Velgørenhedsspil i South Carolina: Overholdelse af bingo- og lodtrækningsregler for nonprofitorganisationer

Velgørenhedsspil kan være et værdifuldt fundraisingværktøj, men South Carolina behandler det som en reguleret aktivitet og ikke som en uformel begivenhed. Staten trækker en tydelig grænse mellem bingo og nonprofit-lotterier, og hver aktivitet har sine egne regler for licens, registrering, rapportering og drift.

For nonprofitorganisationer begynder compliance-spørgsmålet, før den første billet sælges. Organisationen skal være korrekt stiftet, anerkendt som en kvalificeret nonprofit og registreret hos den rette statslige myndighed. Herefter afhænger reglerne af, om fundraisingplanen omfatter bingo, lotterier eller begge dele.

Hvad regnes som velgørenhedsspil i South Carolina?

I South Carolina er de mest almindelige former for velgørenhedsspil:

• Bingo, som reguleres af South Carolina Department of Revenue.
• Nonprofit-lotterier, som reguleres af South Carolina Secretary of State’s Division of Public Charities.

Det er to separate juridiske regimer. En nonprofit, der vil afholde bingo, skal opfylde reglerne for bingolicens. En nonprofit, der vil gennemføre et lotteri, skal opfylde reglerne for lotteriregistrering. Nogle organisationer kan gøre begge dele, men hver aktivitet skal håndteres under den korrekte myndighed og de korrekte indsendelser.

Hvem kan afholde velgørenhedsspil?

South Carolina begrænser autoriseret velgørenhedsspil til kvalificerede nonprofitorganisationer. For bingo skal organisationen være en nonprofit registreret hos Secretary of State, have den relevante skattefritagne status hos IRS og have haft velgørende aktivitet i mindst to år, før den ansøger.

For lotterier skal organisationen være en kvalificeret nonprofitorganisation efter statens lotterilov og, medmindre den er undtaget, være registreret hos Secretary of State’s Division of Public Charities.

Den praktiske konklusion er enkel: velgørenhedsspil begynder med, at organisationen er klar. Hvis organisationen ikke er korrekt stiftet, registreret og dokumenteret, bør den endnu ikke gå i gang med spilleaktiviteter.

Regler for bingo i South Carolina

South Carolina tillader nonprofit velgørende organisationer at afholde bingospil, hvis de er licenseret af Department of Revenue. Staten anerkender også flere bingolicensklasser, hvor Class B og Class C er de mest almindelige.

Almindelige licensklasser

• Class B er den mest almindelige licensform for nonprofitorganisationer. Den har et licensgebyr, tillader spil op til fem dage om ugen, kræver en promoter og har en højere maksimal udbetaling pr. session end Class C.
• Class C er også almindelig. Den har intet licensgebyr, kan spilles op til syv dage om ugen, kræver ikke en promoter og er begrænset til en lavere udbetaling pr. spil med begrænsede jackpotspil.
• Class C hard cards er en særlig version af Class C med strengere krav. Organisationen skal drives af frivillige, eje udstyret, eje bygningen eller leje den direkte af ejeren og kun bruge overskuddet til tilladte udgifter og velgørende formål.
• Der findes også andre licenstyper til begrænsede, midlertidige eller specialiserede bingoaktiviteter, herunder spil i forbindelse med messer.

Staten kræver også, at bingoaktiviteter holder sig inden for rammerne af licensen. Licenshaveren skal vise den relevante licens på bingestedet, og organisationen må ikke behandle bingo som en generel indtægtskilde uden de nødvendige kontroller.

Økonomiske kontroller er vigtige

South Carolina forventer, at nonprofit-bingo drives adskilt fra organisationens øvrige økonomi. I praksis betyder det:

• At føre en særskilt bingo-konto adskilt fra andre konti.
• At indsætte bingoindtægter senest ved udgangen af den næste arbejdsdag efter hver dag, hvor der er afholdt bingo.
• At betale bingo-relaterede udgifter fra bingo-kontoen.
• At føre klare optegnelser over, hvordan indtægterne indsamles, opbevares og anvendes.

Disse regler er designet til at skabe et klart revisionsspor. De reducerer også risikoen for, at velgørende midler blandes med andre organisatoriske midler.

Rapportering og refusioner

Licenserede bingo-operatører skal indsende en kvartalsvis Bingo Financial Report, også selv om der ikke blev afholdt spil i kvartalet. South Carolina tilbyder også et månedligt refusionssystem for nonprofit-bingoaktiviteter med særlige tidsregler for visse hard card-operationer.

Disse indberetningskrav er ikke valgfrie. En nonprofit, der afholder bingo, bør planlægge bogføringen, så rapporten kan udarbejdes til tiden hvert kvartal uden at skulle genskabe optegnelser i sidste øjeblik.

Promotere og leverandører

Nogle bingoaktiviteter bruger en promoter til at hjælpe med at administrere spillet. I South Carolina kan en promoter indgå kontrakt med op til fem nonprofitorganisationer, men promoter og nonprofit kan hæfte solidarisk for skatter og bøder knyttet til spillet.

Promotere skal også opfylde statslige licenskrav. De skal være registreret som professionelle solicitors hos Secretary of State, opfylde statens krav til bopælshistorik, stille sikkerhed og forny deres licens årligt.

Det gør due diligence afgørende. En nonprofit bør aldrig antage, at en promoter blot er en leverandør. I South Carolina er promoterforholdet et reguleret compliance-forhold.

Regler for lotterier i South Carolina

Lotterier er reguleret af Nonprofit Raffles for Charitable Purposes Act. Kun kvalificerede nonprofitorganisationer kan afholde lotterier.

Medmindre en organisation er undtaget, skal den registreres hos Secretary of State’s Division of Public Charities og indsende en årlig raffle registration form samt en årlig raffle financial report.

Undtagne og ikke-undtagne lotterier

South Carolina skelner mellem undtagne lotterier og ikke-undtagne lotterier.

Undtagne lotterier omfatter normalt:

• Lotterier med donerede ikke-kontante præmier til en værdi af 950 USD eller mindre for arrangementet.
• Fifty-fifty-lotterier med samlede indtægter på 950 USD eller mindre.

For undtagne fifty-fifty-lotterier er deltagelse begrænset til nonprofitorganisationens medlemmer og deres gæster.

Ikke-undtagne lotterier er bredere, men de kommer med mere formelle rapporterings- og driftsbegrænsninger. For eksempel:

• En nonprofit må kun afholde fire ikke-undtagne lotterier om året.
• Hver enkelt præmie må højst være 80.000 USD værd.
• Den samlede værdi af præmier, der tilbydes ved et enkelt lotterievent, må ikke overstige 300.000 USD.

Hvis en organisation afholder både undtagne og ikke-undtagne lotterier, skal kun de ikke-undtagne lotterier medtages i den årlige raffle financial report.

Registrering og rapportering

For de fleste nonprofitorganisationer omfatter raffle-compliance typisk:

• Indsendelse af den årlige raffle registration form.
• Indsendelse af den årlige raffle financial report.
• Opbevaring af dokumentation for, at organisationen fortsat er kvalificeret til at afholde lotterier.
• Bevaring af optegnelser, der viser, hvordan lotteriindtægter blev brugt til velgørende formål.

South Carolina forventer også rettidige indsendelser. Hvis en nonprofit mangler krævede dokumenter eller indsender dem for sent, kan staten pålægge administrative bøder og i alvorlige tilfælde rejse straffesag.

Begrænsninger på annoncering og drift

South Carolina regulerer også, hvordan lotterier må annonceres og drives. En lotterieannonce skal identificere den nonprofit, der står bag arrangementet, og det velgørende formål med indtægterne. Loven sætter også grænser for, hvordan en nonprofits navn må bruges, og forbyder ordninger, der reelt outsourcer lotteridriften til en anden person.

Med andre ord kan en nonprofit ikke blot låne sit brand ud til en tredjepart og lade en anden afholde arrangementet bag kulisserne. Organisationen skal fortsat være den egentlige velgørende sponsor og operatør inden for det juridiske rammeværk.

Praktisk compliance-tjekliste for nonprofitorganisationer

Før en nonprofit lancerer et velgørenhedsspil i South Carolina, bør den arbejde sig igennem en enkel tjekliste:

1. Bekræft, at organisationen er korrekt stiftet og kvalificerer sig som nonprofit.
2. Verificer organisationens registreringsstatus som velgørende organisation i staten.
3. Beslut, om aktiviteten skal være bingo, et lotteri eller begge dele.
4. Identificer den korrekte licens- eller registreringsvej for aktiviteten.
5. Etabler særskilte bankkonti og bogføring for spilleindtægter.
6. Lav en indsendelseskalender for årlige, kvartalsvise eller andre tilbagevendende rapporter.
7. Gennemgå alle aftaler med leverandører og promotere, før de underskrives.
8. Opbevar kopier af licenser, registreringer, rapporter og bilag ét samlet sted.

Den tjekliste kan virke enkel, men den forebygger de mest almindelige compliance-fejl: manglende indberetninger, dårlig adskillelse af midler og drift ud fra den forkerte antagelse om, hvad staten faktisk tillader.

Hvor Zenind passer ind

Hvis din nonprofit stadig er i etableringsfasen, kan Zenind hjælpe dig med at få organisationsdelen på plads, før du bevæger dig ind i gaming compliance. Det er vigtigt, fordi reglerne for velgørenhedsspil normalt forudsætter, at organisationen allerede eksisterer, har den rette juridiske struktur og kan føre rene optegnelser fra dag ét.

Zenind er en amerikansk virksomhedsstiftelsestjeneste, så det stærkeste anvendelsesområde er at få nonprofitstrukturen på plads, holde styr på indsendelsesprocessen og sikre, at organisationen er klar til de statslige compliance-trin, der kommer bagefter.

Bundlinjen

Velgørenhedsspil kan understøtte en nonprofits mission, men kun hvis organisationen behandler compliance som en del af fundraisingplanen. I South Carolina er bingo- og lotteriactiviteter strengt regulerede, og reglerne varierer efter spiltype.

Den sikreste tilgang er først at bekræfte berettigelse, derefter indgive til den korrekte myndighed, holde midler adskilt og føre nøjagtige optegnelser fra starten. For en nonprofit, der vil indsamle penge ansvarligt, er den disciplin ikke valgfri. Den er fundamentet for et bæredygtigt velgørenhedsspilprogram.

Denne artikel er kun til orientering og udgør ikke juridisk rådgivning.