Le leggi della California sulla diversità nei consigli di amministrazione per le società quotate: cosa significano oggi SB 826 e AB 979

La California ha attirato l’attenzione a livello nazionale quando ha approvato norme sulla diversità nei consigli di amministrazione volte ad aumentare la rappresentanza nei board delle società per azioni quotate con sede operativa principale nello Stato. Queste leggi, comunemente note come Women on Boards (SB 826) e Underrepresented Communities on Boards (AB 979), erano pensate per modificare la composizione dei consigli e richiedere un report annuale al California Secretary of State.

Oggi, però, il quadro di conformità è più complesso di quanto sembrasse inizialmente. Le attuali indicazioni del California Secretary of State affermano che l’ufficio è soggetto a un’ingiunzione che gli vieta di impiegare risorse statali per le norme sulla Diversity on Boards e che non sta attualmente raccogliendo i relativi dati. Per le società quotate, questo significa che il tema resta importante per la governance, per la storia delle disclosure e per la documentazione societaria, ma il quadro originario di enforcement della California non è operativo nello stesso modo di prima.

Questo articolo spiega cosa prevedevano le leggi, come erano strutturate, cosa indica oggi la guida dello Stato e cosa dovrebbero ancora monitorare le società quotate e le società estere.

Cosa cercava di imporre la California

Il quadro della California sulla diversità nei consigli di amministrazione era composto da due leggi distinte:

• SB 826, Women on Boards: aveva l’obiettivo di aumentare il numero di amministratrici nei consigli soggetti alla norma.
• AB 979, Underrepresented Communities on Boards: aveva l’obiettivo di aumentare il numero di amministratori provenienti da comunità sottorappresentate.

Le norme erano rivolte alle società per azioni quotate con sede operativa principale in California. In termini pratici, ciò includeva molte società costituite fuori dalla California se la loro sede operativa principale si trovava nello Stato.

Il California Secretary of State descriveva queste leggi come norme che imponevano alle società soggette di raggiungere soglie minime di composizione del consiglio e di comunicare la conformità tramite filing annuali di disclosure.

Quali società erano interessate

Le indicazioni dello Stato distinguevano tra società publicly held e publicly traded.

• Una società publicly held è una categoria più ristretta, generalmente limitata alle società quotate al NYSE, al NASDAQ o al NYSE American.
• Una società publicly traded è più ampia e può includere anche società negoziate sui mercati OTC.

I requisiti minimi di diversità nel consiglio si applicavano alle società publicly held con sede operativa principale in California. Le FAQ del Secretary of State spiegavano inoltre che le società publicly traded che non erano publicly held avevano comunque obblighi di filing annuale, anche se non erano soggette ai requisiti minimi sul numero di amministratori.

Questa distinzione è importante per qualsiasi società che operi in California, soprattutto per le società estere autorizzate a svolgere attività nello Stato.

Come apparivano le soglie originarie per il consiglio

Secondo le indicazioni del Secretary of State, le leggi introducevano requisiti per il consiglio in modo graduale in base alla dimensione del board.

Per la legge sulla diversità di genere, le FAQ dello Stato descrivevano una struttura che richiedeva:

• almeno una amministratrice per tutti i consigli soggetti alla norma,
• due amministratrici per i consigli con cinque membri, e
• tre amministratrici per i consigli con sei o più membri.

Per la legge sulle comunità sottorappresentate, le indicazioni statali descrivevano un approccio simile, che partiva da almeno un amministratore qualificato e poi passava a un numero minimo di membri del consiglio in base alla dimensione del board.

Il punto chiave è che la California non si limitava a chiedere alle società dichiarazioni di intenti. Il quadro normativo era costruito su obiettivi specifici di composizione del consiglio e su una rendicontazione annuale.

Stato legale e regolamentare attuale

Il punto più importante per le società è l’aggiornamento attuale fornito dal California Secretary of State.

Le pagine Women on Boards e Underrepresented Communities on Boards del Secretary of State indicano che, in base a sentenze definitive e ingiunzioni permanenti emesse nel 2022, l’ufficio è ingiunto e vietato dall’impiegare risorse statali per le norme sulla Diversity on Boards. Le stesse pagine affermano anche che l’ufficio non sta attualmente raccogliendo dati relativi alla Diversity on Boards e che la Publicly Traded Disclosure Statement è stata modificata per rimuovere i campi dati che in precedenza tracciavano queste informazioni.

In pratica, le imprese dovrebbero considerare le leggi della California sulla diversità nei consigli come un tema storicamente importante, ma non come un programma statale di raccolta dati attualmente operativo.

Questo non elimina tutti i rischi di governance. Significa però che le società devono distinguere con attenzione tra:

• la storia delle norme californiane sulla diversità nei consigli,
• lo stato attuale basato sull’ingiunzione, e
• eventuali altri obblighi di disclosure a livello federale, regole delle borse, aspettative degli investitori o politiche interne di governance.

Perché il tema resta importante per la governance del board

Anche quando una norma è soggetta a ingiunzione, la sua storia può continuare a influire su come le società gestiscono governance e compliance.

Le società quotate e i consigli dovrebbero ancora considerare:

• se esistono processi interni chiari per tracciare la composizione del consiglio,
• se i questionari per gli amministratori raccolgono le informazioni necessarie per la governance interna e per il reporting agli investitori,
• se i verbali del consiglio e i registri societari sono conservati in modo coerente,
• se i filing annuali statali vengono presentati puntualmente, e
• se gli obblighi di qualificazione come società estera e gli annual report sono aggiornati in ogni giurisdizione in cui la società opera.

Per molte imprese, è qui che il supporto alla costituzione e alla compliance diventa concreto. Una società può essere stata costituita in uno Stato, essersi qualificata per operare in California e avere comunque bisogno di un processo affidabile per i filing annuali, la gestione del registered agent e il monitoraggio dello stato dell’entità.

Cosa dovrebbero fare ora le società estere

Le società estere che operano in California non dovrebbero presumere che la compliance sulla diversità dei board fosse l’unico aspetto rilevante per lo Stato. Anche quando una specifica norma è soggetta a ingiunzione, le società devono comunque tenere in ordine la più ampia compliance californiana.

Una checklist di compliance ragionevole include:

1. Verificare se la società è publicly held, publicly traded o nessuna delle due.
2. Esaminare se la sede operativa principale della società si trova in California.
3. Verificare che i filing annuali in California siano aggiornati.
4. Mantenere registri accurati di amministratori e dirigenti.
5. Confermare che le politiche interne di governance siano allineate agli obblighi di disclosure.
6. Monitorare gli aggiornamenti del California Secretary of State per eventuali modifiche ai requisiti di filing relativi al board.

Questo è particolarmente importante per le società che operano in più Stati, perché gli obblighi di compliance spesso variano in base a stato di costituzione, status di qualificazione, status di quotazione e sede principale.

Domande frequenti

La California raccoglie ancora dati sulla diversità nei board?

Secondo le attuali indicazioni del California Secretary of State, no. L’ufficio afferma che non sta attualmente raccogliendo dati sulla Diversity on Boards e che i precedenti campi dati sono stati rimossi dalla Publicly Traded Disclosure Statement.

Le società devono ancora presentare disclosure societarie in California?

Sì, molte società pubblicamente negoziate hanno ancora obblighi di filing annuale con il California Secretary of State, anche se i campi relativi alla diversity sono stati rimossi dal modulo di disclosure.

L’ingiunzione elimina ogni problema di compliance relativo al board?

No. Cambia solo lo status delle norme sulla Diversity on Boards. Le società devono comunque gestire le regole federali di disclosure, i requisiti delle borse, le pratiche interne di governance e i normali obblighi di filing statali.

Conclusione

Le leggi della California sulla diversità nei consigli di amministrazione sono state a suo tempo una rilevante iniziativa di governance per le società per azioni quotate con sede operativa principale nello Stato. Tuttavia, le attuali indicazioni del Secretary of State mostrano che l’ufficio è soggetto a un’ingiunzione che impedisce l’enforcement delle norme sulla Diversity on Boards e che i relativi dati non vengono raccolti.

Per le società quotate e le società estere, la lezione pratica è semplice: comprendere il contesto storico, verificare lo stato attuale e mantenere in ordine la compliance societaria in California. Questo include i filing annuali, la tenuta dei registri societari e un processo chiaro per monitorare i requisiti statali che possono incidere sulle operazioni aziendali.

Se la tua società è registrata per operare in California, la governance del board dovrebbe far parte di un programma di compliance più ampio che comprenda anche i documenti di costituzione, lo status di qualificazione e gli obblighi di manutenzione annuale.