Kalifornijskie przepisy dotyczące różnorodności w zarządach spółek publicznych: co dziś oznaczają SB 826 i AB 979

Kalifornia trafiła na pierwsze strony gazet, gdy przyjęła przepisy dotyczące różnorodności w zarządach, których celem było zwiększenie reprezentacji w zarządach spółek publicznych mających główne biuro wykonawcze w tym stanie. Ustawy te, powszechnie znane jako Women on Boards (SB 826) oraz Underrepresented Communities on Boards (AB 979), miały na celu zmianę składu zarządów i wprowadzenie corocznego raportowania do California Secretary of State.

Dziś jednak historia zgodności z tymi przepisami jest bardziej złożona, niż początkowo się wydawało. Aktualne wytyczne California Secretary of State wskazują, że urząd ma zakaz wydatkowania środków stanowych na podstawie przepisów Diversity on Boards i obecnie nie zbiera powiązanych danych. Dla spółek publicznych oznacza to, że temat pozostaje ważny z perspektywy ładu korporacyjnego, historii ujawnień i dokumentacji korporacyjnej, ale pierwotny kalifornijski model egzekwowania nie działa już w taki sam sposób jak wcześniej.

W tym artykule wyjaśniamy, czego dotyczyły te przepisy, jak były skonstruowane, co mówią obecne wytyczne stanu oraz co nadal powinny monitorować spółki publiczne i korporacje zagraniczne.

Co Kalifornia próbowała wymagać

Kalifornijskie ramy dotyczące różnorodności w zarządach składały się z dwóch odrębnych ustaw:

• SB 826, Women on Boards: miała zwiększyć liczbę kobiet w zarządach objętych przepisami.
• AB 979, Underrepresented Communities on Boards: miała zwiększyć liczbę członków zarządu pochodzących ze społeczności niedostatecznie reprezentowanych.

Ustawy były skierowane do spółek publicznych mających główne biuro wykonawcze w Kalifornii. W praktyce obejmowało to wiele spółek zarejestrowanych poza Kalifornią, jeśli ich główne biuro wykonawcze znajdowało się w tym stanie.

California Secretary of State opisywał te przepisy jako wymagające od objętych nimi spółek spełnienia minimalnych progów składu zarządu oraz raportowania zgodności w ramach corocznych zgłoszeń.

Które spółki były objęte

Wytyczne stanu rozróżniały spółki publicly held i publicly traded.

• Spółka publicly held to węższa kategoria, zasadniczo ograniczona do spółek notowanych na NYSE, NASDAQ lub NYSE American.
• Spółka publicly traded to kategoria szersza, która może obejmować również spółki notowane na rynkach OTC.

Minimalne wymagania dotyczące różnorodności w zarządzie miały zastosowanie do spółek publicly held mających główne biuro wykonawcze w Kalifornii. FAQ California Secretary of State wyjaśniał również, że spółki publicly traded, które nie były publicly held, nadal miały obowiązki corocznego składania dokumentów, nawet jeśli nie podlegały minimalnym wymaganiom dotyczącym liczby dyrektorów.

To rozróżnienie ma znaczenie dla każdej spółki prowadzącej działalność w Kalifornii, zwłaszcza dla korporacji zagranicznych uprawnionych do prowadzenia działalności w tym stanie.

Jak wyglądały pierwotne progi dla zarządów

Zgodnie z wytycznymi California Secretary of State przepisy wprowadzały wymagania dla zarządów stopniowo, w zależności od liczby członków zarządu.

W przypadku przepisów dotyczących różnorodności płci FAQ stanu opisywał strukturę, która wymagała:

• co najmniej jednej kobiety w zarządzie każdej objętej spółki,
• dwóch kobiet w zarządach liczących pięciu członków oraz
• trzech kobiet w zarządach liczących sześciu lub więcej członków.

W przypadku przepisów dotyczących społeczności niedostatecznie reprezentowanych wytyczne stanu opisywały podobne podejście etapowe, rozpoczynające się od co najmniej jednego kwalifikującego się członka zarządu, a następnie przechodzące do minimalnej liczby członków w zależności od wielkości zarządu.

Najważniejszy wniosek jest taki, że Kalifornia nie poprzestawała na zachętach czy deklaracjach. Ramy te opierały się na konkretnych celach dotyczących składu zarządu oraz corocznym raportowaniu.

Aktualny stan prawny i regulacyjny

Najważniejszą informacją dla spółek jest obecny status wskazany przez California Secretary of State.

Strony Women on Boards oraz Underrepresented Communities on Boards informują, że na podstawie prawomocnych orzeczeń i trwałych nakazów wydanych w 2022 roku urząd ma zakaz i jest powstrzymany od wydatkowania środków stanowych na przepisy Diversity on Boards. Te same strony wskazują również, że urząd obecnie nie zbiera danych związanych z Diversity on Boards, a formularz Publicly Traded Disclosure Statement został zmieniony tak, aby usunąć pola danych, które wcześniej służyły do raportowania tych informacji.

W praktyce przedsiębiorstwa powinny traktować kalifornijskie przepisy dotyczące różnorodności w zarządach jako temat istotny historycznie, ale nie jako aktywny stanowy program zbierania danych.

Nie eliminuje to jednak całego ryzyka związanego z ładem korporacyjnym. Oznacza natomiast, że spółki powinny wyraźnie rozróżniać:

• historię kalifornijskich przepisów dotyczących różnorodności w zarządach,
• aktualny status wynikający z nakazu sądowego oraz
• wszelkie inne obowiązki ujawnieniowe dotyczące zarządu, które mogą wynikać z prawa federalnego, zasad giełdowych, oczekiwań inwestorów lub wewnętrznych polityk ładu korporacyjnego.

Dlaczego temat nadal ma znaczenie dla ładu korporacyjnego

Nawet jeśli przepis jest objęty nakazem sądowym, jego historia może nadal wpływać na sposób zarządzania ładem korporacyjnym i zgodnością.

Spółki publiczne i zarządy powinny nadal rozważyć:

• czy mają jasne wewnętrzne procesy monitorowania składu zarządu,
• czy kwestionariusze dla dyrektorów gromadzą informacje potrzebne do wewnętrznego zarządzania i raportowania inwestorskiego,
• czy protokoły z posiedzeń zarządu i dokumentacja korporacyjna są prowadzone w spójny sposób,
• czy coroczne zgłoszenia stanowe są składane terminowo oraz
• czy obowiązki związane z kwalifikacją zagraniczną i raportami rocznymi są aktualne we wszystkich jurysdykcjach, w których spółka prowadzi działalność.

W przypadku wielu firm właśnie tutaj wsparcie w zakresie zakładania i obsługi podmiotów staje się praktyczne. Spółka mogła zostać założona w jednym stanie, uzyskać uprawnienie do prowadzenia działalności w Kalifornii i nadal potrzebować niezawodnego procesu składania corocznych zgłoszeń, utrzymania registered agent oraz monitorowania statusu podmiotu.

Co powinny zrobić teraz korporacje zagraniczne

Korporacje zagraniczne prowadzące działalność w Kalifornii nie powinny zakładać, że zgodność z przepisami dotyczącymi różnorodności w zarządzie była jedyną kwestią, która interesowała ten stan. Nawet gdy określony przepis jest objęty nakazem, spółki nadal muszą utrzymywać szerzej rozumianą zgodność z wymogami kalifornijskimi.

Rozsądna lista kontrolna zgodności obejmuje:

1. Potwierdzenie, czy korporacja jest publicly held, publicly traded, czy żadną z tych kategorii.
2. Sprawdzenie, czy główne biuro wykonawcze spółki znajduje się w Kalifornii.
3. Weryfikację, czy coroczne zgłoszenia w Kalifornii są aktualne.
4. Prowadzenie dokładnej dokumentacji dotyczącej zarządu i kadry kierowniczej.
5. Upewnienie się, że wewnętrzne polityki ładu korporacyjnego są zgodne z obowiązkami ujawnieniowymi spółki.
6. Monitorowanie aktualizacji California Secretary of State pod kątem ewentualnych zmian w wymaganiach dotyczących składania dokumentów związanych z zarządem.

Jest to szczególnie istotne dla firm działających w wielu stanach, ponieważ obowiązki zgodności często różnią się w zależności od miejsca rejestracji, statusu kwalifikacji do prowadzenia działalności, statusu giełdowego oraz lokalizacji siedziby zarządczej.

Najczęstsze pytania

Czy Kalifornia nadal zbiera dane dotyczące różnorodności w zarządach?

Zgodnie z aktualnymi wytycznymi California Secretary of State, nie. Urząd informuje, że obecnie nie zbiera danych związanych z Diversity on Boards, a wcześniejsze pola danych zostały usunięte z Publicly Traded Disclosure Statement.

Czy spółki nadal muszą składać kalifornijskie ujawnienia korporacyjne?

Tak, wiele spółek publicly traded nadal ma coroczne obowiązki zgłoszeniowe wobec California Secretary of State, mimo że pola dotyczące różnorodności zostały usunięte z formularza ujawnieniowego.

Czy nakaz sądowy usuwa wszystkie ryzyka związane z ładem korporacyjnym w odniesieniu do zarządu?

Nie. Zmienia on jedynie status przepisów Diversity on Boards. Spółki nadal muszą zarządzać federalnymi zasadami ujawniania informacji, wymogami giełdowymi, wewnętrznymi praktykami ładu korporacyjnego oraz zwykłymi stanowymi obowiązkami sprawozdawczymi.

Podsumowanie

Kalifornijskie przepisy dotyczące różnorodności w zarządach były kiedyś głośną inicjatywą w zakresie ładu korporacyjnego dla spółek publicznych mających główne biuro wykonawcze w tym stanie. Jednak obecne wytyczne California Secretary of State odzwierciedlają fakt, że urząd ma zakaz egzekwowania przepisów Diversity on Boards i nie zbiera związanych z nimi danych.

Dla spółek publicznych i korporacji zagranicznych praktyczny wniosek jest prosty: trzeba znać historię, sprawdzić aktualny status i utrzymywać kalifornijną zgodność korporacyjną w porządku. Obejmuje to coroczne zgłoszenia, prowadzenie dokumentacji korporacyjnej oraz jasny proces monitorowania wymogów stanowych, które mogą wpływać na działalność firmy.

Jeśli Twoja spółka jest zarejestrowana do prowadzenia działalności w Kalifornii, ład korporacyjny powinien być częścią szerszego programu zgodności, obejmującego również dokumenty założycielskie, status kwalifikacji oraz obowiązki związane z corocznym utrzymaniem podmiotu.