Gry charytatywne w Karolinie Południowej: zgodność bingo i loterii fantowych dla organizacji non-profit

Gry charytatywne mogą być skutecznym narzędziem pozyskiwania środków, ale Karolina Południowa traktuje je jako działalność regulowaną, a nie jako zwykłe wydarzenie. Stan wyraźnie rozróżnia bingo i loterie fantowe organizacji non-profit, a każda z tych form ma własne zasady dotyczące licencji, rejestracji, raportowania i prowadzenia działalności.

W przypadku organizacji non-profit kwestia zgodności zaczyna się jeszcze przed sprzedażą pierwszego losu. Organizacja musi być prawidłowo utworzona, uznana za kwalifikującą się organizację non-profit i zarejestrowana we właściwej agencji stanowej. Dalej zasady zależą od tego, czy plan zbiórki obejmuje bingo, loterie fantowe, czy obie formy.

Co w Karolinie Południowej uznaje się za gry charytatywne?

W Karolinie Południowej do najczęstszych gier charytatywnych należą:

• Bingo, nadzorowane przez South Carolina Department of Revenue.
• Loterie fantowe organizacji non-profit, nadzorowane przez Division of Public Charities przy South Carolina Secretary of State.

Są to odrębne reżimy prawne. Organizacja non-profit, która chce prowadzić bingo, musi spełnić zasady licencjonowania bingo. Organizacja, która chce przeprowadzić loterię fantową, musi spełnić zasady rejestracji loterii. Niektóre organizacje mogą prowadzić oba rodzaje działalności, ale każda z nich musi być obsługiwana przez właściwą agencję i zgodnie z właściwymi zgłoszeniami.

Kto może prowadzić gry charytatywne?

Karolina Południowa ogranicza uprawnienia do prowadzenia gier charytatywnych do kwalifikujących się organizacji non-profit. W przypadku bingo organizacja musi być organizacją non-profit zarejestrowaną u Secretary of State, posiadać odpowiedni status zwolnienia podatkowego IRS oraz prowadzić działalność charytatywną przez co najmniej dwa lata przed złożeniem wniosku.

W przypadku loterii fantowych organizacja musi być kwalifikującą się organizacją non-profit w rozumieniu stanowej ustawy o loteriach fantowych oraz, o ile nie korzysta ze zwolnienia, musi być zarejestrowana w Division of Public Charities przy Secretary of State.

Praktyczny wniosek jest prosty: gry charytatywne zaczynają się od gotowości organizacyjnej. Jeśli organizacja nie jest prawidłowo utworzona, zarejestrowana i udokumentowana, nie powinna jeszcze rozpoczynać działalności związanej z grami.

Zasady bingo w Karolinie Południowej

Karolina Południowa pozwala organizacjom charytatywnym non-profit prowadzić gry bingo, jeśli posiadają licencję Department of Revenue. Stan rozpoznaje również kilka klas licencji bingo, przy czym Class B i Class C są najczęściej spotykane.

Najczęstsze klasy licencji

• Class B to najczęściej spotykana licencja dla organizacji non-profit. Wymaga opłaty licencyjnej, pozwala na grę do pięciu dni w tygodniu, wymaga promotora i wiąże się z wyższym maksymalnym wypłacanym świadczeniem na sesję niż Class C.
• Class C również jest powszechna. Nie wymaga opłaty licencyjnej, może być prowadzona do siedmiu dni w tygodniu, nie wymaga promotora i ogranicza wysokość wypłat do niższego poziomu na grę oraz do ograniczonej liczby gier jackpot.
• Class C hard cards to szczególna odmiana Class C z bardziej rygorystycznymi wymaganiami. Organizacja musi być prowadzona przez wolontariuszy, posiadać sprzęt, posiadać budynek na własność albo dzierżawić go bezpośrednio od właściciela oraz przeznaczać wpływy wyłącznie na dozwolone koszty i cele charytatywne.
• Istnieją również inne typy licencji dla ograniczonych, tymczasowych lub wyspecjalizowanych operacji bingo, w tym gry prowadzone na terenach targowych.

Stan wymaga także, aby działalność bingo mieściła się w granicach posiadanej licencji. Posiadacz licencji musi wywiesić odpowiednią licencję w miejscu prowadzenia bingo, a organizacja nie może traktować bingo jako ogólnego źródła przychodów bez wymaganych kontroli.

Kontrola finansowa ma znaczenie

Karolina Południowa oczekuje, że operacje bingo prowadzone przez organizacje non-profit będą oddzielone od pozostałych finansów organizacji. W praktyce oznacza to:

• Prowadzenie wydzielonego rachunku bingo oddzielonego od innych kont.
• Wpłacanie wpływów z bingo do końca następnego dnia roboczego po każdym dniu, w którym bingo się odbyło.
• Opłacanie wydatków związanych z bingo z rachunku bingo.
• Prowadzenie czytelnych zapisów pokazujących, jak wpływy są pobierane, przechowywane i wydatkowane.

Zasady te mają tworzyć przejrzystą ścieżkę audytu. Pomagają także ograniczyć ryzyko mieszania środków charytatywnych z innymi pieniędzmi organizacji.

Raportowanie i zwroty

Licencjonowani operatorzy bingo muszą składać kwartalny Bingo Financial Report, nawet jeśli w danym kwartale nie przeprowadzono żadnych gier. Karolina Południowa przewiduje także miesięczny system zwrotów dla operacji bingo prowadzonych przez organizacje non-profit, z dodatkowymi zasadami czasowymi dla niektórych operacji hard card.

Te obowiązki sprawozdawcze nie są opcjonalne. Organizacja non-profit, która prowadzi bingo, powinna zaplanować księgowość tak, aby raport można było przygotować terminowo co kwartał, bez odtwarzania dokumentacji w ostatniej chwili.

Promotorzy i dostawcy

Niektóre operacje bingo korzystają z promotora, który pomaga w prowadzeniu gry. W Karolinie Południowej promotor może zawrzeć umowę z maksymalnie pięcioma organizacjami non-profit, ale promotor i organizacja mogą ponosić wspólną odpowiedzialność za podatki i kary związane z grą.

Promotorzy muszą również spełniać stanowe wymagania licencyjne. Muszą być zarejestrowani jako profesjonalni soliści u Secretary of State, spełniać stanowy wymóg dotyczący historii rezydencji, posiadać zabezpieczenie finansowe oraz odnawiać licencję co roku.

To oznacza, że należy zachować należytą staranność. Organizacja non-profit nie powinna zakładać, że promotor jest po prostu zwykłym dostawcą. W Karolinie Południowej relacja z promotorem jest regulowaną relacją zgodnościową.

Zasady loterii fantowych w Karolinie Południowej

Loterie fantowe są regulowane przez Nonprofit Raffles for Charitable Purposes Act. Tylko kwalifikujące się organizacje non-profit mogą prowadzić loterie fantowe.

Jeżeli organizacja nie kwalifikuje się do zwolnienia, musi zarejestrować się w Division of Public Charities przy Secretary of State oraz składać coroczny formularz rejestracji loterii i coroczny raport finansowy dotyczący loterii.

Loterie zwolnione i niewyłączone ze zwolnienia

Karolina Południowa rozróżnia loterie zwolnione i niewyłączone ze zwolnienia.

Loterie zwolnione obejmują zazwyczaj:

• Loterie z darowanymi nagrodami rzeczowymi o wartości 950 USD lub niższej dla danego wydarzenia.
• Loterie 50/50, których łączne wpływy wynoszą 950 USD lub mniej.

W przypadku zwolnionych loterii 50/50 udział jest ograniczony do członków organizacji non-profit oraz ich gości.

Loterie niewyłączone ze zwolnienia są szersze, ale wiążą się z bardziej formalnymi obowiązkami raportowymi i ograniczeniami operacyjnymi. Na przykład:

• Organizacja non-profit może przeprowadzić tylko cztery loterie niewyłączone ze zwolnienia w roku.
• Każda pojedyncza nagroda może mieć wartość nie wyższą niż 80 000 USD.
• Łączna wartość nagród oferowanych podczas jednego wydarzenia loteryjnego nie może przekroczyć 300 000 USD.

Jeżeli organizacja prowadzi zarówno loterie zwolnione, jak i niewyłączone ze zwolnienia, w rocznym raporcie finansowym należy uwzględnić tylko loterie niewyłączone ze zwolnienia.

Rejestracja i raportowanie

Dla większości organizacji non-profit workflow zgodności dla loterii obejmuje:

• Złożenie rocznego formularza rejestracji loterii.
• Złożenie rocznego raportu finansowego loterii.
• Zachowanie dowodu, że organizacja nadal kwalifikuje się do prowadzenia loterii.
• Przechowywanie dokumentacji pokazującej, jak wykorzystano wpływy z loterii na cele charytatywne.

Karolina Południowa oczekuje również terminowych zgłoszeń. Jeśli organizacja non-profit pominie wymagane dokumenty lub złoży je po terminie, stan może nałożyć kary administracyjne, a w poważnych przypadkach wszcząć postępowanie karne.

Reklama i ograniczenia operacyjne

Karolina Południowa reguluje również sposób reklamowania i prowadzenia loterii. Reklama loterii musi identyfikować organizację non-profit sponsorującą wydarzenie oraz cel charytatywny przeznaczenia środków. Prawo nakłada także ograniczenia dotyczące sposobu używania nazwy organizacji i zakazuje rozwiązań, które w praktyce przekazują prowadzenie loterii innej osobie.

Innymi słowy, organizacja non-profit nie może po prostu użyczyć swojej marki stronie trzeciej i pozwolić jej prowadzić wydarzenie w tle. Organizacja musi pozostać rzeczywistym sponsorem i operatorem charytatywnym w ramach obowiązujących przepisów.

Praktyczna lista kontrolna zgodności dla organizacji non-profit

Przed uruchomieniem programu gier charytatywnych w Karolinie Południowej organizacja non-profit powinna przejść przez prostą listę kontrolną:

1. Potwierdzić, że organizacja jest prawidłowo utworzona i spełnia definicję organizacji non-profit.
2. Zweryfikować status rejestracji stanowej organizacji charytatywnej.
3. Określić, czy działalność będzie obejmować bingo, loterię fantową, czy obie formy.
4. Ustalić właściwą ścieżkę licencyjną lub rejestracyjną dla danej działalności.
5. Założyć oddzielne rachunki bankowe i księgowość dla wpływów z gier.
6. Opracować kalendarz terminów dla raportów rocznych, kwartalnych lub innych cyklicznych sprawozdań.
7. Przeanalizować wszystkie umowy z dostawcami i promotorami przed podpisaniem.
8. Przechowywać kopie licencji, rejestracji, raportów i dokumentów pomocniczych w jednym miejscu.

Taka lista może wydawać się podstawowa, ale zapobiega najczęstszym błędom zgodności: brakującym zgłoszeniom, słabemu rozdzieleniu środków i prowadzeniu działalności w oparciu o błędne założenia co do tego, co rzeczywiście dopuszcza stan.

Gdzie pasuje Zenind

Jeśli Twoja organizacja non-profit jest jeszcze na etapie tworzenia, Zenind może pomóc uporządkować kwestie związane z samą strukturą podmiotu, zanim przejdziesz do zgodności związanej z grami. To ważne, ponieważ przepisy dotyczące gier charytatywnych zwykle zakładają, że organizacja już istnieje, ma właściwą strukturę prawną i od pierwszego dnia prowadzi przejrzystą dokumentację.

Zenind to amerykańska usługa zakładania spółek, więc najmocniejszym zastosowaniem jest uporządkowanie struktury organizacji non-profit, utrzymanie workflow składania dokumentów oraz zapewnienie gotowości organizacji do kolejnych stanowych kroków zgodności.

Wnioski końcowe

Gry charytatywne mogą wspierać misję organizacji non-profit, ale tylko wtedy, gdy organizacja traktuje zgodność jako część planu pozyskiwania środków. W Karolinie Południowej działania bingo i loterie fantowe są ściśle regulowane, a zasady różnią się w zależności od rodzaju gry.

Najbezpieczniejsze podejście to najpierw potwierdzić kwalifikowalność, złożyć dokumenty do właściwej agencji, oddzielić środki i od początku prowadzić dokładną dokumentację. Dla organizacji non-profit, która chce odpowiedzialnie pozyskiwać fundusze, taka dyscyplina nie jest opcjonalna. To fundament zrównoważonego programu gier charytatywnych.

Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej.