Californias regler om styremangfold for børsnoterte selskaper: Hva SB 826 og AB 979 betyr i dag

California skapte nasjonale overskrifter da delstaten vedtok regler om styremangfold som hadde som mål å øke representasjonen i styrene til allmennaksjeselskaper med hovedkontor i delstaten. Disse lovene, vanligvis kjent som Women on Boards (SB 826) og Underrepresented Communities on Boards (AB 979), var utformet for å endre styresammensetningen og kreve årlig rapportering til California Secretary of State.

I dag er imidlertid etterlevelsessituasjonen mer komplisert enn den først så ut. California Secretary of States gjeldende veiledning sier at kontoret er pålagt et forbud mot å bruke statlige ressurser på Diversity on Boards-lovene, og at det for tiden ikke samler inn relatert data. For børsnoterte selskaper betyr det at temaet fortsatt er viktig for selskapsstyring, historikk for offentlig rapportering og selskapsdokumentasjon, men at den opprinnelige håndhevingsmodellen i California ikke lenger fungerer på samme måte som før.

Denne artikkelen forklarer hva lovene omfattet, hvordan de var strukturert, hva den nåværende statlige veiledningen sier, og hva børsnoterte selskaper og utenlandske selskaper fortsatt bør følge med på.

Hva California forsøkte å kreve

Californias rammeverk for styremangfold besto av to separate lover:

• SB 826, Women on Boards: ment å øke antallet kvinnelige styremedlemmer i omfattede styrer.
• AB 979, Underrepresented Communities on Boards: ment å øke antallet styremedlemmer fra underrepresenterte grupper.

Lovene var rettet mot allmennaksjeselskaper med hovedkontor i California. I praksis omfattet dette mange selskaper stiftet utenfor California dersom hovedkontoret deres lå i delstaten.

California Secretary of State beskrev lovene som et krav om at omfattede selskaper skulle oppfylle minimumskrav til styresammensetning og rapportere etterlevelse gjennom årlige innleveringer.

Hvilke selskaper som var omfattet

Delstatens veiledning skilte mellom publicly held og publicly traded corporations.

• Et publicly held selskap er en snevrere kategori, vanligvis begrenset til selskaper notert på NYSE, NASDAQ eller NYSE American.
• Et publicly traded selskap er en bredere kategori og kan også omfatte selskaper handlet på OTC-markeder.

Minstekravene til styremangfold gjaldt publicly held-selskaper med hovedkontor i California. California Secretary of States FAQ forklarte også at publicly traded-selskaper som ikke var publicly held fortsatt hadde årlige innleveringsplikter, selv om de ikke var underlagt minstekravene til antall styremedlemmer.

Denne forskjellen er viktig for alle selskaper som driver virksomhet i California, særlig utenlandske selskaper som er kvalifisert til å drive virksomhet i delstaten.

Hvordan de opprinnelige styrekravene så ut

I henhold til California Secretary of States veiledning ble kravene trinnvis innført ut fra styrets størrelse.

For kjønnsdiversitetsloven beskrev FAQ-en en struktur som krevde:

• minst ett kvinnelig styremedlem for alle omfattede styrer,
• to kvinnelige styremedlemmer for styrer med fem medlemmer, og
• tre kvinnelige styremedlemmer for styrer med seks eller flere medlemmer.

For loven om underrepresenterte grupper beskrev veiledningen en lignende trinnvis tilnærming, som begynte med minst ett kvalifiserende styremedlem og deretter gikk over til minimumstall basert på styrets størrelse.

Det viktigste poenget er at California ikke bare ba selskaper om å komme med ambisiøse uttalelser. Rammeverket var bygget rundt konkrete mål for styresammensetning og årlig rapportering.

Nåværende juridisk og regulatorisk status

Det viktigste for selskaper er den nåværende statusoppdateringen fra California Secretary of State.

California Secretary of States sider om Women on Boards og Underrepresented Communities on Boards sier at kontoret, i henhold til endelige dommer og permanente forføyninger fra 2022, er pålagt forbud og hindret fra å bruke statlige ressurser på Diversity on Boards-lovene. De samme sidene sier også at kontoret for tiden ikke samler inn data knyttet til Diversity on Boards, og at Publicly Traded Disclosure Statement er revidert for å fjerne datafeltene som tidligere registrerte disse opplysningene.

I praksis bør virksomheter behandle Californias lover om styremangfold som et tema som fortsatt er historisk viktig, men ikke et tema som for tiden fungerer som et aktivt statlig datainnsamlingsprogram.

Det fjerner ikke all styringsrisiko. Det betyr at selskaper må være nøye med å skille mellom:

• historikken til Californias lover om styremangfold,
• den nåværende statusen med forføyning, og
• andre styrebaserte opplysningskrav som kan følge av føderal lovgivning, børsregler, investorforventninger eller interne retningslinjer for selskapsstyring.

Hvorfor temaet fortsatt er viktig for selskapsstyring

Selv der en lov er satt til side ved forføyning, kan historikken fortsatt påvirke hvordan selskaper håndterer styring og etterlevelse.

Børsnoterte selskaper og styrer bør fortsatt vurdere:

• om de har tydelige interne prosesser for å følge opp styresammensetning,
• om styreundersøkelser og spørreskjemaer samler inn informasjonen som trengs for intern styring og investorrapportering,
• om styreprotokoller og selskapsdokumenter oppbevares konsekvent,
• om årlige delstatsinnleveringer sendes inn i tide, og
• om registrering for virksomhet i andre delstater og årlige rapporteringsplikter er oppdatert i alle jurisdiksjoner der selskapet opererer.

For mange virksomheter er dette et område der støtte til selskapsdannelse og etterlevelse blir praktisk. Et selskap kan ha blitt stiftet i én delstat, blitt kvalifisert til å drive virksomhet i California, og likevel ha behov for en pålitelig prosess for årlige innleveringer, vedlikehold av registrert agent og oppfølging av selskapsstatus.

Hva utenlandske selskaper bør gjøre nå

Utenlandske selskaper som driver virksomhet i California bør ikke anta at styremangfoldsreglene var det eneste delstaten var opptatt av. Selv når en bestemt lov er satt til side ved forføyning, må selskaper fortsatt ha orden på den bredere California-etterlevelsen.

En fornuftig sjekkliste for etterlevelse omfatter:

1. Bekreft om selskapet er publicly held, publicly traded eller ingen av delene.
2. Gjennomgå om selskapets hovedkontor er i California.
3. Verifiser at årlige innleveringer i California er oppdaterte.
4. Oppretthold korrekte opplysninger om styre og ledelse.
5. Kontroller at interne retningslinjer for selskapsstyring samsvarer med selskapets opplysningsplikt.
6. Følg med på oppdateringer fra California Secretary of State for eventuelle endringer i krav til styrebaserte innleveringer.

Dette er særlig viktig for selskaper som opererer på tvers av flere delstater, fordi etterlevelsesplikter ofte varierer etter stiftelsesstat, registreringsstatus, børsnotering og hvor hovedkontoret ligger.

Vanlige spørsmål

Samler California fortsatt inn data om styremangfold?

I henhold til California Secretary of States gjeldende veiledning, nei. Kontoret sier at det for tiden ikke samler inn data om Diversity on Boards, og at de tidligere datafeltene er fjernet fra Publicly Traded Disclosure Statement.

Må selskaper fortsatt sende inn selskapsopplysninger i California?

Ja, mange publicly traded-selskaper har fortsatt årlige innleveringsplikter hos California Secretary of State, selv om feltene for mangfoldsdata er fjernet fra opplysningsskjemaet.

Fjerner forføyningen alle etterlevelseshensyn knyttet til styret?

Nei. Den endrer bare statusen til lovene om Diversity on Boards. Selskaper må fortsatt håndtere føderale opplysningsregler, børsforpliktelser, interne styringspraksiser og vanlige statlige innleveringsplikter.

Konklusjonen

Californias lover om styremangfold var tidligere et fremtredende styringsinitiativ for publicly held-selskaper med hovedkontor i delstaten. Den nåværende veiledningen fra California Secretary of State viser imidlertid at kontoret er pålagt forbud mot å håndheve Diversity on Boards-lovene og ikke samler inn relatert data.

For børsnoterte selskaper og utenlandske selskaper er den praktiske lærdommen enkel: forstå historikken, verifiser den nåværende statusen, og sørg for god orden i California-etterlevelsen for selskapet. Det omfatter årlige innleveringer, selskapsdokumentasjon og en tydelig prosess for å følge statlige krav som kan påvirke virksomheten din.

Hvis selskapet ditt er registrert for å drive virksomhet i California, bør styresammensetning være en del av et bredere etterlevelsesprogram som også omfatter stiftelsesdokumenter, kvalifiseringsstatus og årlige vedlikeholdsforpliktelser.