Quanto Paga uma Pequena Empresa em Impostos? Guia para Proprietários nos EUA

Não existe uma única fatura fiscal que se aplique a todas as pequenas empresas. O que uma empresa paga depende da sua estrutura jurídica, do local onde opera, de ter ou não trabalhadores e do lucro que gera. Uma empresa em nome individual num estado pode dever um valor muito diferente de uma sociedade anónima com processamento salarial em vários estados.

A forma correta de pensar nos impostos de uma pequena empresa não é como uma taxa fixa, mas como um conjunto de obrigações. Alguns impostos incidem sobre o lucro, outros sobre salários, outros sobre vendas e outros ainda ao nível estadual ou local. Compreender quais os impostos aplicáveis é a chave para estimar o que a sua empresa pode dever e evitar surpresas no momento da entrega da declaração.

A resposta curta: os impostos das pequenas empresas variam consoante a estrutura e a localização

Uma pequena empresa pode ter de pagar:

• Imposto federal sobre o rendimento
• Imposto estadual sobre o rendimento
• Imposto sobre trabalho independente
• Impostos sobre salários
• Imposto sobre vendas
• Imposto sobre a propriedade
• Imposto especial de consumo, em alguns setores
• Impostos locais sobre a atividade empresarial ou taxas de licenciamento

Nem todas as empresas pagam todos estes impostos. Um freelancer sem trabalhadores pode ter um conjunto de obrigações muito diferente de uma loja de retalho com equipa e inventário tributável. Por isso, uma estimativa fiscal útil começa com duas perguntas:

1. Como é que a empresa é tributada?
2. Que atividades é que a empresa realmente desempenha?

Como a estrutura empresarial afeta os impostos

O tipo de entidade é importante porque o IRS tributa diferentes estruturas empresariais de formas distintas. Uma empresa pode ser tributada como empresa em nome individual, sociedade de pessoas, LLC, S corporation ou C corporation. A entidade jurídica e a classificação fiscal estão relacionadas, mas nem sempre são a mesma coisa.

Empresa em nome individual

Uma empresa em nome individual é a estrutura mais simples para efeitos fiscais. Na maioria dos casos, a empresa não apresenta uma declaração de imposto sobre o rendimento empresarial separada. Em vez disso, os lucros e prejuízos do negócio são declarados na declaração pessoal do proprietário.

Isso não significa que o proprietário pague apenas um tipo de imposto. Um empresário em nome individual pode continuar a dever:

• Imposto sobre o rendimento sobre o lucro empresarial
• Imposto sobre trabalho independente sobre os rendimentos líquidos
• Imposto sobre vendas, se a empresa vender bens ou serviços tributáveis
• Impostos estaduais e locais, consoante a localização

Sociedade de pessoas

Numa sociedade de pessoas, a empresa apresenta geralmente uma declaração informativa e os lucros são transferidos para os sócios. Cada sócio declara a sua parte do rendimento na declaração pessoal.

A tributação de sociedades de pessoas pode ser simples em termos gerais, mas os detalhes tornam-se mais complexos quando existem vários proprietários, alocações especiais, pagamentos garantidos ou requisitos de declaração estaduais.

LLC

Uma sociedade de responsabilidade limitada é flexível porque pode, em regra, escolher a forma como é tributada. Uma LLC pode ser tributada como:

• Entidade desconsiderada, se tiver um único proprietário
• Sociedade de pessoas, se tiver vários proprietários
• Corporação, se optar pela tributação societária
• S corporation, se fizer a opção adequada e cumprir os requisitos

Esta flexibilidade é uma das razões pelas quais muitos fundadores escolhem uma LLC. A empresa pode começar com um tratamento fiscal mais simples e, mais tarde, optar por outra classificação se isso se adequar melhor à estratégia de crescimento da empresa.

S corporation

Uma S corporation é uma opção fiscal, não uma entidade empresarial separada por si só. As empresas elegíveis podem optar pelo tratamento de S corporation para transferir o rendimento para os proprietários, reduzindo potencialmente o peso do imposto sobre trabalho independente sobre parte dos ganhos.

Ainda assim, o planeamento fiscal de uma S corporation deve ser feito com cuidado. Os proprietários que trabalham na empresa normalmente têm de pagar a si próprios um salário razoável, e o cumprimento das regras de processamento salarial é importante.

C corporation

Uma C corporation é tributada separadamente dos seus proprietários. A sociedade paga imposto sobre o rendimento das sociedades sobre os seus lucros e os acionistas podem pagar imposto novamente quando os lucros são distribuídos sob a forma de dividendos.

Isto é muitas vezes chamado dupla tributação. No entanto, as C corporations podem continuar a ser apropriadas para algumas empresas, especialmente as que planeiam reinvestir lucros, atrair investimento externo ou emitir determinadas estruturas de capital próprio.

Os principais impostos que as pequenas empresas podem pagar

1. Imposto federal sobre o rendimento

A maioria das pequenas empresas paga imposto federal sobre o rendimento de alguma forma. O método exato depende do tipo de entidade.

• As entidades de passagem geralmente declaram o rendimento nas declarações dos proprietários.
• As C corporations apresentam e pagam imposto ao nível da entidade.

O imposto federal sobre o rendimento não é um evento anual único. Em muitos casos, os impostos têm de ser pagos ao longo do ano através de retenções ou pagamentos estimados. Se for pago pouco ao longo do ano, a empresa ou o proprietário pode enfrentar penalizações no momento da entrega da declaração.

2. Imposto sobre trabalho independente

O imposto sobre trabalho independente aplica-se a muitos empresários em nome individual, sócios e a alguns proprietários de LLCs. Ajuda a financiar a Segurança Social e o Medicare.

Se trabalha por conta própria, não deve pensar apenas no imposto sobre o rendimento. O imposto sobre trabalho independente pode representar uma parte significativa da fatura total, especialmente em empresas lucrativas sem estrutura de processamento salarial.

3. Impostos sobre salários

Se uma empresa tiver trabalhadores, normalmente aplicam-se impostos sobre salários. Estes podem incluir:

• Retenção para Segurança Social e Medicare
• Contribuições do empregador para impostos sobre salários
• Imposto federal sobre o desemprego
• Imposto estadual sobre o desemprego
• Obrigações salariais estaduais e locais, quando aplicável

As empresas com trabalhadores também têm responsabilidades de declaração, depósito e registo separadas do imposto sobre o rendimento.

4. Imposto sobre vendas

O imposto sobre vendas baseia-se normalmente nas regras do estado, e alguns estados também têm impostos locais sobre vendas. Se uma empresa tiver de cobrar imposto sobre vendas depende do que vende, de onde vende e de o produto ou serviço ser tributável nessa jurisdição.

Por exemplo, uma empresa pode ter de se registar para imposto sobre vendas num estado, mas não noutro. Uma empresa de serviços pode estar isenta numa localização e sujeita a imposto noutra.

5. Imposto sobre a propriedade

Se uma empresa possuir imóveis ou certos bens empresariais, pode aplicar-se imposto sobre a propriedade. Os governos locais costumam avaliar e cobrar este imposto.

O imposto sobre a propriedade pode ser fácil de ignorar porque nem sempre está diretamente ligado ao rendimento. Mas para empresas que possuem escritórios, armazéns, equipamentos ou terrenos, pode ser um custo anual significativo.

6. Imposto especial de consumo

Alguns setores estão sujeitos a imposto especial de consumo. Este imposto pode aplicar-se a certos bens, serviços e transações.

As empresas dos setores da indústria transformadora, transportes, combustíveis, álcool, tabaco ou outros setores regulados devem verificar cuidadosamente se se aplicam obrigações federais ou estaduais de imposto especial de consumo.

7. Impostos estaduais e locais

Os impostos federais são apenas uma parte do quadro. Os governos estaduais e locais podem impor os seus próprios impostos sobre o rendimento, franquia, receitas brutas, salários, vendas ou atividade empresarial.

É aqui que muitos proprietários subestimam o encargo total. Uma empresa pode ser rentável no papel e, ainda assim, dever um montante significativo quando os impostos estaduais e locais são incluídos.

Quanto deve uma pequena empresa reservar para impostos?

Como não existe uma taxa fiscal nacional fixa para pequenas empresas, a resposta mais prática é reservar uma percentagem do lucro ao longo do ano.

Um intervalo comum de planeamento é 20% a 30% do lucro líquido, mas o valor adequado pode ser mais alto ou mais baixo consoante:

• O tipo de entidade
• O lucro total
• A forma de remuneração do proprietário
• Os custos com processamento salarial
• As taxas fiscais estaduais
• As deduções e créditos disponíveis
• Se a empresa cobra ou não imposto sobre vendas

Se a sua empresa está apenas a começar, uma abordagem conservadora é normalmente melhor do que uma otimista. Reservar dinheiro regularmente pode evitar problemas de tesouraria quando chegam os impostos estimados ou as declarações anuais.

Que deduções podem reduzir a fatura fiscal de uma pequena empresa?

As deduções não eliminam impostos, mas podem reduzir o rendimento tributável. As deduções empresariais comuns podem incluir:

• Despesas de escritório em casa
• Renda e serviços públicos
• Software e subscrições
• Publicidade e marketing
• Serviços profissionais
• Prémios de seguros
• Viagens de negócios
• Equipamento e consumíveis
• Despesas com viatura, quando devidamente documentadas
• Salários e benefícios dos trabalhadores
• Contribuições para planos de reforma, quando aplicável

A chave é a documentação. Uma dedução só é útil se a empresa puder comprová-la com registos precisos. Um registo deficiente pode fazer com que a empresa pague mais imposto do que o necessário ou gerar problemas em caso de auditoria.

Pagamentos estimados: porque é que os pagamentos trimestrais importam

Muitos proprietários de pequenas empresas não podem esperar até abril para pensar em impostos. Se for retido pouco imposto ao longo do ano, podem ser necessários pagamentos estimados.

Os pagamentos estimados são comuns para:

• Trabalhadores independentes
• Sócios
• Proprietários de LLC tributadas como entidades de passagem
• Acionistas com rendimentos que não estão totalmente cobertos pela retenção

Pagar trimestralmente pode ajudar a empresa a manter-se em conformidade e reduzir o risco de penalizações por insuficiência de pagamento. Também cria uma imagem mais precisa da saúde financeira da empresa.

Um exemplo prático

Imagine uma LLC com um único proprietário que gera 100.000 dólares de lucro líquido antes de impostos e deduções. A empresa pode dever uma combinação de:

• Imposto federal sobre o rendimento na declaração do proprietário
• Imposto sobre trabalho independente, se aplicável
• Imposto estadual sobre o rendimento, consoante o estado
• Imposto sobre vendas, se a empresa vender produtos ou serviços tributáveis
• Impostos ou taxas locais, se exigidos

Agora compare isso com uma C corporation que obtenha o mesmo valor. O tratamento fiscal muda porque a sociedade paga imposto ao nível da entidade e eventuais dividendos podem ser novamente tributados ao nível do acionista.

O ponto não é o valor exato. O ponto é que duas empresas com o mesmo lucro podem dever montantes totais muito diferentes porque a estrutura e a localização importam tanto quanto as receitas.

Erros comuns que aumentam os custos fiscais

Os proprietários de pequenas empresas pagam frequentemente mais do que deviam ou incorrem em penalizações devido a erros evitáveis. Os mais comuns incluem:

• Misturar despesas pessoais e empresariais
• Falhar os prazos dos pagamentos estimados
• Classificar incorretamente trabalhadores
• Não se registar para imposto sobre vendas quando exigido
• Ignorar obrigações de declaração estaduais e locais
• Não registar as deduções ao longo do ano
• Escolher uma estrutura empresarial sem planeamento fiscal

Quanto mais organizada estiver a sua empresa, mais fácil será estimar a responsabilidade fiscal e reduzir custos desnecessários.

Quando procurar ajuda profissional

Um profissional de impostos pode ser valioso quando uma empresa está a crescer, a contratar, a expandir-se entre estados ou a considerar uma alteração de opção fiscal. O aconselhamento profissional é especialmente útil se estiver a decidir entre tratamento como LLC, S corporation e C corporation.

Se está a constituir uma empresa e quer que a estrutura apoie os seus objetivos de longo prazo, ajuda começar com uma configuração de conformidade sólida desde o primeiro dia. A Zenind apoia empreendedores nos EUA com serviços de constituição de empresas e ferramentas contínuas de conformidade para que os proprietários se mantenham organizados à medida que o negócio cresce.

Em resumo

Não existe uma resposta única para quanto uma pequena empresa paga em impostos. O total depende da estrutura empresarial, do nível de lucro, do número de trabalhadores, da atividade de vendas e do estado ou cidade onde a empresa opera.

Para muitos proprietários, a abordagem mais inteligente é:

• Compreender quais os impostos aplicáveis
• Reservar dinheiro regularmente
• Manter registos detalhados
• Fazer os pagamentos estimados a tempo
• Rever a estrutura empresarial à medida que a empresa cresce

Se está a iniciar um novo negócio, a configuração certa de constituição e conformidade pode tornar os impostos mais fáceis de gerir desde o início. Isto é especialmente verdade para proprietários que querem manter o foco no crescimento em vez de correrem contra o tempo no momento da entrega da declaração.