtsform ohne Steuerplanung wählen

Je besser Ihr Unternehmen organisiert ist, desto einfacher wird es, die Steuerlast zu schätzen und unnötige Kosten zu reduzieren.

Wann professionelle Hilfe sinnvoll ist

Ein Steuerberater kann wertvoll sein, wenn ein Unternehmen wächst, Mitarbeiter einstellt, über Bundesstaatsgrenzen hinweg expandiert oder eine Änderung der steuerlichen Wahl erwägt. Professionelle Beratung ist besonders hilfreich, wenn Sie zwischen LLC-, S-Corporation- und C-Corporation-Behandlung entscheiden.

Wenn Sie ein Unternehmen gründen und die Struktur Ihre langfristigen Ziele unterstützen soll, hilft es, von Anfang an eine saubere Compliance-Struktur aufzubauen. Zenind unterstützt US-Unternehmer mit Unternehmensgründung und laufenden Compliance-Tools, damit Eigentümer beim Wachstum des Unternehmens organisiert bleiben können.

Fazit

Es gibt keine einzelne Antwort auf die Frage, wie viel Steuern ein kleines Unternehmen zahlt. Die Gesamtbelastung hängt von der Rechtsform, der Gewinnhöhe, der Zahl der Mitarbeiter, den Verkaufsaktivitäten und dem Bundesstaat oder der Stadt ab, in der das Unternehmen tätig ist.

Für viele Eigentümer ist der klügste Ansatz:

• Zu verstehen, welche Steuern anfallen
• Regelmäßig Geld zurückzulegen
• Detaillierte Aufzeichnungen zu führen
• Vorauszahlungen fristgerecht zu leisten
• Die Rechtsform mit dem Wachstum des Unternehmens zu überprüfen

Wenn Sie ein neues Unternehmen gründen, kann die richtige Gründungs- und Compliance-Struktur die Steuerverwaltung von Anfang an erleichtern. Das gilt besonders für Eigentümer, die sich auf Wachstum konzentrieren wollen, statt zur Steuerfrist alles hastig aufzuholen.