Hoeveel belasting betaalt een klein bedrijf? Een gids voor Amerikaanse ondernemers

Er bestaat niet één belastingrekening die voor elk klein bedrijf geldt. Wat een bedrijf betaalt, hangt af van de rechtsvorm, waar het actief is, of het personeel heeft en hoeveel winst het maakt. Een eenmanszaak in de ene staat kan een heel ander bedrag verschuldigd zijn dan een vennootschap met loonadministratie in meerdere staten.

De juiste manier om naar belastingen voor kleine bedrijven te kijken, is niet als één vast tarief, maar als een combinatie van verplichtingen. Sommige belastingen worden betaald over winst, andere over lonen, weer andere over omzet en nog andere op staats- of lokaal niveau. Inzicht in welke belastingen van toepassing zijn, is de sleutel om te schatten wat uw bedrijf mogelijk verschuldigd is en om verrassingen bij de aangifte te voorkomen.

Het korte antwoord: belastingen voor kleine bedrijven verschillen per rechtsvorm en locatie

Een klein bedrijf moet mogelijk betalen:

• Federale inkomstenbelasting
• Staatsinkomstenbelasting
• Zelfstandigenbelasting
• Loonheffingen
• Verkoopbelasting
• Onroerendgoedbelasting
• Accijns, in sommige sectoren
• Lokale bedrijfsbelastingen of licentiekosten

Niet elk bedrijf is al deze belastingen verschuldigd. Een freelancer zonder personeel kan heel andere verplichtingen hebben dan een winkel met medewerkers en belastbare voorraad. Daarom begint een bruikbare belastinginschatting met twee vragen:

1. Hoe wordt het bedrijf fiscaal behandeld?
2. Welke activiteiten voert het bedrijf daadwerkelijk uit?

Hoe de rechtsvorm de belastingen beïnvloedt

Uw entiteitstype is belangrijk, omdat de IRS verschillende bedrijfsstructuren op verschillende manieren belast. Een bedrijf kan fiscaal worden behandeld als een eenmanszaak, vennootschap, LLC, S-corporation of C-corporation. De juridische entiteit en de fiscale classificatie hangen samen, maar zijn niet altijd hetzelfde.

Eenmanszaak

Een eenmanszaak is qua belastingen de eenvoudigste rechtsvorm. Het bedrijf dient in de meeste gevallen geen aparte aangifte vennootschapsbelasting in. In plaats daarvan worden winst en verlies van het bedrijf opgegeven in de persoonlijke aangifte van de eigenaar.

Dat betekent niet dat de eigenaar maar één soort belasting betaalt. Een eenmanszaak kan nog steeds verschuldigd zijn aan:

• Inkomstenbelasting over bedrijfswinst
• Zelfstandigenbelasting over netto-inkomsten
• Verkoopbelasting als het bedrijf belastbare goederen of diensten verkoopt
• Staats- en lokale belastingen, afhankelijk van de locatie

Vennootschap

Bij een vennootschap dient het bedrijf doorgaans een informatieve aangifte in en stroomt de winst door naar de vennoten. Elke vennoot geeft zijn of haar aandeel in het inkomen op in de persoonlijke aangifte.

De belastingheffing bij een vennootschap kan op hoofdlijnen eenvoudig lijken, maar de details worden complexer wanneer er meerdere eigenaren, bijzondere winstverdelingen, gegarandeerde betalingen of staatsaangifteverplichtingen zijn.

LLC

Een limited liability company is flexibel, omdat zij meestal kan kiezen hoe zij fiscaal wordt behandeld. Een LLC kan worden belast als:

• Een disregarded entity als zij één eigenaar heeft
• Een vennootschap als zij meerdere eigenaren heeft
• Een rechtspersoon als zij voor vennootschapsbelasting kiest
• Een S-corporation als zij de juiste keuze maakt en daarvoor in aanmerking komt

Deze flexibiliteit is een van de redenen waarom veel oprichters voor een LLC kiezen. Het bedrijf kan beginnen met een eenvoudigere fiscale behandeling en later een andere classificatie kiezen als dat beter past bij de groeistrategie.

S-corporation

Een S-corporation is een fiscale keuze, niet op zichzelf een aparte rechtsvorm. In aanmerking komende bedrijven kunnen kiezen voor S-corporation-behandeling om inkomen door te laten stromen naar de eigenaren, terwijl mogelijk de zelfstandigenbelasting op een deel van de inkomsten wordt beperkt.

Toch moet fiscale planning voor een S-corporation zorgvuldig gebeuren. Eigenaren die in het bedrijf werken, moeten zich doorgaans een redelijk salaris uitkeren, en naleving van de loonadministratie is belangrijk.

C-corporation

Een C-corporation wordt afzonderlijk van haar eigenaren belast. De vennootschap betaalt vennootschapsbelasting over haar winst, en aandeelhouders kunnen opnieuw belasting betalen wanneer winst als dividend wordt uitgekeerd.

Dit wordt vaak dubbele belasting genoemd. Toch kan een C-corporation nog steeds geschikt zijn voor sommige bedrijven, vooral voor bedrijven die winst willen herinvesteren, extern kapitaal willen aantrekken of bepaalde aandelenstructuren willen uitgeven.

De belangrijkste belastingen die kleine bedrijven mogelijk betalen

1. Federale inkomstenbelasting

De meeste kleine bedrijven zijn in een of andere vorm federale inkomstenbelasting verschuldigd. De exacte manier hangt af van het entiteitstype.

• Pass-through-entiteiten geven inkomsten doorgaans op in de aangifte van de eigenaar.
• C-corporations dienen in en betalen belasting op entiteitsniveau.

Federale inkomstenbelasting is geen eenmalige jaarlijkse gebeurtenis. In veel gevallen moet belasting gedurende het jaar worden betaald via inhouding of voorlopige betalingen. Als er te weinig wordt betaald, kan een bedrijf of eigenaar bij de aangifte boetes krijgen.

2. Zelfstandigenbelasting

Zelfstandigenbelasting geldt voor veel eenmanszaken, vennoten en sommige LLC-eigenaren. Deze belasting helpt Social Security en Medicare te financieren.

Als u zelfstandig werkt, moet u niet alleen aan inkomstenbelasting denken. Zelfstandigenbelasting kan een groot deel van de totale last vormen, vooral voor winstgevende bedrijven zonder loonstructuur.

3. Loonheffingen

Als een bedrijf personeel heeft, zijn meestal loonheffingen van toepassing. Deze kunnen omvatten:

• Inhouding voor Social Security en Medicare
• Werkgeversbijdragen voor loonheffingen
• Federal unemployment tax
• State unemployment tax
• Staats- en lokale loonadministratieverplichtingen, waar van toepassing

Bedrijven met personeel hebben ook aangifte-, stortings- en administratieverplichtingen die losstaan van inkomstenbelasting.

4. Verkoopbelasting

Verkoopbelasting is meestal gebaseerd op staatsregels, en sommige staten heffen ook lokale verkoopbelasting. Of een bedrijf verkoopbelasting moet innen, hangt af van wat het verkoopt, waar het verkoopt en of het product of de dienst in dat rechtsgebied belastbaar is.

Een bedrijf kan bijvoorbeeld in de ene staat verkoopbelasting moeten registreren, maar niet in een andere. Een dienstverlenend bedrijf kan in de ene locatie vrijgesteld zijn en elders belastbaar zijn.

5. Onroerendgoedbelasting

Als een bedrijf onroerend goed of bepaald bedrijfsbezit bezit, kan onroerendgoedbelasting van toepassing zijn. Lokale overheden beoordelen en innen deze belasting vaak.

Onroerendgoedbelasting kan gemakkelijk over het hoofd worden gezien, omdat deze niet altijd direct aan inkomen is gekoppeld. Maar voor bedrijven die kantoren, magazijnen, apparatuur of grond bezitten, kan het een aanzienlijke jaarlijkse kostenpost zijn.

6. Accijns

Sommige sectoren zijn onderworpen aan accijns. Deze belasting kan gelden voor bepaalde goederen, diensten en transacties.

Bedrijven in de productie, transport, brandstof, alcohol, tabak of andere gereguleerde sectoren moeten zorgvuldig nagaan of er federale of staatsaccijnsverplichtingen gelden.

7. Staats- en lokale belastingen

Federale belastingen zijn slechts een deel van het geheel. Staats- en lokale overheden kunnen hun eigen inkomstenbelasting, franchisebelasting, gross-receipts-belasting, loonheffingen, verkoopbelasting of bedrijfsbelastingen opleggen.

Hier onderschatten veel eigenaren hun totale last. Een bedrijf kan op papier winstgevend zijn en toch een aanzienlijk bedrag verschuldigd zijn zodra staats- en lokale belastingen worden meegerekend.

Hoeveel moet een klein bedrijf reserveren voor belastingen?

Omdat er geen vast landelijk belastingtarief voor kleine bedrijven bestaat, is het meest praktische antwoord om gedurende het jaar een percentage van de winst apart te zetten.

Een gebruikelijke planningsbandbreedte is 20% tot 30% van de nettowinst, maar het juiste percentage kan hoger of lager zijn, afhankelijk van:

• Rechtsvorm
• Totale winst
• Manier waarop de eigenaar wordt betaald
• Loonkosten
• Staatsbelastingtarieven
• Beschikbare aftrekposten en tegoeden
• Of het bedrijf verkoopbelasting int

Als uw bedrijf net start, is een voorzichtige aanpak meestal beter dan een optimistische. Regelmatig geld reserveren kan cashflowproblemen voorkomen wanneer voorlopige belastingen of jaarlijkse aangiften verschuldigd worden.

Welke aftrekposten kunnen de belastingrekening van een klein bedrijf verlagen?

Aftrekposten nemen belastingen niet weg, maar kunnen het belastbare inkomen verlagen. Veelvoorkomende zakelijke aftrekposten zijn onder meer:

• Thuiswerkplek-kosten
• Huur en nutsvoorzieningen
• Software en abonnementen
• Advertentie- en marketingkosten
• Professionele diensten
• Verzekeringspremies
• Zakelijke reizen
• Apparatuur en benodigdheden
• Autokosten, mits goed gedocumenteerd
• Lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden voor personeel
• Bijdragen aan pensioenregelingen, indien van toepassing

De sleutel is documentatie. Een aftrekpost is alleen nuttig als het bedrijf deze kan onderbouwen met nauwkeurige administratie. Slechte boekhouding kan ertoe leiden dat een bedrijf meer belasting betaalt dan nodig is of problemen krijgt bij een controle.

Voorlopige belastingen: waarom kwartaalbetalingen ertoe doen

Veel eigenaren van kleine bedrijven kunnen niet wachten tot april om over belastingen na te denken. Als er gedurende het jaar te weinig belasting wordt ingehouden, kunnen voorlopige belastingbetalingen vereist zijn.

Voorlopige belastingen komen vaak voor bij:

• Zelfstandigen
• Vennoten
• LLC-eigenaren die fiscaal als pass-through worden behandeld
• Aandeelhouders van wie het inkomen niet volledig door inhouding wordt gedekt

Per kwartaal betalen kan helpen om actueel te blijven en de kans op onderbetalingsboetes te verkleinen. Het geeft ook een nauwkeuriger beeld van de financiële gezondheid van het bedrijf.

Een praktisch voorbeeld

Stel u een LLC met één eigenaar voor die vóór belastingen en aftrekposten $100.000 netto winst maakt. Het bedrijf kan een combinatie verschuldigd zijn van:

• Federale inkomstenbelasting in de persoonlijke aangifte van de eigenaar
• Zelfstandigenbelasting, indien van toepassing
• Staatsinkomstenbelasting, afhankelijk van de staat
• Verkoopbelasting, als het bedrijf belastbare producten of diensten verkoopt
• Lokale belastingen of kosten, indien vereist

Vergelijk dat nu met een C-corporation die hetzelfde bedrag verdient. De fiscale behandeling verandert, omdat de vennootschap op entiteitsniveau belasting betaalt en eventuele dividenden opnieuw bij de aandeelhouder belast kunnen worden.

Het punt is niet het exacte bedrag. Het punt is dat twee bedrijven met dezelfde winst een heel verschillend totaalbedrag verschuldigd kunnen zijn, omdat rechtsvorm en locatie net zo belangrijk zijn als omzet.

Veelgemaakte fouten die de belastingkosten verhogen

Eigenaren van kleine bedrijven betalen vaak te veel of krijgen boetes door vermijdbare fouten. De meest voorkomende zijn:

• Persoonlijke en zakelijke uitgaven door elkaar halen
• Gemiste deadlines voor voorlopige belastingen
• Werknemers verkeerd classificeren
• Geen verkoopbelasting registreren waar dat vereist is
• Staats- en lokale aangifteverplichtingen negeren
• Gedurende het jaar geen aftrekposten bijhouden
• Een rechtsvorm kiezen zonder fiscale planning

Hoe georganiseerder uw bedrijf is, hoe makkelijker het wordt om de belastingverplichting in te schatten en onnodige kosten te verminderen.

Wanneer professionele hulp inschakelen

Een belastingadviseur kan waardevol zijn wanneer een bedrijf groeit, personeel aanneemt, uitbreidt naar andere staten of een fiscale verkiezing overweegt te wijzigen. Professioneel advies is vooral nuttig als u moet kiezen tussen LLC-, S-corporation- en C-corporation-behandeling.

Als u een bedrijf opricht en wilt dat de structuur uw langetermijndoelen ondersteunt, helpt het om vanaf dag één een nette compliance-inrichting te hebben. Zenind ondersteunt Amerikaanse ondernemers met bedrijfsoprichting en compliance-tools, zodat eigenaren georganiseerd kunnen blijven terwijl het bedrijf groeit.

Conclusie

Er is geen eenduidig antwoord op de vraag hoeveel belasting een klein bedrijf betaalt. Het totaal hangt af van de rechtsvorm, de winst, het aantal werknemers, de verkoopactiviteiten en de staat of stad waar het bedrijf actief is.

Voor veel eigenaren is de slimste aanpak om:

• Te begrijpen welke belastingen van toepassing zijn
• Regelmatig geld apart te zetten
• Nauwkeurige administratie bij te houden
• Voorlopige betalingen op tijd te doen
• De rechtsvorm te herzien naarmate het bedrijf groeit

Als u een nieuw bedrijf start, kan de juiste oprichtings- en compliance-inrichting belastingen vanaf het begin beter beheersbaar maken. Dat geldt vooral voor eigenaren die zich willen richten op groei in plaats van op last-minute stress rond de aangifte.