Leis da Califórnia sobre Diversidade nos Conselhos para Empresas Cotadas: O que SB 826 e AB 979 Significam Hoje

A Califórnia ganhou destaque nacional quando aprovou estatutos sobre diversidade nos conselhos destinados a aumentar a representação nos conselhos de administração de sociedades anónimas cotadas com sede executiva principal no estado. Essas leis, normalmente conhecidas como Women on Boards (SB 826) e Underrepresented Communities on Boards (AB 979), foram concebidas para alterar a composição dos conselhos e exigir relatórios anuais ao Secretário de Estado da Califórnia.

Hoje, porém, a questão do cumprimento é mais complexa do que parecia inicialmente. A orientação atual do Secretário de Estado da Califórnia indica que o escritório está impedido de gastar recursos estaduais com os estatutos Diversity on Boards e que, neste momento, não está a recolher os dados relacionados. Para as empresas cotadas, isso significa que o tema continua importante para a governação, o histórico de divulgação e os registos societários, mas a estrutura original de aplicação da Califórnia já não funciona da mesma forma que antes.

Este artigo explica o que as leis abrangiam, como estavam estruturadas, o que a orientação estatal atual diz e o que as empresas cotadas e sociedades estrangeiras devem continuar a acompanhar.

O que a Califórnia tentou exigir

O enquadramento da Califórnia para a diversidade nos conselhos consistia em duas leis পৃথintas:

• SB 826, Women on Boards: destinada a aumentar o número de administradores mulheres nos conselhos abrangidos.
• AB 979, Underrepresented Communities on Boards: destinada a aumentar o número de administradores provenientes de comunidades sub-representadas.

Os estatutos visavam sociedades anónimas cotadas com sede executiva principal na Califórnia. Na prática, isso incluía muitas sociedades constituídas fora da Califórnia se a sua sede executiva principal estivesse localizada no estado.

O Secretário de Estado da Califórnia descreveu as leis como impondo às sociedades abrangidas requisitos mínimos de composição do conselho e a obrigação de reportar o cumprimento através de declarações anuais de divulgação.

Que empresas estavam abrangidas

A orientação do estado distinguia entre sociedades publicly held e publicly traded.

• Uma sociedade publicly held é uma categoria mais restrita, normalmente limitada a empresas cotadas na NYSE, NASDAQ ou NYSE American.
• Uma sociedade publicly traded é mais ampla e pode também incluir empresas negociadas em mercados OTC.

Os requisitos mínimos de diversidade no conselho aplicavam-se às sociedades publicamente detidas com sede executiva principal na Califórnia. As perguntas frequentes do Secretário de Estado também explicavam que as sociedades publicamente transacionadas que não fossem publicamente detidas continuavam a ter obrigações anuais de apresentação, mesmo que não estivessem sujeitas aos requisitos mínimos de administradores.

Essa distinção é importante para qualquer empresa que faça negócios na Califórnia, especialmente sociedades estrangeiras autorizadas a exercer atividade no estado.

Como eram estruturados os limites originais do conselho

Segundo a orientação do Secretário de Estado, as leis introduziam requisitos para o conselho de forma faseada com base no número de membros.

Para a lei relativa à diversidade de género, as perguntas frequentes do estado descreviam uma estrutura que exigia:

• pelo menos uma administradora mulher em todos os conselhos abrangidos,
• duas administradoras mulheres para conselhos com cinco membros, e
• três administradoras mulheres para conselhos com seis ou mais membros.

Para a lei relativa às comunidades sub-representadas, a orientação do estado descrevia uma abordagem faseada semelhante, começando com pelo menos um administrador elegível e passando depois para mínimos por número de membros do conselho.

A principal conclusão é que a Califórnia não estava apenas a pedir às empresas que fizessem declarações aspiracionais. O enquadramento foi construído em torno de metas específicas de composição do conselho e de relatórios anuais.

Situação jurídica e regulatória atual

O ponto mais importante para as empresas é a atualização atual do Secretário de Estado da Califórnia.

As páginas do Secretário de Estado sobre Women on Boards e Underrepresented Communities on Boards afirmam que, nos termos de sentenças finais e injunções permanentes emitidas em 2022, o escritório está impedido e proibido de gastar recursos estaduais nos estatutos Diversity on Boards. Essas mesmas páginas também indicam que o escritório não está atualmente a recolher dados relacionados com Diversity on Boards e que a Publicly Traded Disclosure Statement foi revista para remover os campos de dados que antes acompanhavam essas divulgações.

Na prática, as empresas devem tratar as leis da Califórnia sobre diversidade nos conselhos como um tema historicamente importante, mas que atualmente não funciona como um programa estatal ativo de recolha de dados.

Isso não elimina todo o risco de governação. Significa, porém, que as empresas devem distinguir cuidadosamente entre:

• o histórico dos estatutos californianos sobre diversidade nos conselhos,
• a situação atual baseada em injunção, e
• quaisquer outras obrigações de divulgação ao nível do conselho que possam resultar da lei federal, das regras de bolsa, das expectativas dos investidores ou das políticas internas de governação.

Porque o tema continua importante para a governação do conselho

Mesmo quando um estatuto está suspenso por injunção, o seu histórico pode continuar a influenciar a forma como as empresas gerem a governação e o cumprimento.

As empresas cotadas e os conselhos devem continuar a considerar:

• se existem processos internos claros para acompanhar a composição do conselho,
• se os questionários dos administradores recolhem a informação necessária para a governação interna e para os relatórios aos investidores,
• se as atas do conselho e os registos societários são mantidos de forma consistente,
• se as declarações anuais ao estado são entregues dentro do prazo, e
• se as obrigações de qualificação externa e de relatório anual estão atualizadas em todas as jurisdições onde a empresa opera.

Para muitas empresas, é aqui que o apoio à constituição de entidades e ao cumprimento se torna prático. Uma empresa pode ter sido constituída num estado, ter-se qualificado para exercer atividade na Califórnia e ainda assim precisar de um processo fiável para declarações anuais, manutenção de agente registado e acompanhamento do estatuto da entidade.

O que as sociedades estrangeiras devem fazer agora

As sociedades estrangeiras que exercem atividade na Califórnia não devem presumir que o cumprimento em matéria de diversidade nos conselhos era a única questão que o estado alguma vez considerou. Mesmo quando um determinado estatuto está suspenso por injunção, as empresas continuam a ter de manter a sua situação global de cumprimento na Califórnia em ordem.

Uma lista sensata de verificação de conformidade inclui:

1. Confirmar se a sociedade é publicamente detida, publicamente transacionada ou nenhuma das duas.
2. Rever se a sede executiva principal da empresa fica na Califórnia.
3. Verificar se as declarações anuais da Califórnia estão em dia.
4. Manter registos corretos dos administradores e dirigentes.
5. Confirmar que as políticas internas de governação estão alinhadas com as obrigações de divulgação da empresa.
6. Acompanhar as atualizações do Secretário de Estado da Califórnia para eventuais alterações aos requisitos de apresentação relacionados com o conselho.

Isto é especialmente importante para empresas que operam em vários estados, porque as obrigações de cumprimento muitas vezes variam consoante o local de constituição, o estatuto de qualificação, o estatuto de cotação e a localização da sede.

Perguntas frequentes

A Califórnia continua a recolher dados sobre diversidade nos conselhos?

Segundo a orientação atual do Secretário de Estado da Califórnia, não. O escritório indica que não está atualmente a recolher dados de Diversity on Boards e que os campos de dados anteriores foram removidos da Publicly Traded Disclosure Statement.

As empresas ainda têm de apresentar divulgações societárias na Califórnia?

Sim, muitas sociedades publicamente transacionadas continuam a ter obrigações anuais de apresentação junto do Secretário de Estado da Califórnia, mesmo que os campos de dados sobre diversidade tenham sido removidos da declaração de divulgação.

A injunção elimina todas as preocupações de cumprimento relacionadas com o conselho?

Não. Apenas altera a situação dos estatutos Diversity on Boards. As empresas continuam a ter de gerir as regras federais de divulgação, os requisitos das bolsas, as práticas internas de governação e as obrigações normais de apresentação estadual.

A conclusão

As leis da Califórnia sobre diversidade nos conselhos foram, em tempos, uma iniciativa de governação de grande destaque para sociedades anónimas cotadas com sede executiva principal no estado. A orientação atual do Secretário de Estado, porém, reflete que o escritório está impedido de aplicar os estatutos Diversity on Boards e não está a recolher os dados relacionados.

Para empresas cotadas e sociedades estrangeiras, a lição prática é simples: compreender o histórico, verificar a situação atual e manter em ordem o cumprimento societário na Califórnia. Isso inclui declarações anuais, manutenção de registos societários e um processo claro para monitorizar requisitos estaduais que possam afetar as operações da empresa.

Se a sua empresa estiver registada para exercer atividade na Califórnia, a governação do conselho deve fazer parte de um programa de cumprimento mais amplo que também cubra os registos de constituição, o estatuto de qualificação e as obrigações de manutenção anual.