Californiens regler om bestyrelsesdiversitet for børsnoterede selskaber: Hvad SB 826 og AB 979 betyder i dag

Californien skabte nationale overskrifter, da staten vedtog regler om bestyrelsesdiversitet med det formål at øge repræsentationen i bestyrelserne for offentligt ejede selskaber med et primært ledelseskontor i staten. Disse regler, ofte omtalt som Women on Boards (SB 826) og Underrepresented Communities on Boards (AB 979), var udformet til at ændre bestyrelsessammensætningen og kræve årlig rapportering til Californiens Secretary of State.

I dag er compliance-billedet imidlertid mere kompliceret, end det først så ud til. Den nuværende vejledning fra Californiens Secretary of State angiver, at myndigheden er pålagt et påbud om ikke at bruge statslige ressourcer på Diversity on Boards-reglerne og i øjeblikket ikke indsamler relaterede data. For børsnoterede selskaber betyder det, at emnet stadig er vigtigt for governance, historik for offentliggørelse og selskabsdokumenter, men at Californiens oprindelige håndhævelsesramme ikke fungerer på samme måde som tidligere.

Denne artikel forklarer, hvad reglerne omfattede, hvordan de var struktureret, hvad den aktuelle statslige vejledning siger, og hvad børsnoterede selskaber og udenlandske selskaber stadig bør holde øje med.

Hvad Californien forsøgte at kræve

Californiens ramme for bestyrelsesdiversitet bestod af to separate regler:

• SB 826, Women on Boards: havde til formål at øge antallet af kvindelige bestyrelsesmedlemmer i omfattede bestyrelser.
• AB 979, Underrepresented Communities on Boards: havde til formål at øge antallet af bestyrelsesmedlemmer fra underrepræsenterede grupper.

Reglerne var rettet mod offentligt ejede selskaber med et primært ledelseskontor i Californien. I praksis omfattede det mange selskaber, der var stiftet uden for Californien, hvis deres primære ledelseskontor lå i staten.

Californiens Secretary of State beskrev reglerne som krav om, at omfattede selskaber skulle opfylde minimumskrav til bestyrelsessammensætning og rapportere overholdelse gennem årlige indberetninger.

Hvilke selskaber var omfattet

Statens vejledning skelnede mellem publicly held og publicly traded selskaber.

• Et publicly held selskab er en snævrere kategori, der generelt er begrænset til selskaber noteret på NYSE, NASDAQ eller NYSE American.
• Et publicly traded selskab er bredere og kan også omfatte selskaber, der handles på OTC-markeder.

De minimumskrav til bestyrelsesdiversitet gjaldt for publicly held selskaber med et primært ledelseskontor i Californien. Secretary of State’s FAQ forklarede også, at publicly traded selskaber, som ikke var publicly held, stadig havde årlige indberetningsforpligtelser, selv hvis de ikke var underlagt minimumskravene til bestyrelsesmedlemmer.

Den skelnen er vigtig for enhver virksomhed, der driver forretning i Californien, især udenlandske selskaber, der er kvalificeret til at udøve virksomhed i staten.

Hvordan de oprindelige bestyrelseskrav så ud

Ifølge Secretary of State’s vejledning var kravene indfaset efter bestyrelsens størrelse.

For kønsdiversitetsreglen beskrev statens FAQ en struktur, der krævede:

• mindst én kvindelig bestyrelsesmedlem for alle omfattede bestyrelser,
• to kvindelige bestyrelsesmedlemmer for bestyrelser med fem medlemmer, og
• tre kvindelige bestyrelsesmedlemmer for bestyrelser med seks eller flere medlemmer.

For reglen om underrepræsenterede grupper beskrev statens vejledning en lignende trinvis tilgang, der begyndte med mindst ét kvalificeret bestyrelsesmedlem og derefter bevægede sig mod minimumskrav baseret på bestyrelsens størrelse.

Det centrale budskab er, at Californien ikke blot bad selskaber om at komme med hensigtserklæringer. Rammeværket var bygget op omkring konkrete mål for bestyrelsessammensætning og årlig rapportering.

Nuværende juridiske og regulatoriske status

Det vigtigste for selskaber er den aktuelle status fra Californiens Secretary of State.

Secretary of State’s sider om Women on Boards og Underrepresented Communities on Boards angiver, at kontoret i henhold til endelige domme og permanente forbud nedlagt i 2022 er pålagt forbud mod at bruge statslige ressourcer på Diversity on Boards-reglerne. De samme sider oplyser også, at kontoret ikke i øjeblikket indsamler data relateret til Diversity on Boards, og at den offentlige indberetningserklæring er blevet revideret, så de datafelter, der tidligere registrerede disse oplysninger, er fjernet.

I praksis bør virksomheder betragte Californiens regler om bestyrelsesdiversitet som et emne, der fortsat er historisk vigtigt, men ikke som et aktivt statsligt dataindsamlingsprogram i drift.

Det fjerner dog ikke al governance-risiko. Det betyder blot, at selskaber skal skelne klart mellem:

• historikken bag Californiens regler om bestyrelsesdiversitet,
• den nuværende status med påbud om ikke at håndhæve reglerne, og
• eventuelle andre krav til bestyrelsesrelateret offentliggørelse, som kan opstå efter føderal ret, børsregler, investorforventninger eller interne governance-politikker.

Hvorfor emnet stadig er vigtigt for bestyrelsesstyring

Selv når en lov er pålagt et forbud, kan dens historik fortsat påvirke, hvordan selskaber håndterer governance og compliance.

Børsnoterede selskaber og bestyrelser bør stadig overveje:

• om der findes klare interne processer til at registrere bestyrelsessammensætning,
• om director questionnaires indsamler de oplysninger, der er nødvendige for intern governance og investorrapportering,
• om bestyrelsesreferater og selskabsregistre føres konsekvent,
• om årlige statslige indberetninger afleveres til tiden, og
• om udenlandsk registrering og rapporteringsforpligtelser er ajour i hver jurisdiktion, hvor selskabet opererer.

For mange virksomheder er det her, stiftelse og compliance-support bliver praktisk relevant. Et selskab kan være stiftet i én stat, have kvalificeret sig til at drive virksomhed i Californien og stadig have brug for en pålidelig proces til årlige indberetninger, registreret agent-håndtering og sporing af selskabsstatus.

Hvad udenlandske selskaber bør gøre nu

Udenlandske selskaber, der driver virksomhed i Californien, bør ikke antage, at bestyrelsesdiversitet var det eneste, staten interesserede sig for. Selv når en bestemt lov er pålagt forbud, skal selskaber stadig have styr på deres bredere compliance i Californien.

En fornuftig compliance-tjekliste omfatter:

1. Bekræft om selskabet er publicly held, publicly traded eller ingen af delene.
2. Gennemgå, om selskabets primære ledelseskontor ligger i Californien.
3. Verificer, at de årlige indberetninger til Californien er ajour.
4. Vedligehold korrekte bestyrelses- og officerregistre.
5. Bekræft, at interne governance-politikker stemmer overens med selskabets oplysningsforpligtelser.
6. Følg opdateringer fra Californiens Secretary of State for eventuelle ændringer i kravene til bestyrelsesrelaterede indberetninger.

Dette er især vigtigt for selskaber, der opererer på tværs af flere stater, fordi compliance-krav ofte varierer afhængigt af hjemstat, registreringsstatus, noteringsstatus og hovedsædets placering.

Ofte stillede spørgsmål

Indsamler Californien stadig data om bestyrelsesdiversitet?

Ifølge Californiens nuværende vejledning, nej. Kontoret oplyser, at det ikke i øjeblikket indsamler data om Diversity on Boards, og at de tidligere datafelter er fjernet fra den offentlige indberetningserklæring.

Skal selskaber stadig indgive virksomhedserklæringer i Californien?

Ja, mange publicly traded selskaber har stadig årlige indberetningsforpligtelser over for Californiens Secretary of State, selv om felterne om bestyrelsesdiversitet er fjernet fra indberetningserklæringen.

Fjerner påbuddet alle bestyrelsesrelaterede compliance-bekymringer?

Nej. Det ændrer kun status for Diversity on Boards-reglerne. Selskaber skal stadig håndtere føderale oplysningsregler, børskrav, interne governance-praksisser og almindelige statslige indberetningsforpligtelser.

Bundlinjen

Californiens regler om bestyrelsesdiversitet var engang et markant governance-initiativ for offentligt ejede selskaber med et primært ledelseskontor i staten. Den nuværende vejledning fra Secretary of State afspejler imidlertid, at kontoret er pålagt et forbud mod at håndhæve Diversity on Boards-reglerne og ikke indsamler relaterede data.

For børsnoterede selskaber og udenlandske selskaber er den praktiske lære enkel: forstå historikken, verificer den nuværende status, og hold styr på compliance i Californien. Det omfatter årlige indberetninger, selskabsarkivering og en klar proces til at overvåge statslige krav, som kan påvirke virksomhedens drift.

Hvis din virksomhed er registreret til at drive forretning i Californien, bør bestyrelsesstyring være en del af et bredere compliance-program, der også dækker stiftelsesdokumenter, registreringsstatus og løbende vedligeholdelsesforpligtelser.