Kaliforniens lagar om styrelsers mångfald för publika bolag: Vad SB 826 och AB 979 betyder i dag

Kalifornien hamnade på nationella rubriker när delstaten antog lagar om styrelsers mångfald som syftade till att öka representationen i styrelserna för publikt ägda bolag med sitt huvudsakliga verkställande kontor i delstaten. Dessa lagar, vanligen kallade Women on Boards (SB 826) och Underrepresented Communities on Boards (AB 979), var utformade för att förändra styrelsesammansättningen och kräva årlig rapportering till California Secretary of State.

I dag är dock efterlevnadsbilden mer komplicerad än den först verkade. California Secretary of States aktuella vägledning anger att myndigheten är förbjuden genom föreläggande att använda delstatliga resurser för Diversity on Boards-lagarna och för närvarande inte samlar in relaterade uppgifter. För publika bolag innebär det att ämnet fortfarande är viktigt för bolagsstyrning, historik kring upplysningar och bolagsdokumentation, men att Kaliforniens ursprungliga tillsynsram inte fungerar på samma sätt som tidigare.

Den här artikeln förklarar vad lagarna omfattade, hur de var strukturerade, vad den nuvarande vägledningen säger och vad publika bolag och utländska bolag fortfarande bör bevaka.

Vad Kalifornien försökte kräva

Kaliforniens ramverk för styrelsers mångfald bestod av två separata lagar:

• SB 826, Women on Boards: avsedd att öka antalet kvinnliga styrelseledamöter i berörda styrelser.
• AB 979, Underrepresented Communities on Boards: avsedd att öka antalet styrelseledamöter från underrepresenterade grupper.

Lagarna riktade sig till publikt ägda bolag med sitt huvudsakliga verkställande kontor i Kalifornien. I praktiken omfattade det många bolag som bildats utanför Kalifornien om deras huvudsakliga verkställande kontor låg i delstaten.

California Secretary of State beskrev lagarna som att de krävde att berörda bolag uppnådde vissa miniminivåer för styrelsesammansättning och redovisade efterlevnad genom årliga upplysningsfiler.

Vilka bolag som omfattades

Delstatens vägledning skilde mellan publikt ägda och börsnoterade bolag.

• Ett publikt ägt bolag är en snävare kategori, som i allmänhet begränsas till bolag noterade på NYSE, NASDAQ eller NYSE American.
• Ett börsnoterat bolag är bredare och kan också omfatta bolag som handlas på OTC-marknader.

De lägsta kraven på styrelsers mångfald gällde publikt ägda bolag med sitt huvudsakliga verkställande kontor i Kalifornien. California Secretary of States FAQ förklarade också att börsnoterade bolag som inte var publikt ägda ändå hade årliga inlämningskrav, även om de inte omfattades av minimikraven för styrelseledamöter.

Den skillnaden är viktig för alla bolag som bedriver verksamhet i Kalifornien, särskilt utländska bolag som har registrerats för att bedriva verksamhet i delstaten.

Hur de ursprungliga trösklarna för styrelser såg ut

Enligt California Secretary of States vägledning faserade lagarna in kraven på styrelser baserat på styrelsens storlek.

För könsmångfaldslagen beskrev myndighetens FAQ en struktur som krävde:

• minst en kvinnlig styrelseledamot för alla berörda styrelser,
• två kvinnliga styrelseledamöter för styrelser med fem ledamöter, och
• tre kvinnliga styrelseledamöter för styrelser med sex eller fler ledamöter.

För lagen om underrepresenterade grupper beskrev myndighetens vägledning ett liknande stegvis upplägg, som började med minst en kvalificerad styrelseledamot och därefter gick vidare till miniminivåer beroende på styrelsens storlek.

Den viktigaste slutsatsen är att Kalifornien inte bara bad bolag att göra ambitioner. Ramverket byggde på specifika mål för styrelsesammansättning och årlig rapportering.

Nuvarande rättslig och regulatorisk status

Den viktigaste punkten för bolag är den aktuella statusuppdateringen från California Secretary of State.

Sidorna om Women on Boards och Underrepresented Communities on Boards på California Secretary of State anger att myndigheten, enligt slutliga domar och permanenta förelägganden som meddelades 2022, är förbjuden att använda delstatliga resurser för Diversity on Boards-lagarna. På samma sidor står också att myndigheten för närvarande inte samlar in data som rör Diversity on Boards, och att Publicly Traded Disclosure Statement reviderades för att ta bort de datafält som tidigare följde upp dessa upplysningar.

I praktiken bör företag se Kaliforniens lagar om styrelsers mångfald som ett historiskt viktigt ämne, men inte som ett område som i dagsläget fungerar som ett aktivt statligt datainsamlingsprogram.

Detta eliminerar inte all styrningsrisk. Det betyder däremot att bolag bör vara noga med att skilja mellan:

• historiken kring Kaliforniens lagar om styrelsers mångfald,
• det nuvarande statusläget med föreläggande, och
• andra upplysningskrav på styrelsenivå som kan följa av federal lag, börsregler, investerarförväntningar eller interna styrningspolicyer.

Varför ämnet fortfarande spelar roll för bolagsstyrning

Även när en lag är förbjuden genom föreläggande kan dess historia fortsätta att påverka hur bolag hanterar styrning och efterlevnad.

Publika bolag och styrelser bör fortfarande överväga:

• om de har tydliga interna processer för att följa styrelsesammansättningen,
• om styrelseenkäter fångar den information som behövs för intern styrning och investerarredovisning,
• om styrelseprotokoll och bolagsdokumentation upprätthålls konsekvent,
• om årliga delstatsinlämningar görs i tid, och
• om registrering som utländskt bolag och årsrapporter är aktuella i varje jurisdiktion där bolaget är verksamt.

För många företag är det här praktisk formation- och compliance-support blir relevant. Ett bolag kan ha bildats i en delstat, ha registrerat sig för att bedriva verksamhet i Kalifornien och ändå behöva en tillförlitlig process för årliga inlämningar, underhåll av registrerad agent och spårning av bolagsstatus.

Vad utländska bolag bör göra nu

Utländska bolag som bedriver verksamhet i Kalifornien bör inte anta att efterlevnad av regler om styrelsers mångfald var den enda fråga delstaten någonsin brydde sig om. Även när en viss lag är förbjuden genom föreläggande måste bolag fortfarande ha ordning på sin bredare Kalifornien-efterlevnad.

En rimlig checklista för efterlevnad omfattar:

1. Fastställ om bolaget är publikt ägt, börsnoterat eller varken eller.
2. Granska om bolagets huvudsakliga verkställande kontor ligger i Kalifornien.
3. Verifiera att årliga inlämningar i Kalifornien är aktuella.
4. Upprätthåll korrekta register över styrelseledamöter och befattningshavare.
5. Bekräfta att interna styrningspolicyer ligger i linje med bolagets upplysningskrav.
6. Bevaka uppdateringar från California Secretary of State för eventuella ändringar i krav på styrelserelaterad rapportering.

Detta är särskilt viktigt för bolag som verkar i flera delstater, eftersom efterlevnadskrav ofta skiljer sig beroende på hemvist, registreringsstatus, noteringsstatus och var huvudkontoret ligger.

Vanliga frågor

Samlar Kalifornien fortfarande in data om styrelsers mångfald?

Enligt California Secretary of States nuvarande vägledning, nej. Myndigheten säger att den för närvarande inte samlar in data om Diversity on Boards, och de tidigare datafälten har tagits bort från Publicly Traded Disclosure Statement.

Måste bolag fortfarande lämna in bolagsupplysningar i Kalifornien?

Ja, många börsnoterade bolag har fortfarande årliga inlämningskrav hos California Secretary of State, även om datafälten för mångfald har tagits bort från upplysningsformuläret.

Eliminerar föreläggandet alla frågor om efterlevnad på styrelsenivå?

Nej. Det ändrar bara statusen för lagarna om Diversity on Boards. Bolag måste fortfarande hantera federala upplysningsregler, börskrav, interna styrningsrutiner och vanliga delstatliga inlämningskrav.

Slutsatsen

Kaliforniens lagar om styrelsers mångfald var en gång ett framträdande styrningsinitiativ för publikt ägda bolag med sitt huvudsakliga verkställande kontor i delstaten. Den nuvarande vägledningen från California Secretary of State visar dock att myndigheten är förbjuden att verkställa Diversity on Boards-lagarna och inte samlar in relaterade data.

För publika bolag och utländska bolag är den praktiska lärdomen enkel: förstå historiken, verifiera det aktuella läget och håll ordning på bolagsefterlevnaden i Kalifornien. Det omfattar årliga inlämningar, bolagsdokumentation och en tydlig process för att bevaka delstatliga krav som kan påverka verksamheten.

Om ditt bolag är registrerat för att bedriva verksamhet i Kalifornien bör styrelsens styrning vara en del av ett bredare compliance-program som också omfattar bildningsdokument, registreringsstatus och årliga underhållskrav.