¿Cuánto paga en impuestos una pequeña empresa? Guía para dueños en Estados Unidos

No existe una sola factura fiscal que aplique a todas las pequeñas empresas. Lo que una empresa paga depende de su estructura legal, de dónde opera, de si tiene empleados y de cuánto gana en utilidades. Una empresa unipersonal en un estado puede deber una cantidad muy distinta a la de una corporación con nómina en varios estados.

La forma correcta de pensar en los impuestos para pequeñas empresas no es como una tasa única, sino como una combinación de obligaciones. Algunos impuestos se pagan sobre las utilidades, otros sobre los salarios, otros sobre las ventas, y otros a nivel estatal o local. Entender cuáles impuestos aplican es la clave para estimar lo que su empresa podría deber y evitar sorpresas al momento de presentar la declaración.

La respuesta corta: los impuestos de una pequeña empresa varían según la estructura y la ubicación

Una pequeña empresa puede necesitar pagar:

• Impuesto federal sobre la renta
• Impuesto estatal sobre la renta
• Impuesto por trabajo por cuenta propia
• Impuestos sobre la nómina
• Impuesto sobre las ventas
• Impuesto sobre la propiedad
• Impuesto especial, en algunas industrias
• Impuestos locales sobre negocios o cuotas de licencia

No todas las empresas deben pagar todos estos impuestos. Un freelancer sin empleados puede tener obligaciones muy distintas a las de una tienda minorista con personal e inventario gravable. Por eso, una estimación útil de impuestos comienza con dos preguntas:

1. ¿Cómo se grava a la empresa?
2. ¿Qué actividades realiza realmente la empresa?

Cómo la estructura empresarial afecta los impuestos

Su tipo de entidad importa porque el IRS grava de distintas maneras a las diferentes estructuras empresariales. Una empresa puede tributar como empresa unipersonal, sociedad, LLC, corporación S o corporación C. La entidad legal y la clasificación fiscal están relacionadas, pero no siempre son lo mismo.

Empresa unipersonal

Una empresa unipersonal es la estructura empresarial más simple para efectos fiscales. En la mayoría de los casos, la empresa no presenta una declaración separada de impuestos sobre ingresos empresariales. En su lugar, las ganancias y pérdidas del negocio se reportan en la declaración personal del propietario.

Eso no significa que el dueño pague solo un tipo de impuesto. Un propietario único todavía puede deber:

• Impuesto sobre la renta por las utilidades del negocio
• Impuesto por trabajo por cuenta propia sobre las ganancias netas
• Impuesto sobre las ventas si la empresa vende bienes o servicios gravables
• Impuestos estatales y locales, según la ubicación

Sociedad

En una sociedad, por lo general la empresa presenta una declaración informativa y las utilidades se transfieren a los socios. Cada socio reporta su parte de los ingresos en una declaración personal.

La tributación de una sociedad puede ser sencilla a nivel general, pero los detalles se vuelven más complejos cuando hay varios dueños, asignaciones especiales, pagos garantizados o requisitos de presentación estatales.

LLC

Una sociedad de responsabilidad limitada es flexible porque normalmente puede elegir cómo tributa. Una LLC puede tributar como:

• Una entidad ignorada si tiene un solo propietario
• Una sociedad si tiene varios propietarios
• Una corporación si elige tributar como corporación
• Una corporación S si hace la elección correspondiente y califica

Esta flexibilidad es una de las razones por las que muchos fundadores eligen una LLC. La empresa puede comenzar con un tratamiento fiscal más simple y después elegir otra clasificación si eso se ajusta mejor a la estrategia de crecimiento de la compañía.

Corporación S

Una corporación S es una elección fiscal, no una entidad empresarial separada por sí misma. Las empresas elegibles pueden optar por el tratamiento de corporación S para transferir los ingresos a los propietarios y, potencialmente, reducir la carga del impuesto por trabajo por cuenta propia sobre algunas ganancias.

Dicho esto, la planeación fiscal de una corporación S debe manejarse con cuidado. Los dueños que trabajan en la empresa normalmente deben pagarse un salario razonable, y el cumplimiento de nómina es importante.

Corporación C

Una corporación C tributa por separado de sus propietarios. La corporación paga impuesto sobre la renta corporativa por sus utilidades, y los accionistas pueden volver a pagar impuestos cuando las utilidades se distribuyen como dividendos.

A esto a menudo se le llama doble tributación. Sin embargo, una corporación C todavía puede ser adecuada para algunos negocios, especialmente aquellos que planean reinvertir utilidades, buscar inversión externa o emitir ciertas estructuras de capital.

Los principales impuestos que una pequeña empresa puede pagar

1. Impuesto federal sobre la renta

La mayoría de las pequeñas empresas deben pagar impuesto federal sobre la renta de alguna forma. El método exacto depende del tipo de entidad.

• Las entidades de paso generalmente reportan los ingresos en las declaraciones de los propietarios.
• Las corporaciones C presentan y pagan impuestos a nivel de entidad.

El impuesto federal sobre la renta no es un evento anual único. En muchos casos, los impuestos deben pagarse durante todo el año mediante retenciones o pagos estimados. Si se paga muy poco, la empresa o el propietario pueden enfrentar multas al presentar la declaración.

2. Impuesto por trabajo por cuenta propia

El impuesto por trabajo por cuenta propia se aplica a muchos propietarios únicos, socios y algunos dueños de LLC. Ayuda a financiar el Seguro Social y Medicare.

Si usted trabaja por cuenta propia, no debe pensar solo en el impuesto sobre la renta. El impuesto por trabajo por cuenta propia puede ser una parte importante del total, especialmente para empresas rentables sin estructura de nómina.

3. Impuestos sobre la nómina

Si una empresa tiene empleados, normalmente aplican impuestos sobre la nómina. Estos pueden incluir:

• Retención para Seguro Social y Medicare
• Aportaciones patronales al impuesto sobre la nómina
• Impuesto federal de desempleo
• Impuesto estatal de desempleo
• Obligaciones estatales y locales relacionadas con la nómina, cuando corresponda

Las empresas con empleados también tienen responsabilidades de presentación, depósito y mantenimiento de registros que son independientes del impuesto sobre la renta.

4. Impuesto sobre las ventas

El impuesto sobre las ventas normalmente depende de las reglas estatales, y algunos estados también tienen impuestos locales sobre las ventas. Si una empresa debe cobrar este impuesto depende de lo que vende, de dónde vende y de si el producto o servicio está gravado en esa jurisdicción.

Por ejemplo, una empresa puede necesitar registrarse para impuesto sobre las ventas en un estado pero no en otro. Un negocio de servicios puede estar exento en una ubicación y ser gravable en otra.

5. Impuesto sobre la propiedad

Si una empresa posee bienes raíces o ciertos bienes empresariales, puede aplicar el impuesto sobre la propiedad. Los gobiernos locales suelen evaluar y recaudar este impuesto.

El impuesto sobre la propiedad puede pasarse por alto fácilmente porque no siempre está directamente vinculado a los ingresos. Pero para empresas que poseen oficinas, almacenes, equipo o terrenos, puede ser un costo anual significativo.

6. Impuesto especial

Algunas industrias están sujetas al impuesto especial. Este impuesto puede aplicarse a ciertos bienes, servicios y transacciones.

Las empresas en manufactura, transporte, combustible, alcohol, tabaco u otras industrias reguladas deben revisar con cuidado si aplican obligaciones federales o estatales de impuestos especiales.

7. Impuestos estatales y locales

Los impuestos federales son solo parte del panorama. Los gobiernos estatales y locales pueden imponer sus propios impuestos sobre la renta, franquicia, ingresos brutos, nómina, ventas o privilegio empresarial.

Aquí es donde muchos dueños subestiman su carga total. Una empresa puede ser rentable en papel y aun así deber una cantidad considerable cuando se incluyen los impuestos estatales y locales.

¿Cuánto debería apartar una pequeña empresa para impuestos?

Como no existe una tasa nacional fija para pequeñas empresas, la respuesta más práctica es apartar un porcentaje de las utilidades durante todo el año.

Un rango común de planeación es del 20% al 30% de la utilidad neta, pero el número correcto puede ser más alto o más bajo dependiendo de:

• El tipo de entidad
• La utilidad total
• La forma en que se compensa al propietario
• Los costos de nómina
• Las tasas impositivas estatales
• Las deducciones y créditos disponibles
• Si la empresa cobra impuesto sobre las ventas

Si su empresa apenas está empezando, normalmente es mejor adoptar un enfoque conservador que uno optimista. Apartar dinero de forma regular puede evitar problemas de flujo de efectivo cuando lleguen los pagos estimados o las declaraciones anuales.

¿Qué deducciones pueden reducir la factura fiscal de una pequeña empresa?

Las deducciones no eliminan los impuestos, pero sí pueden reducir los ingresos gravables. Las deducciones comunes para negocios pueden incluir:

• Gastos de oficina en casa
• Renta y servicios públicos
• Software y suscripciones
• Publicidad y marketing
• Servicios profesionales
• Primas de seguros
• Viajes de negocios
• Equipo y suministros
• Gastos de vehículo, cuando estén debidamente documentados
• Salarios y beneficios de empleados
• Aportaciones a planes de retiro, cuando aplique

La clave es la documentación. Una deducción solo es útil si la empresa puede respaldarla con registros precisos. Un mal manejo de registros puede hacer que una empresa pague más impuestos de los necesarios o provocar problemas si es auditada.

Pagos estimados: por qué importan los pagos trimestrales

Muchos dueños de pequeñas empresas no pueden esperar hasta abril para pensar en impuestos. Si durante el año se retiene muy poco impuesto, pueden ser necesarios los pagos estimados.

Los pagos estimados son comunes para:

• Personas que trabajan por cuenta propia
• Socios
• Dueños de LLC gravadas como entidades de paso
• Accionistas con ingresos que no están totalmente cubiertos por retención

Pagar trimestralmente puede ayudar a una empresa a mantenerse al corriente y reducir la posibilidad de multas por subpago. También crea una imagen más precisa de la salud financiera de la compañía.

Un ejemplo práctico

Imagine una LLC de un solo miembro que obtiene $100,000 en utilidades netas antes de impuestos y deducciones. La empresa podría deber una combinación de:

• Impuesto federal sobre la renta en la declaración del propietario
• Impuesto por trabajo por cuenta propia, si aplica
• Impuesto estatal sobre la renta, según el estado
• Impuesto sobre las ventas, si la empresa vende productos o servicios gravables
• Impuestos o cuotas locales, si se requieren

Ahora compárelo con una corporación C que gana la misma cantidad. El tratamiento fiscal cambia porque la corporación paga impuestos a nivel de entidad, y cualquier dividendo puede volver a gravarse a nivel del accionista.

La idea no es la cifra exacta. La idea es que dos empresas con la misma utilidad pueden deber cantidades totales muy diferentes porque la estructura y la ubicación importan tanto como los ingresos.

Errores comunes que aumentan los costos fiscales

Los dueños de pequeñas empresas con frecuencia pagan de más o reciben multas por errores evitables. Los más comunes incluyen:

• Mezclar gastos personales y empresariales
• Omitir fechas límite de pagos estimados
• Clasificar mal a los trabajadores
• No registrarse para impuesto sobre las ventas cuando corresponde
• Ignorar obligaciones de presentación estatales y locales
• No llevar un seguimiento de las deducciones durante el año
• Elegir una estructura empresarial sin planeación fiscal

Mientras más organizada esté su empresa, más fácil será estimar la obligación fiscal y reducir costos innecesarios.

Cuándo buscar ayuda profesional

Un profesional fiscal puede ser valioso cuando una empresa está creciendo, contratando, expandiéndose a otros estados o considerando cambiar de elección fiscal. El asesoramiento profesional es especialmente útil si está decidiendo entre el tratamiento de LLC, corporación S y corporación C.

Si está formando una empresa y quiere que la estructura apoye sus objetivos a largo plazo, ayuda comenzar desde el primer día con una configuración sólida de cumplimiento. Zenind apoya a los emprendedores en Estados Unidos con herramientas de formación empresarial y cumplimiento continuo para que los dueños puedan mantenerse organizados mientras la empresa crece.

Conclusión

No existe una sola respuesta a cuánto paga en impuestos una pequeña empresa. El total depende de la estructura del negocio, el nivel de utilidades, la cantidad de empleados, la actividad de ventas y el estado o ciudad donde opera la empresa.

Para muchos dueños, el enfoque más inteligente es:

• Entender qué impuestos aplican
• Apartar dinero con regularidad
• Mantener registros detallados
• Hacer los pagos estimados a tiempo
• Revisar la estructura empresarial a medida que la compañía crece

Si está empezando un nuevo negocio, la estructura y el cumplimiento correctos pueden hacer que los impuestos sean más fáciles de manejar desde el principio. Esto es especialmente cierto para los dueños que quieren mantenerse enfocados en crecer en lugar de correr al último momento para presentar sus declaraciones.