Jeux de bienfaisance en Caroline du Sud : conformité du bingo et des tirages au sort pour les organismes sans but lucratif

Les jeux de bienfaisance peuvent être un excellent outil de collecte de fonds, mais la Caroline du Sud les considère comme une activité réglementée plutôt que comme un simple événement occasionnel. L’État établit une distinction claire entre le bingo et les tirages au sort pour organismes sans but lucratif, et chaque activité a ses propres règles en matière de licence, d’inscription, de déclaration et d’exploitation.

Pour les organismes sans but lucratif, la question de conformité se pose avant la vente du premier billet. L’organisme doit être correctement constitué, reconnu comme un organisme sans but lucratif admissible et inscrit auprès du bon organisme d’État. Ensuite, les règles varient selon que le plan de financement comprend le bingo, des tirages au sort, ou les deux.

Qu’est-ce qui constitue un jeu de bienfaisance en Caroline du Sud?

En Caroline du Sud, les activités de jeux de bienfaisance les plus courantes sont les suivantes :

• Le bingo, réglementé par le South Carolina Department of Revenue.
• Les tirages au sort pour organismes sans but lucratif, réglementés par la Division of Public Charities du South Carolina Secretary of State.

Il s’agit de deux régimes juridiques distincts. Un organisme sans but lucratif qui veut organiser du bingo doit respecter les règles de délivrance de licence pour le bingo. Un organisme sans but lucratif qui veut tenir un tirage au sort doit respecter les règles d’inscription applicables aux tirages au sort. Certains organismes peuvent faire les deux, mais chaque activité doit être traitée auprès du bon organisme et avec les bons documents.

Qui peut organiser des jeux de bienfaisance?

La Caroline du Sud limite les jeux de bienfaisance autorisés aux organismes sans but lucratif admissibles. Pour le bingo, l’organisme doit être un organisme sans but lucratif inscrit auprès du Secretary of State, détenir le statut d’exonération fiscale pertinent de l’IRS et exercer des activités caritatives depuis au moins deux ans avant de présenter sa demande.

Pour les tirages au sort, l’organisme doit être un organisme sans but lucratif admissible au sens de la loi de l’État sur les tirages au sort et, sauf s’il est exempté, doit être inscrit auprès de la Division of Public Charities du Secretary of State.

En pratique, cela revient à une chose simple : les jeux de bienfaisance commencent par la préparation de l’entité. Si l’organisme n’est pas correctement constitué, inscrit et documenté, il ne devrait pas encore se lancer dans les activités de jeu.

Règles du bingo en Caroline du Sud

La Caroline du Sud autorise les organismes caritatifs sans but lucratif à exploiter des parties de bingo s’ils sont titulaires d’une licence délivrée par le Department of Revenue. L’État reconnaît aussi plusieurs catégories de licences de bingo, les classes B et C étant les plus courantes.

Catégories de licence courantes

• La classe B est la formule autorisée la plus courante pour les organismes sans but lucratif. Elle comporte des frais de licence, permet de jouer jusqu’à cinq jours par semaine, exige un promoteur et prévoit un plafond de paiement par séance plus élevé que la classe C.
• La classe C est également courante. Elle n’exige aucun frais de licence, peut être utilisée jusqu’à sept jours par semaine, ne requiert pas de promoteur et est limitée à un plafond plus bas par partie, avec un nombre restreint de parties jackpot.
• Les cartes rigides de classe C sont une version particulière de la classe C, assortie d’exigences plus strictes. L’organisme doit être géré par des bénévoles, posséder l’équipement, posséder le bâtiment ou le louer directement du propriétaire, et utiliser les recettes uniquement pour les dépenses autorisées et les fins caritatives.
• D’autres types de licences existent pour des activités de bingo limitées, temporaires ou spécialisées, y compris les activités tenues dans le cadre de foires.

L’État exige aussi que les activités de bingo demeurent dans les limites de la licence. Le titulaire doit afficher la licence applicable à l’endroit où se déroule le bingo, et l’organisme ne peut pas traiter le bingo comme une source de revenus générale sans les contrôles requis.

Les contrôles financiers sont essentiels

La Caroline du Sud attend des organismes sans but lucratif qu’ils séparent leurs activités de bingo de leurs autres finances. En pratique, cela signifie :

• Maintenir un compte dédié au bingo distinct des autres comptes.
• Déposer les recettes du bingo au plus tard le jour ouvrable suivant chaque journée de bingo.
• Payer les dépenses liées au bingo à partir du compte de bingo.
• Conserver des registres clairs montrant comment les recettes sont perçues, détenues et dépensées.

Ces règles visent à créer une piste d’audit claire. Elles réduisent aussi le risque de mélange entre les fonds de bienfaisance et l’argent de l’organisme sans lien avec ces activités.

Déclarations et remboursements

Les exploitants de bingo titulaires d’une licence doivent déposer un rapport financier trimestriel sur le bingo, même si aucune partie n’a été tenue au cours du trimestre. La Caroline du Sud prévoit également un système de remboursement mensuel pour les opérations de bingo à but non lucratif, avec des règles de calendrier particulières pour certaines activités de cartes rigides.

Ces obligations de dépôt ne sont pas facultatives. Un organisme sans but lucratif qui exploite du bingo devrait organiser sa comptabilité de façon à pouvoir préparer le rapport à temps, chaque trimestre, sans avoir à reconstituer ses dossiers à la dernière minute.

Promoteurs et fournisseurs

Certaines opérations de bingo font appel à un promoteur pour aider à gérer le jeu. En Caroline du Sud, un promoteur peut conclure un contrat avec jusqu’à cinq organismes sans but lucratif, mais le promoteur et l’organisme peuvent être conjointement responsables des taxes et des amendes liées au jeu.

Les promoteurs doivent aussi satisfaire aux exigences de licence de l’État. Ils doivent être inscrits comme solliciteurs professionnels auprès du Secretary of State, satisfaire à l’exigence de résidence antérieure de l’État, maintenir une caution et renouveler leur licence chaque année.

La vérification diligente est donc essentielle. Un organisme sans but lucratif ne devrait jamais présumer qu’un promoteur est simplement un fournisseur. En Caroline du Sud, la relation avec le promoteur est une relation réglementée en matière de conformité.

Règles des tirages au sort en Caroline du Sud

Les tirages au sort sont régis par la Nonprofit Raffles for Charitable Purposes Act. Seuls les organismes sans but lucratif admissibles peuvent tenir des tirages au sort.

Sauf si un organisme est exempté, il doit s’inscrire auprès de la Division of Public Charities du Secretary of State et déposer un formulaire annuel d’inscription aux tirages au sort ainsi qu’un rapport financier annuel sur les tirages au sort.

Tirages au sort exemptés et non exemptés

La Caroline du Sud distingue les tirages au sort exemptés des tirages au sort non exemptés.

Les tirages au sort exemptés comprennent généralement :

• Les tirages au sort offrant des prix non monétaires donnés d’une valeur de 950 $ ou moins pour l’événement.
• Les tirages moitié-moitié dont le produit total est de 950 $ ou moins.

Pour les tirages moitié-moitié exemptés, la participation est limitée aux membres de l’organisme sans but lucratif et à leurs invités.

Les tirages au sort non exemptés sont plus larges, mais ils s’accompagnent de limites d’exploitation et d’obligations de déclaration plus formelles. Par exemple :

• Un organisme sans but lucratif ne peut tenir que quatre tirages au sort non exemptés par année.
• Chaque prix individuel doit avoir une valeur maximale de 80 000 $.
• La valeur totale des prix offerts lors d’un même tirage au sort ne peut pas dépasser 300 000 $.

Si un organisme tient à la fois des tirages au sort exemptés et non exemptés, seuls les tirages au sort non exemptés doivent être inclus dans le rapport financier annuel sur les tirages au sort.

Inscription et déclaration

Pour la plupart des organismes sans but lucratif, le processus de conformité pour les tirages au sort comprend :

• Le dépôt du formulaire annuel d’inscription aux tirages au sort.
• Le dépôt du rapport financier annuel sur les tirages au sort.
• La conservation d’une preuve que l’organisme demeure admissible à tenir des tirages au sort.
• La conservation de dossiers montrant comment les recettes des tirages au sort ont été utilisées à des fins caritatives.

La Caroline du Sud exige aussi des dépôts dans les délais. Si un organisme sans but lucratif omet des documents exigés ou les dépose en retard, l’État peut imposer des amendes administratives et engager des poursuites criminelles dans les cas graves.

Restrictions en matière de publicité et d’exploitation

La Caroline du Sud réglemente aussi la façon dont les tirages au sort sont annoncés et exploités. Toute publicité doit identifier l’organisme sans but lucratif qui parraine l’événement ainsi que la fin caritative des recettes. La loi impose également des limites à la manière dont le nom d’un organisme peut être utilisé et interdit les ententes qui reviennent essentiellement à confier l’exploitation du tirage au sort à une autre personne.

Autrement dit, un organisme sans but lucratif ne peut pas simplement prêter sa marque à un tiers et laisser quelqu’un d’autre gérer l’événement en coulisse. L’organisme doit demeurer le véritable parrain caritatif et l’exploitant dans le cadre juridique applicable.

Liste de vérification pratique pour les organismes sans but lucratif

Avant de lancer un programme de jeux de bienfaisance en Caroline du Sud, un organisme sans but lucratif devrait passer en revue une liste simple :

1. Confirmer que l’organisme est correctement constitué et qu’il répond à la définition d’un organisme sans but lucratif.
2. Vérifier le statut d’inscription de l’organisme auprès de l’État pour les organismes de bienfaisance.
3. Déterminer si l’activité sera du bingo, un tirage au sort, ou les deux.
4. Identifier le parcours exact de licence ou d’inscription pour cette activité.
5. Mettre en place des comptes bancaires distincts et une comptabilité séparée pour les recettes de jeux.
6. Prévoir un calendrier de dépôt pour les rapports annuels, trimestriels ou autres rapports récurrents.
7. Examiner tous les contrats avec les fournisseurs et les promoteurs avant de les signer.
8. Conserver en un seul endroit des copies des licences, inscriptions, rapports et pièces justificatives.

Cette liste peut sembler simple, mais elle évite les erreurs de conformité les plus fréquentes : oublis de dépôt, mauvaise séparation des fonds et exploitation fondée sur une mauvaise compréhension de ce que l’État autorise réellement.

Le rôle de Zenind

Si votre organisme sans but lucratif est encore à l’étape de la constitution, Zenind peut vous aider à organiser la création de l’entité avant que vous passiez à la conformité liée aux jeux. C’est important, car les règles sur les jeux de bienfaisance présument généralement que l’organisme existe déjà, qu’il possède la bonne structure juridique et qu’il peut tenir des dossiers clairs dès le premier jour.

Zenind est un service américain de création d’entreprise; son principal avantage est donc de mettre en place la structure de l’organisme sans but lucratif, de garder le flux de dépôt organisé et de s’assurer que l’organisme est prêt pour les étapes de conformité à l’échelle de l’État qui suivent.

En résumé

Les jeux de bienfaisance peuvent soutenir la mission d’un organisme sans but lucratif, mais seulement si celui-ci traite la conformité comme une partie intégrante du plan de financement. En Caroline du Sud, les activités de bingo et de tirages au sort sont strictement réglementées, et les règles diffèrent selon le type de jeu.

L’approche la plus sûre consiste à confirmer l’admissibilité d’abord, à déposer les documents auprès du bon organisme, à séparer les fonds et à conserver des dossiers exacts dès le départ. Pour un organisme sans but lucratif qui souhaite recueillir des fonds de façon responsable, cette rigueur n’est pas facultative. C’est la base d’un programme de jeux de bienfaisance durable.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique.