Zákony Kalifornie o rozmanitosti správních rad pro veřejně obchodované společnosti: Co dnes znamenají SB 826 a AB 979

Kalifornie se dostala do celostátních titulků, když přijala zákony o rozmanitosti ve správních radách, jejichž cílem bylo zvýšit zastoupení ve správních radách veřejně obchodovaných korporací s hlavním výkonným sídlem ve státě. Tyto zákony, běžně známé jako Women on Boards (SB 826) a Underrepresented Communities on Boards (AB 979), byly navrženy tak, aby změnily složení správních rad a vyžadovaly každoroční podávání zpráv kalifornskému tajemníkovi státu.

Dnes je však situace v oblasti souladu složitější, než se na první pohled zdálo. Současné pokyny kalifornského tajemníka státu uvádějí, že úřadu je zakázáno vynakládat státní prostředky na zákony Diversity on Boards a že v současnosti nesbírá související údaje. Pro veřejné společnosti to znamená, že toto téma zůstává důležité z hlediska správy a řízení, historie zveřejňování informací a firemních záznamů, ale původní kalifornský rámec vymáhání nyní nefunguje stejným způsobem jako dříve.

Tento článek vysvětluje, co zákony upravovaly, jak byly nastaveny, co říkají současné státní pokyny a co by měly veřejné společnosti a zahraniční korporace stále sledovat.

Co se Kalifornie snažila vyžadovat

Kalifornský rámec pro rozmanitost správních rad sestával ze dvou samostatných zákonů:

• SB 826, Women on Boards: měl zvýšit počet ženských členek správních rad u dotčených společností.
• AB 979, Underrepresented Communities on Boards: měl zvýšit počet členů správních rad z nedostatečně zastoupených komunit.

Tyto zákony byly zaměřeny na veřejně obchodované korporace s hlavním výkonným sídlem v Kalifornii. V praxi to zahrnovalo i mnoho korporací založených mimo Kalifornii, pokud jejich hlavní výkonné sídlo bylo ve státě.

Kalifornský tajemník státu popisoval tyto zákony tak, že dotčené korporace musely splňovat minimální prahové hodnoty složení správní rady a prokazovat soulad prostřednictvím každoročních registračních podání.

Které společnosti byly zahrnuty

Státní pokyny rozlišovaly mezi publicly held a publicly traded korporacemi.

• Publicly held korporace je užší kategorie, obecně omezená na společnosti kótované na NYSE, NASDAQ nebo NYSE American.
• Publicly traded korporace je širší a může zahrnovat i společnosti obchodované na OTC trzích.

Minimální požadavky na rozmanitost správních rad se vztahovaly na veřejně obchodované korporace s hlavním výkonným sídlem v Kalifornii. Časté otázky tajemníka státu také vysvětlovaly, že veřejně obchodované korporace, které nebyly publicly held, měly i nadále každoroční registrační povinnosti, i když na ně neplatily minimální požadavky na počet členů správní rady.

Toto rozlišení je důležité pro každou společnost, která podniká v Kalifornii, zejména pro zahraniční korporace oprávněné podnikat ve státě.

Jak vypadaly původní limity pro správní radu

Podle pokynů tajemníka státu zákony zaváděly požadavky na správní radu postupně podle její velikosti.

U zákona o genderové rozmanitosti popisovaly časté otázky státu strukturu, která vyžadovala:

• alespoň jednu členku správní rady u všech dotčených rad,
• dvě členky správní rady u rad s pěti členy a
• tři členky správní rady u rad se šesti a více členy.

U zákona o podpoře nedostatečně zastoupených komunit pokyny státu popisovaly podobný postup, který začínal alespoň jedním kvalifikovaným členem a poté stanovoval minimální počty podle velikosti správní rady.

Hlavní závěr je, že Kalifornie nepožadovala jen obecná prohlášení o záměru. Rámec byl postaven na konkrétních cílech složení správní rady a každoročním podávání zpráv.

Současný právní a regulatorní stav

Nejdůležitějším bodem pro společnosti je aktuální stav podle kalifornského tajemníka státu.

Stránky Women on Boards a Underrepresented Communities on Boards uvádějí, že na základě pravomocných rozsudků a trvalých soudních zákazů vydaných v roce 2022 je úřadu zakázáno vynakládat státní prostředky na zákony Diversity on Boards. Tyto stránky také uvádějí, že úřad v současnosti nesbírá údaje související s Diversity on Boards, a formulář Publicly Traded Disclosure Statement byl upraven tak, aby odstranil datová pole, která tato zveřejnění dříve sledovala.

V praxi by měly firmy vnímat kalifornské zákony o rozmanitosti správních rad jako téma, které je historicky důležité, ale v současnosti nefunguje jako aktivní státní program sběru dat.

To však neodstraňuje veškerá rizika v oblasti správy a řízení. Znamená to pouze, že společnosti by měly důsledně rozlišovat mezi:

• historií kalifornských zákonů o rozmanitosti správních rad,
• současným stavem založeným na soudním zákazu a
• jakýmikoli dalšími povinnostmi týkajícími se zveřejňování informací na úrovni správní rady, které mohou vyplývat z federálního práva, pravidel burz, očekávání investorů nebo interních zásad správy a řízení.

Proč toto téma stále záleží pro správu a řízení

I když je zákon soudně zablokován, jeho historie může nadále ovlivňovat způsob, jakým společnosti řídí správu a compliance.

Veřejné společnosti a správní rady by měly i nadále zvažovat:

• zda mají jasné interní procesy pro sledování složení správní rady,
• zda dotazníky pro členy správní rady zachycují informace potřebné pro interní řízení a reporting investorům,
• zda jsou zápisy ze schůzí správní rady a firemní záznamy vedeny jednotně,
• zda jsou každoroční státní podání odesílána včas a
• zda jsou foreign qualification a povinnosti k výročním reportům aktuální ve všech jurisdikcích, kde společnost působí.

Pro mnoho firem je to praktická oblast, kde se formování společnosti a podpora compliance skutečně uplatní. Společnost mohla vzniknout v jednom státě, kvalifikovat se k podnikání v Kalifornii a stále potřebovat spolehlivý proces pro každoroční podání, vedení registrovaného zástupce a sledování stavu entity.

Co by měly zahraniční korporace dělat nyní

Zahraniční korporace podnikající v Kalifornii by neměly předpokládat, že compliance v oblasti rozmanitosti správní rady bylo jedinou věcí, kterou stát řešil. I když je určitý zákon soudně zablokován, společnosti musí mít v pořádku i širší kalifornskou compliance agendu.

Rozumný kontrolní seznam zahrnuje:

1. Potvrdit, zda je korporace publicly held, publicly traded, nebo ani jedno.
2. Prověřit, zda se hlavní výkonné sídlo společnosti nachází v Kalifornii.
3. Ověřit, že jsou aktuální každoroční kalifornská podání.
4. Udržovat přesné záznamy o správní radě a vedení společnosti.
5. Potvrdit, že interní zásady správy a řízení odpovídají povinnostem zveřejňování informací společnosti.
6. Sledovat aktualizace kalifornského tajemníka státu pro případ změn požadavků na podávání zpráv souvisejících se správní radou.

To je obzvlášť důležité pro společnosti působící ve více státech, protože povinnosti compliance se často liší podle státu založení, stavu kvalifikace, statusu na burze a umístění sídla.

Často kladené otázky

Sběrá Kalifornie stále údaje o rozmanitosti správních rad?

Podle aktuálních pokynů kalifornského tajemníka státu ne. Úřad uvádí, že v současnosti údaje Diversity on Boards nesbírá a že dřívější datová pole byla z formuláře Publicly Traded Disclosure Statement odstraněna.

Musí společnosti stále podávat kalifornská korporátní hlášení?

Ano, mnoho veřejně obchodovaných korporací má i nadále každoroční registrační povinnosti vůči kalifornskému tajemníkovi státu, i když byla datová pole týkající se rozmanitosti z formuláře odstraněna.

Odstraňuje soudní zákaz veškeré obavy týkající se správní rady?

Ne. Mění pouze stav zákonů Diversity on Boards. Společnosti stále musí řídit federální pravidla pro zveřejňování, požadavky burz, interní postupy správy a řízení a běžné státní registrační povinnosti.

Shrnutí

Kalifornské zákony o rozmanitosti správních rad byly kdysi významnou iniciativou v oblasti správy a řízení pro veřejně obchodované korporace s hlavním výkonným sídlem ve státě. Současné pokyny kalifornského tajemníka státu však odrážejí, že úřadu je zakázáno vymáhat zákony Diversity on Boards a že související údaje se nesbírají.

Pro veřejné společnosti a zahraniční korporace je praktické ponaučení jednoduché: rozumět historii, ověřit aktuální stav a udržovat kalifornskou compliance v pořádku. To zahrnuje každoroční podání, vedení firemních záznamů a jasný proces sledování státních požadavků, které mohou ovlivnit provoz vaší společnosti.

Pokud je vaše společnost registrována k podnikání v Kalifornii, měla by být správa správní rady součástí širšího compliance programu, který zahrnuje také zakladatelské dokumenty, stav kvalifikace a povinnosti každoroční údržby.