กฎหมายความหลากหลายของคณะกรรมการในแคลิฟอร์เนียสำหรับบริษัทมหาชน: SB 826 และ AB 979 มีความหมายอย่างไรในปัจจุบัน

แคลิฟอร์เนียได้รับความสนใจทั่วประเทศเมื่อออกกฎหมายด้านความหลากหลายของคณะกรรมการที่มุ่งเพิ่มการเป็นตัวแทนในคณะกรรมการของบริษัทที่จดทะเบียนเป็นมหาชนและมีสำนักงานบริหารหลักอยู่ในรัฐ กฎหมายเหล่านี้ซึ่งรู้จักกันทั่วไปว่า Women on Boards (SB 826) และ Underrepresented Communities on Boards (AB 979) ถูกออกแบบมาเพื่อเปลี่ยนองค์ประกอบของคณะกรรมการและกำหนดให้มีการรายงานประจำปีต่อสำนักงานเลขาธิการรัฐแคลิฟอร์เนีย

อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบันภาพรวมการปฏิบัติตามกฎระเบียบมีความซับซ้อนกว่าที่เคยเป็นมา แนวทางปัจจุบันของสำนักงานเลขาธิการรัฐแคลิฟอร์เนียระบุว่าสำนักงานถูกสั่งห้ามไม่ให้ใช้ทรัพยากรของรัฐกับกฎหมาย Diversity on Boards และขณะนี้ยังไม่ได้เก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง สำหรับบริษัทมหาชน เรื่องนี้จึงยังมีความสำคัญต่อธรรมาภิบาล ประวัติการเปิดเผยข้อมูล และบันทึกองค์กร แม้ว่าโครงสร้างการบังคับใช้เดิมของแคลิฟอร์เนียจะไม่ได้ดำเนินงานในลักษณะเดิมแล้วก็ตาม

บทความนี้อธิบายว่ากฎหมายครอบคลุมอะไรบ้าง มีโครงสร้างอย่างไร แนวทางของรัฐในปัจจุบันระบุว่าอย่างไร และบริษัทมหาชนกับนิติบุคคลต่างประเทศยังควรติดตามเรื่องใดบ้าง

สิ่งที่แคลิฟอร์เนียพยายามกำหนด

กรอบความหลากหลายของคณะกรรมการของแคลิฟอร์เนียประกอบด้วยกฎหมายแยกกันสองฉบับ:

• SB 826, Women on Boards: มุ่งเพิ่มจำนวนกรรมการหญิงในคณะกรรมการที่อยู่ภายใต้กฎหมาย
• AB 979, Underrepresented Communities on Boards: มุ่งเพิ่มจำนวนกรรมการจากชุมชนที่มีตัวแทนไม่เพียงพอ

กฎหมายเหล่านี้มุ่งใช้กับบริษัทที่จดทะเบียนเป็นมหาชนซึ่งมีสำนักงานบริหารหลักอยู่ในแคลิฟอร์เนีย ในทางปฏิบัติ นั่นรวมถึงบริษัทจำนวนมากที่ก่อตั้งนอกแคลิฟอร์เนีย หากสำนักงานบริหารหลักตั้งอยู่ในรัฐนี้

สำนักงานเลขาธิการรัฐแคลิฟอร์เนียอธิบายว่ากฎหมายดังกล่าวกำหนดให้บริษัทที่อยู่ภายใต้ข้อบังคับต้องมีสัดส่วนองค์ประกอบคณะกรรมการขั้นต่ำตามที่กำหนด และต้องรายงานการปฏิบัติตามผ่านการยื่นข้อมูลประจำปี

บริษัทใดบ้างที่อยู่ภายใต้กฎหมาย

แนวทางของรัฐแยกความแตกต่างระหว่างบริษัท publicly held และ publicly traded

• บริษัท publicly held เป็นหมวดที่แคบกว่า โดยทั่วไปจำกัดอยู่ที่บริษัทที่จดทะเบียนใน NYSE, NASDAQ หรือ NYSE American
• บริษัท publicly traded มีความกว้างกว่า และอาจรวมถึงบริษัทที่ซื้อขายในตลาด OTC ด้วย

ข้อกำหนดขั้นต่ำด้านความหลากหลายของคณะกรรมการใช้กับบริษัท publicly held ที่มีสำนักงานบริหารหลักอยู่ในแคลิฟอร์เนีย คู่มือคำถามที่พบบ่อยของสำนักงานเลขาธิการรัฐยังอธิบายว่าบริษัท publicly traded ที่ไม่ใช่ publicly held ยังคงมีหน้าที่ยื่นเอกสารประจำปี แม้จะไม่ได้อยู่ภายใต้ข้อกำหนดขั้นต่ำเกี่ยวกับจำนวนกรรมการก็ตาม

ความแตกต่างนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับบริษัทใดก็ตามที่ทำธุรกิจในแคลิฟอร์เนีย โดยเฉพาะนิติบุคคลต่างประเทศที่ได้รับอนุญาตให้ประกอบธุรกิจในรัฐ

เกณฑ์เดิมของคณะกรรมการมีลักษณะอย่างไร

ตามแนวทางของสำนักงานเลขาธิการรัฐ กฎหมายดังกล่าวกำหนดข้อกำหนดแบบเป็นขั้นตามขนาดของคณะกรรมการ

สำหรับกฎหมายด้านความหลากหลายทางเพศ คู่มือคำถามที่พบบ่อยของรัฐอธิบายโครงสร้างที่กำหนดให้:

• มีกรรมการหญิงอย่างน้อยหนึ่งคนสำหรับคณะกรรมการที่อยู่ภายใต้กฎหมายทุกชุด
• มีกรรมการหญิงสองคนสำหรับคณะกรรมการที่มีสมาชิกห้าคน และ
• มีกรรมการหญิงสามคนสำหรับคณะกรรมการที่มีสมาชิกหกคนขึ้นไป

สำหรับกฎหมายเกี่ยวกับชุมชนที่มีตัวแทนไม่เพียงพอ แนวทางของรัฐอธิบายแนวทางที่คล้ายกัน เริ่มจากกรรมการที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์อย่างน้อยหนึ่งคน และเพิ่มเป็นจำนวนขั้นต่ำตามขนาดของคณะกรรมการ

สาระสำคัญคือ แคลิฟอร์เนียไม่ได้เพียงขอให้บริษัทแสดงเจตนารมณ์เท่านั้น แต่กรอบดังกล่าวถูกออกแบบรอบเป้าหมายองค์ประกอบคณะกรรมการที่ชัดเจนและการรายงานประจำปี

สถานะทางกฎหมายและระเบียบในปัจจุบัน

ประเด็นที่สำคัญที่สุดสำหรับบริษัทคือสถานะล่าสุดตามแนวทางของสำนักงานเลขาธิการรัฐแคลิฟอร์เนีย

หน้าข้อมูล Women on Boards และ Underrepresented Communities on Boards ของสำนักงานเลขาธิการรัฐระบุว่า ตามคำพิพากษาสุดท้ายและคำสั่งห้ามถาวรที่ออกในปี 2022 สำนักงานถูก สั่งห้ามและห้าม ไม่ให้ใช้ทรัพยากรของรัฐกับกฎหมาย Diversity on Boards หน้าเดียวกันยังระบุว่าสำนักงาน ไม่ได้เก็บรวบรวมข้อมูลในขณะนี้ ที่เกี่ยวข้องกับ Diversity on Boards และแบบฟอร์ม Publicly Traded Disclosure Statement ได้รับการปรับปรุงเพื่อลบช่องข้อมูลที่เคยใช้ติดตามการเปิดเผยดังกล่าว

ในทางปฏิบัติ ธุรกิจควรถือว่ากฎหมายความหลากหลายของคณะกรรมการของแคลิฟอร์เนียเป็นเรื่องที่ยังมีความสำคัญทางประวัติศาสตร์ แต่ไม่ใช่โครงการเก็บข้อมูลของรัฐที่กำลังดำเนินการอยู่ในปัจจุบัน

อย่างไรก็ตาม เรื่องนี้ไม่ได้ลบความเสี่ยงด้านธรรมาภิบาลทั้งหมด แต่หมายความว่าบริษัทควรแยกแยะให้ชัดเจนระหว่าง:

• ประวัติของกฎหมายความหลากหลายของคณะกรรมการในแคลิฟอร์เนีย
• สถานะปัจจุบันที่อยู่ภายใต้คำสั่งห้าม และ
• หน้าที่การเปิดเผยข้อมูลอื่น ๆ ที่อาจเกิดขึ้นภายใต้กฎหมายของรัฐบาลกลาง กฎของตลาดหลักทรัพย์ ความคาดหวังของนักลงทุน หรือ นโยบายธรรมาภิบาลภายในองค์กร

เหตุผลที่ประเด็นนี้ยังสำคัญต่อธรรมาภิบาลของคณะกรรมการ

แม้กฎหมายจะถูกสั่งห้ามบังคับใช้ ประวัติของกฎหมายนั้นก็ยังอาจส่งผลต่อวิธีที่บริษัทจัดการธรรมาภิบาลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

บริษัทมหาชนและคณะกรรมการควรยังคงพิจารณาเรื่องต่อไปนี้:

• มีขั้นตอนภายในที่ชัดเจนสำหรับการติดตามองค์ประกอบของคณะกรรมการหรือไม่
• แบบสอบถามกรรมการเก็บข้อมูลที่จำเป็นสำหรับธรรมาภิบาลภายในและการรายงานแก่นักลงทุนหรือไม่
• บันทึกการประชุมคณะกรรมการและบันทึกองค์กรได้รับการจัดเก็บอย่างสม่ำเสมอหรือไม่
• การยื่นแบบฟอร์มประจำปีของรัฐดำเนินการตรงเวลาหรือไม่
• หน้าที่เกี่ยวกับการยื่นเอกสารเพื่อขออนุญาตประกอบธุรกิจในรัฐอื่นและหน้าที่รายงานประจำปีเป็นปัจจุบันในทุกเขตอำนาจศาลที่บริษัทดำเนินงานหรือไม่

สำหรับธุรกิจจำนวนมาก นี่คือจุดที่บริการด้านการจัดตั้งนิติบุคคลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบมีความสำคัญในทางปฏิบัติ บริษัทอาจก่อตั้งในรัฐหนึ่ง ขออนุญาตประกอบธุรกิจในแคลิฟอร์เนีย และยังคงต้องมีขั้นตอนที่เชื่อถือได้สำหรับการยื่นเอกสารประจำปี การดูแล registered agent และการติดตามสถานะของนิติบุคคล

สิ่งที่นิติบุคคลต่างประเทศควรทำในตอนนี้

นิติบุคคลต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในแคลิฟอร์เนียไม่ควรสันนิษฐานว่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความหลากหลายของคณะกรรมการเป็นประเด็นเดียวที่รัฐให้ความสำคัญ แม้กฎหมายฉบับหนึ่งจะถูกสั่งห้ามใช้บังคับ บริษัทก็ยังต้องจัดการภาพรวมการปฏิบัติตามกฎหมายของแคลิฟอร์เนียให้เรียบร้อย

รายการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เหมาะสมประกอบด้วย:

1. ยืนยันว่าบริษัทเป็น publicly held, publicly traded หรือไม่เข้าข่ายทั้งสองประเภท
2. ตรวจสอบว่าสำนักงานบริหารหลักของบริษัทตั้งอยู่ในแคลิฟอร์เนียหรือไม่
3. ตรวจสอบว่าการยื่นเอกสารประจำปีของแคลิฟอร์เนียเป็นปัจจุบันหรือไม่
4. รักษาบันทึกคณะกรรมการและเจ้าหน้าที่บริษัทให้ถูกต้อง
5. ยืนยันว่านโยบายธรรมาภิบาลภายในสอดคล้องกับหน้าที่การเปิดเผยข้อมูลของบริษัท
6. ติดตามข่าวสารจากสำนักงานเลขาธิการรัฐแคลิฟอร์เนียสำหรับการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดการยื่นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับคณะกรรมการ

เรื่องนี้สำคัญเป็นพิเศษสำหรับบริษัทที่ดำเนินงานหลายรัฐ เพราะหน้าที่การปฏิบัติตามกฎระเบียบมักแตกต่างกันไปตามรัฐที่จดทะเบียน รัฐที่ได้รับอนุญาตให้ประกอบธุรกิจ สถานะการจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ และที่ตั้งสำนักงานใหญ่

คำถามที่พบบ่อย

แคลิฟอร์เนียยังเก็บข้อมูลความหลากหลายของคณะกรรมการอยู่หรือไม่

ตามแนวทางปัจจุบันของสำนักงานเลขาธิการรัฐแคลิฟอร์เนีย คำตอบคือไม่ สำนักงานระบุว่าขณะนี้ไม่ได้เก็บรวบรวมข้อมูล Diversity on Boards และช่องข้อมูลเดิมได้ถูกลบออกจาก Publicly Traded Disclosure Statement แล้ว

บริษัทยังคงต้องยื่นข้อมูลเปิดเผยทางนิติบุคคลของแคลิฟอร์เนียหรือไม่

ใช่ บริษัท publicly traded จำนวนมากยังคงมีหน้าที่ยื่นเอกสารประจำปีกับสำนักงานเลขาธิการรัฐแคลิฟอร์เนีย แม้ว่าช่องข้อมูลเกี่ยวกับความหลากหลายจะถูกลบออกจากแบบฟอร์มเปิดเผยข้อมูลแล้วก็ตาม

คำสั่งห้ามดังกล่าวทำให้ประเด็นการปฏิบัติตามที่เกี่ยวกับคณะกรรมการหมดไปทั้งหมดหรือไม่

ไม่ คำสั่งห้ามมีผลเพียงเปลี่ยนสถานะของกฎหมาย Diversity on Boards เท่านั้น บริษัทก็ยังต้องจัดการกฎการเปิดเผยข้อมูลของรัฐบาลกลาง ข้อกำหนดของตลาดหลักทรัพย์ แนวปฏิบัติธรรมาภิบาลภายใน และหน้าที่การยื่นเอกสารของรัฐตามปกติ

สรุป

กฎหมายความหลากหลายของคณะกรรมการในแคลิฟอร์เนียเคยเป็นโครงการธรรมาภิบาลที่โดดเด่นสำหรับบริษัทที่จดทะเบียนเป็นมหาชนและมีสำนักงานบริหารหลักอยู่ในรัฐ อย่างไรก็ตาม แนวทางปัจจุบันของสำนักงานเลขาธิการรัฐสะท้อนให้เห็นว่าสำนักงานถูกสั่งห้ามไม่ให้บังคับใช้กฎหมาย Diversity on Boards และไม่ได้เก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องในขณะนี้

สำหรับบริษัทมหาชนและนิติบุคคลต่างประเทศ บทเรียนเชิงปฏิบัติมีอยู่ไม่กี่ข้อที่ชัดเจน: ทำความเข้าใจประวัติ ตรวจสอบสถานะปัจจุบัน และรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านนิติบุคคลของแคลิฟอร์เนียให้เรียบร้อย ซึ่งรวมถึงการยื่นเอกสารประจำปี การเก็บบันทึกองค์กร และกระบวนการที่ชัดเจนสำหรับติดตามข้อกำหนดระดับรัฐที่อาจส่งผลต่อการดำเนินธุรกิจของคุณ

หากบริษัทของคุณจดทะเบียนเพื่อประกอบธุรกิจในแคลิฟอร์เนีย ธรรมาภิบาลของคณะกรรมการควรเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ครอบคลุมเรื่องบันทึกการจัดตั้ง สถานะการขออนุญาตประกอบธุรกิจ และภาระหน้าที่การดูแลประจำปีด้วย