Välgörenhetsspel i South Carolina: Efterlevnad av bingo- och lotteriregler för ideella organisationer

Välgörenhetsspel kan vara ett värdefullt insamlingsverktyg, men South Carolina behandlar det som en reglerad verksamhet snarare än som ett informellt evenemang. Delstaten drar en tydlig gräns mellan bingo och ideella lotterier, och varje aktivitet har sina egna regler för licensiering, registrering, rapportering och drift.

För ideella organisationer börjar efterlevnadsfrågan innan den första biljetten säljs. Organisationen måste vara korrekt bildad, erkänd som en kvalificerad ideell organisation och registrerad hos rätt statlig myndighet. Därefter beror reglerna på om insamlingsplanen omfattar bingo, lotteri eller båda.

Vad räknas som välgörenhetsspel i South Carolina?

I South Carolina är de vanligaste formerna av välgörenhetsspel:

• Bingo, som regleras av South Carolina Department of Revenue.
• Ideella lotterier, som regleras av South Carolina Secretary of State’s Division of Public Charities.

Detta är två separata juridiska regelverk. En ideell organisation som vill anordna bingo måste uppfylla bingoreglerna för licensiering. En ideell organisation som vill anordna ett lotteri måste uppfylla reglerna för lotteriregistrering. Vissa organisationer kan göra båda, men varje aktivitet måste hanteras enligt rätt myndighet och rätt inlämningar.

Vem får anordna välgörenhetsspel?

South Carolina begränsar tillåtna välgörenhetsspel till kvalificerade ideella organisationer. För bingo måste organisationen vara en ideell organisation registrerad hos Secretary of State, ha relevant skattebefriad status hos IRS och ha bedrivit välgörande verksamhet i minst två år innan ansökan lämnas in.

För lotterier måste organisationen vara en kvalificerad ideell organisation enligt delstatens lotteristadga och, om den inte omfattas av ett undantag, vara registrerad hos Secretary of State’s Division of Public Charities.

Den praktiska slutsatsen är enkel: välgörenhetsspel börjar med att organisationen är redo. Om organisationen inte är korrekt bildad, registrerad och dokumenterad bör den ännu inte gå vidare till spelverksamhet.

Bingoregler i South Carolina

South Carolina tillåter ideella välgörenhetsorganisationer att anordna bingospel om de är licensierade av Department of Revenue. Delstaten erkänner också flera bingolicensklasser, där Class B och Class C är de vanligaste.

Vanliga licensklasser

• Class B är den vanligaste licensformen för ideella organisationer. Den har en licensavgift, tillåter spel upp till fem dagar i veckan, kräver en promoter och har en högre maximal utbetalning per spelomgång än Class C.
• Class C är också vanlig. Den har ingen licensavgift, kan spelas upp till sju dagar i veckan, kräver ingen promoter och är begränsad till en lägre utbetalning per spel samt ett begränsat antal jackpottspel.
• Class C hard cards är en särskild version av Class C med strängare krav. Organisationen måste drivas av volontärer, äga utrustningen, äga byggnaden eller hyra den direkt från ägaren och använda intäkterna endast för tillåtna kostnader och välgörande ändamål.
• Andra licenstyper finns för begränsade, tillfälliga eller specialiserade bingoverksamheter, inklusive spel vid mässor.

Delstaten kräver också att bingoverksamheten håller sig inom licensens ramar. Licensinnehavaren måste visa upp den aktuella licensen på bingoplatsen, och organisationen får inte behandla bingo som en generell intäktskälla utan erforderliga kontroller.

Ekonomiska kontroller är viktiga

South Carolina förväntar sig att ideella bingoverksamheter hålls åtskilda från organisationens övriga ekonomi. I praktiken innebär det:

• Att ha ett särskilt bingokonto separerat från andra konton.
• Att sätta in bingointäkter senast nästa arbetsdag efter varje dag som bingo hålls.
• Att betala bingorelaterade kostnader från bingokontot.
• Att föra tydliga register som visar hur intäkterna tas emot, förvaras och används.

Dessa regler är utformade för att skapa ett tydligt revisionsspår. De minskar också risken för att välgörenhetsmedel blandas med annan organisatorisk ekonomi.

Rapportering och återbetalningar

Licensierade bingounderhållare måste lämna in en kvartalsvis Bingo Financial Report, även om inga spel genomfördes under kvartalet. South Carolina har också ett månatligt återbetalningssystem för ideella bingoverksamheter, med särskilda tidsregler för vissa hard card-verksamheter.

Dessa rapporteringskrav är inte frivilliga. En ideell organisation som anordnar bingo bör planera sin bokföring så att rapporten kan färdigställas i tid, varje kvartal, utan att underlagen måste rekonstrueras i sista minuten.

Promoters och leverantörer

Vissa bingoverksamheter använder en promoter för att hjälpa till att driva spelet. I South Carolina kan en promoter avtala med upp till fem ideella organisationer, men promotern och den ideella organisationen kan vara solidariskt ansvariga för skatter och böter kopplade till spelet.

Promoters måste också uppfylla statliga licenskrav. De behöver vara registrerade som professional solicitors hos Secretary of State, uppfylla delstatens krav på bosättningshistorik, ställa säkerhet och förnya sin licens årligen.

Det gör due diligence nödvändigt. En ideell organisation bör aldrig anta att en promoter bara är en vanlig leverantör. I South Carolina är relationen till promotern en reglerad efterlevnadsrelation.

Lotteriregler i South Carolina

Lotterier regleras av Nonprofit Raffles for Charitable Purposes Act. Endast kvalificerade ideella organisationer får anordna lotterier.

Om organisationen inte omfattas av ett undantag måste den registrera sig hos Secretary of State’s Division of Public Charities och lämna in en årlig registreringsblankett för lotteri samt en årlig rapport över lotteriets ekonomi.

Undantagna och icke-undantagna lotterier

South Carolina skiljer mellan undantagna lotterier och icke-undantagna lotterier.

Undantagna lotterier omfattar vanligtvis:

• Lotterier med donerade icke-kontanta priser värda 950 dollar eller mindre för evenemanget.
• Fifty-fifty-lotterier med totala intäkter på 950 dollar eller mindre.

För undantagna fifty-fifty-lotterier är deltagandet begränsat till organisationens medlemmar och deras gäster.

Icke-undantagna lotterier är bredare, men de kommer med mer formella rapporterings- och driftsbegränsningar. Till exempel:

• En ideell organisation får genomföra endast fyra icke-undantagna lotterier per år.
• Varje enskilt pris får vara värt högst 80 000 dollar.
• Det totala värdet av priser som erbjuds vid ett enda lotterieevenemang får inte överstiga 300 000 dollar.

Om en organisation genomför både undantagna och icke-undantagna lotterier är det endast de icke-undantagna lotterierna som ska tas med i den årliga ekonomiska rapporten för lotterier.

Registrering och rapportering

För de flesta ideella organisationer omfattar efterlevnadsprocessen för lotterier följande:

• Att lämna in den årliga registreringsblanketten för lotteri.
• Att lämna in den årliga ekonomiska rapporten för lotterier.
• Att spara bevis på att organisationen fortfarande är kvalificerad att anordna lotterier.
• Att bevara underlag som visar hur lotteriintäkterna användes för välgörande ändamål.

South Carolina förväntar sig också att inlämningar sker i tid. Om en ideell organisation missar obligatoriska dokument eller lämnar in dem för sent kan delstaten besluta om administrativa böter och i allvarliga fall väcka åtal.

Regler för annonsering och drift

South Carolina reglerar också hur lotterier får annonseras och genomföras. En lotterianons måste ange den ideella organisation som står bakom evenemanget och det välgörande ändamål som intäkterna ska användas till. Lagen begränsar också hur en organisations namn får användas och förbjuder arrangemang som i praktiken flyttar lotteriverksamheten till någon annan.

Med andra ord kan en ideell organisation inte bara låna ut sitt varumärke till en tredje part och låta någon annan driva evenemanget bakom kulisserna. Organisationen måste själv vara den faktiska välgörande sponsorn och operatören inom det juridiska ramverket.

Praktisk checklista för efterlevnad för ideella organisationer

Innan en ideell organisation lanserar ett välgörenhetsspel i South Carolina bör den gå igenom en enkel checklista:

1. Bekräfta att organisationen är korrekt bildad och kvalificerar som ideell.
2. Kontrollera organisationens registreringsstatus hos delstaten.
3. Bestäm om aktiviteten ska vara bingo, lotteri eller båda.
4. Identifiera rätt väg för licensiering eller registrering för den valda aktiviteten.
5. Upprätta separata bankkonton och bokföring för spelintäkter.
6. Skapa en inlämningskalender för årliga, kvartalsvisa eller andra återkommande rapporter.
7. Granska alla avtal med leverantörer och promoters innan de undertecknas.
8. Förvara kopior av licenser, registreringar, rapporter och stödjande underlag på en plats.

Den checklistan kan se enkel ut, men den förebygger de vanligaste bristerna i efterlevnaden: uteblivna inlämningar, dålig åtskillnad av medel och drift baserad på felaktiga antaganden om vad delstaten faktiskt tillåter.

Var Zenind passar in

Om din ideella organisation fortfarande befinner sig i bildningsfasen kan Zenind hjälpa till att ordna den juridiska enhetsstrukturen innan ni går vidare till efterlevnad för spelverksamhet. Det är viktigt eftersom reglerna för välgörenhetsspel vanligtvis utgår från att organisationen redan finns, har rätt juridisk struktur och kan föra ordning i sina register från dag ett.

Zenind är en amerikansk tjänst för bolagsbildning, så det starkaste användningsområdet är att få den ideella strukturen på plats, hålla ordning på inlämningsprocessen och se till att organisationen är redo för de statliga efterlevnadssteg som följer.

Slutsatsen

Välgörenhetsspel kan stödja en ideell organisations uppdrag, men bara om organisationen behandlar efterlevnad som en del av insamlingsplanen. I South Carolina är bingo- och lotteriverksamhet hårt reglerade, och reglerna skiljer sig åt beroende på spelform.

Det säkraste tillvägagångssättet är att först bekräfta behörighet, lämna in till rätt myndighet, hålla medlen åtskilda och föra korrekta register från början. För en ideell organisation som vill samla in pengar på ett ansvarsfullt sätt är den disciplinen inte valfri. Den är grunden för ett hållbart program för välgörenhetsspel.

Denna artikel är endast avsedd som information och utgör inte juridisk rådgivning.