Kalifornské zákony o rozmanitosti v predstavenstvách verejných spoločností: čo dnes znamenajú SB 826 a AB 979

Kalifornia sa dostala na celoštátne titulky, keď prijala zákony o rozmanitosti v predstavenstvách zamerané na zvýšenie zastúpenia v predstavenstvách verejne držaných korporácií s hlavným výkonným sídlom v štáte. Tieto zákony, bežne známe ako Women on Boards (SB 826) a Underrepresented Communities on Boards (AB 979), mali za cieľ zmeniť zloženie predstavenstiev a vyžadovali každoročné hlásenie kalifornskému Secretary of State.

Dnes je však príbeh súladu s predpismi zložitejší, než sa pôvodne zdalo. Aktuálne usmernenie California Secretary of State uvádza, že úrad je obmedzený súdnym zákazom od vynakladania štátnych zdrojov na zákony Diversity on Boards a v súčasnosti nezbiera súvisiace údaje. Pre verejné spoločnosti to znamená, že téma zostáva dôležitá pre správu a riadenie spoločnosti, historické zverejňovanie informácií a firemné záznamy, ale pôvodný kalifornský rámec presadzovania už nefunguje rovnakým spôsobom ako kedysi.

Tento článok vysvetľuje, čo tieto zákony upravovali, ako boli štruktúrované, čo hovorí aktuálne štátne usmernenie a čo by mali verejné spoločnosti a zahraničné korporácie naďalej sledovať.

Čo sa Kalifornia snažila vyžadovať

Kalifornský rámec rozmanitosti v predstavenstvách pozostával z dvoch samostatných zákonov:

• SB 826, Women on Boards: mal zvýšiť počet ženských členiek predstavenstva v dotknutých predstavenstvách.
• AB 979, Underrepresented Communities on Boards: mal zvýšiť počet členov predstavenstva z nedostatočne zastúpených komunít.

Tieto zákony boli zamerané na verejne držané korporácie s hlavným výkonným sídlom v Kalifornii. V praxi to zahŕňalo mnoho korporácií založených mimo Kalifornie, ak sa ich hlavné výkonné sídlo nachádzalo v tomto štáte.

California Secretary of State opisoval tieto zákony ako predpisy, ktoré od dotknutých korporácií vyžadovali splnenie minimálnych prahov zloženia predstavenstva a vykazovanie súladu prostredníctvom každoročných podaní.

Ktoré spoločnosti boli zahrnuté

Štátne usmernenie rozlišovalo medzi publicly held a publicly traded korporáciami.

• Publicly held korporácia je užšia kategória, spravidla obmedzená na spoločnosti kótované na NYSE, NASDAQ alebo NYSE American.
• Publicly traded korporácia je širšia a môže zahŕňať aj spoločnosti obchodované na OTC trhoch.

Minimálne požiadavky na rozmanitosť v predstavenstve sa vzťahovali na verejne držané korporácie s hlavným výkonným sídlom v Kalifornii. FAQ California Secretary of State tiež vysvetľoval, že verejne obchodované korporácie, ktoré neboli verejne držané, mali stále ročné povinnosti podávania, aj keď sa na ne nevzťahovali minimálne požiadavky na počet členov predstavenstva.

Toto rozlíšenie je dôležité pre každú spoločnosť, ktorá podniká v Kalifornii, najmä pre zahraničné korporácie oprávnené podnikať v štáte.

Ako vyzerali pôvodné prahy pre predstavenstvo

Podľa usmernenia Secretary of State zákony zavádzali požiadavky na predstavenstvo postupne podľa veľkosti predstavenstva.

V prípade zákona o rodovej rozmanitosti štátny FAQ opisoval štruktúru, ktorá vyžadovala:

• najmenej jednu ženskú členku predstavenstva pri všetkých dotknutých predstavenstvách,
• dve ženské členky predstavenstva pri predstavenstvách s piatimi členmi a
• tri ženské členky predstavenstva pri predstavenstvách so šiestimi a viac členmi.

V prípade zákona o nedostatočne zastúpených komunitách usmernenie štátu opisovalo podobný postupný prístup, ktorý sa začínal aspoň jedným kvalifikovaným členom a potom prechádzal na minimálne počty podľa veľkosti predstavenstva.

Kľúčové posolstvo je, že Kalifornia nepožadovala len symbolické deklarácie zo strany spoločností. Tento rámec bol postavený na konkrétnych cieľoch zloženia predstavenstva a ročnom reportingu.

Aktuálny právny a regulačný stav

Najdôležitejším bodom pre spoločnosti je aktuálne stanovisko California Secretary of State.

Stránky Women on Boards a Underrepresented Communities on Boards uvádzajú, že na základe konečných rozsudkov a trvalých súdnych príkazov vydaných v roku 2022 je úrad obmedzený a zakázaný vynakladať štátne zdroje na zákony Diversity on Boards. Tieto stránky zároveň uvádzajú, že úrad v súčasnosti nezbiera údaje súvisiace s Diversity on Boards a že Publicly Traded Disclosure Statement bol upravený tak, aby odstránil dátové polia, ktoré tieto zverejnenia predtým sledovali.

V praxi by podniky mali kalifornské zákony o rozmanitosti v predstavenstvách vnímať ako tému, ktorá zostáva dôležitá z historického hľadiska, ale nie ako aktívny štátny program zberu údajov.

To však neeliminuje všetky riziká v oblasti správy a riadenia spoločnosti. Znamená to, že spoločnosti by mali dôsledne rozlišovať medzi:

• históriou kalifornských zákonov o rozmanitosti v predstavenstvách,
• súčasným stavom založeným na súdnom zákaze a
• akýmikoľvek inými povinnosťami zverejňovania na úrovni predstavenstva, ktoré môžu vyplývať z federálneho práva, pravidiel burzy, očakávaní investorov alebo interných zásad správy spoločnosti.

Prečo táto téma stále záleží pre správu predstavenstva

Aj keď je určitý zákon pozastavený súdnym zákazom, jeho história môže naďalej ovplyvňovať spôsob, akým spoločnosti riadia správu a súlad s predpismi.

Verejné spoločnosti a predstavenstvá by mali stále zvážiť:

• či majú jasné interné procesy na sledovanie zloženia predstavenstva,
• či dotazníky pre členov predstavenstva zachytávajú informácie potrebné pre interné riadenie a reportovanie investorom,
• či sa zápisnice z predstavenstva a firemné záznamy vedú konzistentne,
• či sú každoročné štátne podania odovzdávané načas a
• či sú požiadavky na kvalifikáciu v inom štáte a ročné reporty aktuálne vo všetkých jurisdikciách, kde spoločnosť pôsobí.

Pre mnohé podniky je to miesto, kde sa stáva prakticky dôležitou podpora pri zakladaní a súlade s predpismi. Spoločnosť mohla vzniknúť v jednom štáte, získať oprávnenie podnikať v Kalifornii a stále potrebovať spoľahlivý proces pre ročné podania, správu registered agenta a sledovanie stavu entity.

Čo by mali urobiť zahraničné korporácie teraz

Zahraničné korporácie podnikajúce v Kalifornii by nemali predpokladať, že súlad s požiadavkami týkajúcimi sa rozmanitosti predstavenstva bol jedinou vecou, ktorá štát zaujímala. Aj keď je určitý zákon pozastavený, spoločnosti si stále musia udržiavať širší kalifornský súlad v poriadku.

Rozumný kontrolný zoznam súladu zahŕňa:

1. Overiť, či je korporácia verejne držaná, verejne obchodovaná alebo ani jedno z toho.
2. Preskúmať, či sa hlavné výkonné sídlo spoločnosti nachádza v Kalifornii.
3. Skontrolovať, či sú ročné kalifornské podania aktuálne.
4. Udržiavať presné záznamy o predstavenstve a vedúcich pracovníkoch.
5. Potvrdiť, že interné zásady riadenia sú zosúladené s povinnosťami zverejňovania spoločnosti.
6. Sledovať aktualizácie California Secretary of State pre prípadné zmeny v požiadavkách na podania súvisiace s predstavenstvom.

To je obzvlášť dôležité pre spoločnosti pôsobiace vo viacerých štátoch, pretože povinnosti súladu sa často líšia podľa štátu založenia, stavu registrácie, statusu na burze a sídla vedenia.

Časté otázky

Zbiera Kalifornia stále údaje o rozmanitosti v predstavenstvách?

Podľa aktuálneho usmernenia California Secretary of State nie. Úrad uvádza, že v súčasnosti nezbiera údaje o Diversity on Boards a že predchádzajúce dátové polia boli odstránené z Publicly Traded Disclosure Statement.

Musia spoločnosti stále podávať kalifornské firemné zverejnenia?

Áno, mnohé verejne obchodované korporácie majú stále ročné povinnosti podávania voči California Secretary of State, aj keď boli dátové polia týkajúce sa rozmanitosti odstránené z disclosure statement.

Odstraňuje súdny zákaz každé riziko súvisiace s predstavenstvom?

Nie. Mení iba stav zákonov Diversity on Boards. Spoločnosti stále musia riadiť federálne pravidlá zverejňovania, požiadavky burzy, interné postupy správy spoločnosti a bežné štátne povinnosti podávania.

Záver

Kalifornské zákony o rozmanitosti v predstavenstvách boli kedysi výraznou iniciatívou v oblasti správy spoločnosti pre verejne držané korporácie s hlavným výkonným sídlom v štáte. Aktuálne usmernenie Secretary of State však odráža, že úrad je obmedzený v presadzovaní zákonov Diversity on Boards a že súvisiace údaje nezbiera.

Pre verejné spoločnosti a zahraničné korporácie je praktické ponaučenie jednoduché: pochopiť históriu, overiť aktuálny stav a mať kalifornský súlad spoločnosti v poriadku. To zahŕňa ročné podania, vedenie firemných záznamov a jasný proces sledovania štátnych požiadaviek, ktoré môžu ovplyvniť vaše podnikanie.

Ak je vaša spoločnosť registrovaná na podnikanie v Kalifornii, správa predstavenstva by mala byť súčasťou širšieho programu súladu, ktorý zahŕňa aj zakladateľské dokumenty, stav kvalifikácie a ročné povinnosti údržby.