Legile din California privind diversitatea în consiliile de administrație pentru companiile publice: ce înseamnă astăzi SB 826 și AB 979

California a făcut titluri la nivel național atunci când a adoptat statute privind diversitatea în consiliile de administrație, menite să crească reprezentarea în consiliile corporațiilor publice cu sediul executiv principal în stat. Aceste legi, cunoscute în mod obișnuit sub numele de Women on Boards (SB 826) și Underrepresented Communities on Boards (AB 979), au fost concepute pentru a schimba componența consiliilor și pentru a impune raportări anuale către California Secretary of State.

Astăzi, însă, situația de conformare este mai complicată decât părea la început. Ghidul actual al California Secretary of State precizează că instituția este împiedicată printr-o interdicție judecătorească să cheltuiască resurse de stat pentru statutele Diversity on Boards și că în prezent nu colectează datele aferente. Pentru companiile publice, asta înseamnă că subiectul rămâne important pentru guvernanță, istoricul dezvăluirilor și evidențele corporative, dar cadrul inițial de aplicare din California nu mai funcționează în același mod ca înainte.

Acest articol explică ce acopereau legile, cum erau structurate, ce spune ghidul actual al statului și ce ar trebui în continuare să monitorizeze companiile publice și corporațiile străine.

Ce a încercat California să impună

Cadrul din California privind diversitatea în consiliile de administrație a constat din două legi separate:

• SB 826, Women on Boards: concepută pentru a crește numărul de administratori femei în consiliile vizate.
• AB 979, Underrepresented Communities on Boards: concepută pentru a crește numărul de administratori din comunități subreprezentate.

Aceste statute vizau corporațiile publice cu sediul executiv principal în California. În practică, asta includea multe corporații înființate în afara Californiei dacă sediul lor executiv principal se afla în stat.

California Secretary of State a descris aceste legi ca impunând praguri minime privind componența consiliului și raportarea conformității prin depuneri anuale de dezvăluire.

Ce companii erau vizate

Ghidul statului făcea distincția între corporațiile publicly held și publicly traded.

• O corporație publicly held este o categorie mai restrânsă, în general limitată la companii listate la NYSE, NASDAQ sau NYSE American.
• O corporație publicly traded este o categorie mai largă și poate include și companii tranzacționate pe piețele OTC.

Cerințele minime privind diversitatea în consiliu se aplicau corporațiilor publicly held cu sediul executiv principal în California. FAQ-ul California Secretary of State explica, de asemenea, că și corporațiile publicly traded care nu erau publicly held aveau obligații anuale de depunere, chiar dacă nu erau supuse cerințelor minime privind numărul de administratori.

Această distincție contează pentru orice companie care desfășoară activitate în California, în special pentru corporațiile străine autorizate să facă afaceri în stat.

Cum arătau pragurile inițiale pentru consiliu

Potrivit ghidului Secretarului de Stat, legile introduceau treptat cerințe pentru consiliu în funcție de dimensiunea acestuia.

Pentru legea privind diversitatea de gen, FAQ-ul statului descria o structură care cerea:

• cel puțin un administrator femeie pentru toate consiliile vizate,
• doi administratori femei pentru consiliile cu cinci membri și
• trei administratori femei pentru consiliile cu șase sau mai mulți membri.

Pentru legea privind comunitățile subreprezentate, ghidul statului descria o abordare similară, începând cu cel puțin un administrator eligibil și trecând apoi la numere minime de membri ai consiliului în funcție de dimensiunea acestuia.

Ideea esențială este că California nu le cerea companiilor doar să facă declarații de intenție. Cadrul era construit în jurul unor obiective concrete de componență a consiliului și al raportării anuale.

Statutul legal și de reglementare actual

Cel mai important aspect pentru companii este actualizarea privind statutul din partea California Secretary of State.

Paginile Secretarului de Stat dedicate Women on Boards și Underrepresented Communities on Boards arată că, în temeiul hotărârilor finale și al ordonanțelor permanente emise în 2022, instituția este împiedicată și interzisă să cheltuiască resurse de stat pentru statutele Diversity on Boards. Aceste pagini precizează, de asemenea, că instituția nu colectează în prezent date legate de Diversity on Boards, iar Publicly Traded Disclosure Statement a fost revizuit pentru a elimina câmpurile de date care urmăreau anterior aceste informații.

În practică, companiile ar trebui să trateze legile din California privind diversitatea în consiliile de administrație ca pe un subiect important din punct de vedere istoric, dar nu ca pe un program activ de colectare de date la nivel de stat.

Totuși, acest lucru nu elimină toate riscurile de guvernanță. Înseamnă însă că firmele trebuie să distingă cu atenție între:

• istoricul statutelor din California privind diversitatea în consiliile de administrație,
• statutul actual bazat pe interdicția judecătorească și
• orice alte obligații de raportare la nivel de consiliu care pot apărea în temeiul legislației federale, al regulilor bursiere, al așteptărilor investitorilor sau al politicilor interne de guvernanță.

De ce subiectul rămâne important pentru guvernanța consiliului

Chiar și atunci când un statut este suspendat prin ordonanță judecătorească, istoria lui poate continua să influențeze modul în care companiile își gestionează guvernanța și conformitatea.

Companiile publice și consiliile de administrație ar trebui în continuare să analizeze:

• dacă au procese interne clare pentru urmărirea componenței consiliului,
• dacă chestionarele pentru administratori colectează informațiile necesare pentru guvernanța internă și raportarea către investitori,
• dacă procesele-verbale ale consiliului și evidențele corporative sunt păstrate consecvent,
• dacă depunerile anuale la nivel de stat sunt completate la timp și
• dacă obligațiile privind calificarea ca entitate și rapoartele anuale sunt actuale în fiecare jurisdicție în care compania activează.

Pentru multe companii, aici devine util sprijinul practic pentru înființare și conformitate. O companie se poate fi înființat într-un stat, s-a putut califica pentru a face afaceri în California și poate avea în continuare nevoie de un proces fiabil pentru depuneri anuale, menținerea agentului înregistrat și urmărirea statutului entității.

Ce ar trebui să facă acum corporațiile străine

Corporațiile străine care desfășoară activitate în California nu ar trebui să presupună că respectarea cerințelor privind diversitatea în consiliu a fost singura chestiune care a interesat vreodată statul. Chiar dacă un anumit statut este suspendat, companiile trebuie în continuare să își mențină în ordine cadrul mai larg de conformitate din California.

O listă de verificare rezonabilă pentru conformitate include:

1. Confirmarea dacă societatea este publicly held, publicly traded sau niciuna dintre acestea.
2. Verificarea dacă sediul executiv principal al companiei se află în California.
3. Verificarea faptului că depunerile anuale în California sunt la zi.
4. Menținerea unor evidențe corecte ale consiliului și ale conducerii executive.
5. Confirmarea faptului că politicile interne de guvernanță sunt aliniate cu obligațiile de raportare ale companiei.
6. Monitorizarea actualizărilor California Secretary of State pentru eventuale modificări ale cerințelor de depunere privind consiliul.

Acest lucru este deosebit de important pentru companiile care operează în mai multe state, deoarece obligațiile de conformitate diferă adesea în funcție de statul de înregistrare, statutul de calificare, statutul de listare și locația sediului central.

Întrebări frecvente

California mai colectează date despre diversitatea consiliilor?

Potrivit ghidului actual al California Secretary of State, nu. Instituția precizează că în prezent nu colectează date privind Diversity on Boards, iar câmpurile de date anterioare au fost eliminate din Publicly Traded Disclosure Statement.

Companiile mai trebuie să depună declarații corporative în California?

Da, multe corporații publicly traded au în continuare obligații anuale de depunere la California Secretary of State, chiar dacă câmpurile de date privind diversitatea au fost eliminate din formularul de dezvăluire.

Interdicția elimină orice risc de conformitate legat de consiliu?

Nu. Ea modifică doar statutul legilor Diversity on Boards. Companiile trebuie în continuare să gestioneze regulile federale de raportare, cerințele bursiere, practicile interne de guvernanță și obligațiile obișnuite de depunere la nivel de stat.

Concluzia

Legile din California privind diversitatea în consiliile de administrație au fost odinioară o inițiativă importantă de guvernanță pentru corporațiile publicly held cu sediul executiv principal în stat. Ghidul actual al California Secretary of State arată însă că instituția este împiedicată să aplice statutele Diversity on Boards și că nu mai colectează datele aferente.

Pentru companiile publice și corporațiile străine, lecția practică este simplă: înțelegeți istoricul, verificați statutul actual și mențineți conformitatea entității în California. Asta include depunerile anuale, păstrarea evidențelor corporative și un proces clar de monitorizare a cerințelor la nivel de stat care pot afecta activitatea companiei.

Dacă societatea dumneavoastră este înregistrată pentru a face afaceri în California, guvernanța consiliului ar trebui să facă parte dintr-un program mai amplu de conformitate care acoperă și documentele de înființare, statutul de calificare și obligațiile anuale de menținere.