Charitatívne hry v Južnej Karolíne: Súlad s predpismi o bingu a tombolách pre neziskové organizácie

Charitatívne hry môžu byť cenným nástrojom na získavanie finančných prostriedkov, no Južná Karolína ich považuje za regulovanú činnosť, nie za bežnú udalosť. Štát jasne oddeľuje bingo od neziskových tombol a každá z týchto aktivít má vlastné pravidlá týkajúce sa licencovania, registrácie, vykazovania a prevádzky.

Pre neziskové organizácie začína otázka súladu ešte pred predajom prvého lístka. Organizácia musí byť riadne založená, uznaná ako oprávnená nezisková organizácia a zaregistrovaná pri správnom štátnom orgáne. Od tohto bodu sa pravidlá odvíjajú od toho, či plán získavania finančných prostriedkov zahŕňa bingo, tombolu alebo obe formy.

Čo sa v Južnej Karolíne považuje za charitatívne hry?

V Južnej Karolíne patria medzi najčastejšie charitatívne herné aktivity:

• Bingo, ktoré reguluje Ministerstvo príjmov Južnej Karolíny.
• Neziskové tomboly, ktoré reguluje Divízia verejných charít kancelárie tajomníka štátu Južnej Karolíny.

Ide o samostatné právne režimy. Nezisková organizácia, ktorá chce prevádzkovať bingo, musí splniť licenčné pravidlá pre bingo. Nezisková organizácia, ktorá chce usporiadať tombolu, musí splniť registračné pravidlá pre tomboly. Niektoré organizácie môžu robiť oboje, ale každá činnosť musí byť vedená pod správnym úradom a so správnymi podaniami.

Kto môže prevádzkovať charitatívne hry?

Južná Karolína obmedzuje oprávnené charitatívne hry na kvalifikované neziskové organizácie. Pri bingu musí byť organizácia registrovaná ako nezisková organizácia u tajomníka štátu, mať príslušný štatút oslobodenia od daní podľa IRS a vykonávať charitatívnu činnosť aspoň dva roky pred podaním žiadosti.

Pri tombolách musí byť organizácia kvalifikovanou neziskovou organizáciou podľa štátneho zákona o tombolách a, pokiaľ nespĺňa výnimku, musí byť registrovaná v Divízii verejných charít kancelárie tajomníka štátu.

Praktický záver je jednoduchý: charitatívne hry začínajú pripravenosťou organizácie. Ak organizácia nie je riadne založená, zaregistrovaná a zdokumentovaná, ešte by nemala prejsť k hernej činnosti.

Pravidlá binga v Južnej Karolíne

Južná Karolína umožňuje neziskovým charitatívnym organizáciám prevádzkovať bingo, ak majú licenciu od Ministerstva príjmov. Štát zároveň uznáva viacero tried licencie na bingo, pričom najbežnejšie sú triedy B a C.

Bežné triedy licencií

• Trieda B je najbežnejšia licencovaná forma pre neziskové organizácie. Má licenčný poplatok, umožňuje hranie až päť dní v týždni, vyžaduje promotéra a má vyšší maximálny výplatný limit na jedno sedenie než trieda C.
• Trieda C je tiež bežná. Nemá licenčný poplatok, môže sa hrať až sedem dní v týždni, nevyžaduje promotéra a je obmedzená nižším výplatným limitom na jednu hru s obmedzeným počtom jackpotových hier.
• Trieda C hard cards je špeciálna verzia triedy C s prísnejšími požiadavkami. Organizácia musí byť vedená dobrovoľníkmi, vlastniť zariadenie, vlastniť budovu alebo ju mať prenajatú priamo od vlastníka a používať výnosy len na povolené výdavky a charitatívne účely.
• Existujú aj ďalšie typy licencií pre obmedzené, dočasné alebo špecializované bingo prevádzky vrátane hrania na veľtrhoch.

Štát zároveň vyžaduje, aby bingo prevádzky zostali v medziach licencie. Držiteľ licencie musí zobraziť príslušnú licenciu na mieste konania binga a organizácia nesmie považovať bingo za všeobecný zdroj príjmu bez požadovaných kontrol.

Finančné kontroly sú kľúčové

Južná Karolína očakáva, že finančné operácie neziskového binga budú oddelené od ostatných financií organizácie. V praxi to znamená:

• Viesť určený bingo účet oddelene od ostatných účtov.
• Vkladať výnosy z binga do konca nasledujúceho pracovného dňa po každom dni, keď sa bingo konalo.
• Hradiť výdavky súvisiace s bingom z bingo účtu.
• Viesť presné záznamy, ktoré ukazujú, ako sa prostriedky vyberajú, držia a používajú.

Tieto pravidlá sú navrhnuté tak, aby vytvorili jasnú auditnú stopu. Zároveň znižujú riziko, že sa charitatívne prostriedky zmiešajú s nesúvisiacimi peniazmi organizácie.

Vykazovanie a refundácie

Licencovaní prevádzkovatelia binga musia podávať štvrťročnú finančnú správu o bingu, a to aj vtedy, ak sa počas štvrťroka žiadne hry nekonali. Južná Karolína tiež poskytuje mesačný systém refundácií pre neziskové bingo prevádzky, so špeciálnymi časovými pravidlami pre určité prevádzky hard card.

Tieto povinnosti týkajúce sa podávania nie sú dobrovoľné. Nezisková organizácia, ktorá prevádzkuje bingo, by si mala nastaviť účtovníctvo tak, aby bolo možné správu pripraviť včas, každý štvrťrok, bez toho, aby bolo potrebné na poslednú chvíľu rekonštruovať záznamy.

Promotéri a dodávatelia

Niektoré bingo prevádzky využívajú promotéra na pomoc pri riadení hry. V Južnej Karolíne môže promotér uzavrieť zmluvu až s piatimi neziskovými organizáciami, ale promotér aj nezisková organizácia môžu niesť spoločnú zodpovednosť za dane a pokuty súvisiace s hrou.

Promotéri musia tiež spĺňať štátne licenčné požiadavky. Musia byť registrovaní ako profesionálni organizátori zbierok pri tajomníkovi štátu, spĺňať štátnu požiadavku na históriu pobytu, mať zloženú kauciu a obnovovať licenciu každý rok.

Preto je starostlivá previerka nevyhnutná. Nezisková organizácia by nikdy nemala predpokladať, že promotér je len bežný dodávateľ. V Južnej Karolíne je vzťah s promotérom regulovaným vzťahom súladu s predpismi.

Pravidlá tombôl v Južnej Karolíne

Tomboly upravuje zákon Nonprofit Raffles for Charitable Purposes Act. Tomboly môžu prevádzkovať len kvalifikované neziskové organizácie.

Pokiaľ organizácia nespĺňa výnimku, musí sa registrovať v Divízii verejných charít kancelárie tajomníka štátu a podávať každoročný registračný formulár k tombole a každoročnú finančnú správu o tombole.

Oslobodené a neoslobodené tomboly

Južná Karolína rozlišuje medzi oslobodenými tombolami a neoslobodenými tombolami.

Za oslobodené tomboly sa spravidla považujú:

• Tomboly s darovanými vecnými cenami v hodnote 950 USD alebo menej za podujatie.
• Pätinové tomboly s celkovým výťažkom 950 USD alebo menej.

Pri oslobodených pätinových tombolách je účasť obmedzená na členov neziskovej organizácie a ich hostí.

Neoslobodené tomboly sú širšie, no spájajú sa s formálnejšími povinnosťami vykazovania a prevádzkovými limitmi. Napríklad:

• Nezisková organizácia môže usporiadať najviac štyri neoslobodené tomboly ročne.
• Hodnota každej jednotlivej ceny môže byť najviac 80 000 USD.
• Celková hodnota cien ponúkaných na jednom podujatí tomboly nesmie presiahnuť 300 000 USD.

Ak organizácia usporadúva oslobodené aj neoslobodené tomboly, v ročnej finančnej správe o tombole sa uvádzajú len neoslobodené tomboly.

Registrácia a vykazovanie

Pre väčšinu neziskových organizácií zahŕňa workflow súladu pri tombolách:

• Podanie každoročného registračného formulára k tombole.
• Podanie každoročnej finančnej správy o tombole.
• Uchovávanie dôkazu, že organizácia zostáva oprávnená prevádzkovať tomboly.
• Uchovávanie záznamov o tom, ako boli výnosy z tomboly použité na charitatívne účely.

Južná Karolína zároveň očakáva včasné podania. Ak nezisková organizácia zmešká požadované dokumenty alebo ich podá neskoro, štát môže uložiť správne pokuty a v závažných prípadoch začať trestné stíhanie.

Obmedzenia reklamy a prevádzky

Južná Karolína tiež reguluje spôsob, akým sa tomboly propagujú a prevádzkujú. Reklama na tombolu musí uvádzať neziskovú organizáciu, ktorá podujatie sponzoruje, a charitatívny účel výnosu. Zákon zároveň obmedzuje používanie názvu organizácie a zakazuje dohody, ktoré by v praxi preniesli prevádzku tomboly na inú osobu.

Inými slovami, nezisková organizácia nemôže len požičať svoju značku tretej strane a nechať niekoho iného viesť podujatie v zákulisí. Organizácia musí zostať skutočným charitatívnym sponzorom a prevádzkovateľom v rámci právneho rámca.

Praktický kontrolný zoznam pre neziskové organizácie

Pred spustením programu charitatívnych hier v Južnej Karolíne by mala nezisková organizácia prejsť týmto jednoduchým kontrolným zoznamom:

1. Overiť, že organizácia je riadne založená a spĺňa podmienky neziskovej organizácie.
2. Skontrolovať stav registrácie organizácie v štátnom charitatívnom registri.
3. Rozhodnúť, či aktivita bude bingo, tombola alebo oboje.
4. Určiť správnu licenčnú alebo registračnú cestu pre danú aktivitu.
5. Nastaviť samostatné bankové účty a účtovníctvo pre výnosy z hier.
6. Vytvoriť plán podaní pre ročné, štvrťročné alebo iné opakované správy.
7. Pred podpisom skontrolovať všetky zmluvy s dodávateľmi a promotérmi.
8. Uchovávať kópie licencií, registrácií, správ a podporných záznamov na jednom mieste.

Tento zoznam môže pôsobiť jednoducho, ale predchádza najčastejším porušeniam súladu: chýbajúcim podaniam, nedostatočnému oddeleniu prostriedkov a prevádzkovaniu na základe nesprávneho predpokladu o tom, čo štát skutočne povoľuje.

Kde prichádza do hry Zenind

Ak je vaša nezisková organizácia ešte vo fáze zakladania, Zenind vám môže pomôcť usporiadať právnu stránku subjektu ešte pred tým, ako prejdete k súladu pri hrách. To je dôležité, pretože pravidlá pre charitatívne hry zvyčajne predpokladajú, že organizácia už existuje, má správnu právnu štruktúru a dokáže od prvého dňa viesť čisté záznamy.

Zenind je služba založenia spoločnosti v USA, takže najsilnejšie využitie spočíva v nastavení štruktúry neziskovej organizácie, udržiavaní prehľadu nad podaniami a zabezpečení, aby bola organizácia pripravená na ďalšie štátne požiadavky na súlad.

Záver

Charitatívne hry môžu podporiť poslanie neziskovej organizácie, ale len vtedy, ak organizácia považuje súlad s predpismi za súčasť plánu získavania prostriedkov. V Južnej Karolíne sú bingo a tomboly prísne regulované a pravidlá sa líšia podľa typu hry.

Najbezpečnejší postup je najprv potvrdiť oprávnenosť, podať dokumenty na správny úrad, oddeliť finančné prostriedky a od začiatku viesť presné záznamy. Pre neziskovú organizáciu, ktorá chce zodpovedne získavať financie, táto disciplína nie je voliteľná. Je základom udržateľného programu charitatívnych hier.

Tento článok slúži len na informačné účely a nepredstavuje právne poradenstvo.