Kalifornian hallituksen monimuotoisuutta koskevat lait julkisesti noteeratuissa yhtiöissä: mitä SB 826 ja AB 979 tarkoittavat tänään

Kalifornia nousi valtakunnallisiin otsikoihin, kun se hyväksyi hallituksen monimuotoisuutta koskevat lait, joiden tavoitteena oli lisätä edustusta osakeyhtiöiden hallituksissa silloin, kun yhtiön pääasiallinen toimipaikka sijaitsee osavaltiossa. Nämä lait, jotka tunnetaan yleisesti nimillä Women on Boards (SB 826) ja Underrepresented Communities on Boards (AB 979), oli tarkoitettu muuttamaan hallitusten kokoonpanoa ja edellyttämään vuotuista raportointia Kalifornian sihteerille.

Nykyään noudattamiseen liittyvä tilanne on kuitenkin monimutkaisempi kuin aluksi vaikutti. Kalifornian sihteerin nykyisten ohjeiden mukaan virastoa on kielletty käyttämästä osavaltion varoja Diversity on Boards -säädöksiin, eikä virasto tällä hetkellä kerää niihin liittyviä tietoja. Julkisesti noteerattujen yhtiöiden kannalta aihe on edelleen tärkeä hallinnon, aiemman raportoinnin ja yritysasiakirjojen näkökulmasta, mutta Kalifornian alkuperäinen täytäntöönpanokehys ei ole enää samalla tavalla toiminnassa kuin ennen.

Tässä artikkelissa selitetään, mitä lait kattoivat, miten ne oli rakennettu, mitä nykyiset osavaltion ohjeet sanovat ja mitä julkisesti noteerattujen yhtiöiden sekä ulkomaisten yhtiöiden kannattaa edelleen seurata.

Mitä Kalifornia pyrki vaatimaan

Kalifornian hallituksen monimuotoisuutta koskeva kehys koostui kahdesta erillisestä laista:

• SB 826, Women on Boards: tarkoituksena oli lisätä naisten määrää soveltuvien hallitusten jäseninä.
• AB 979, Underrepresented Communities on Boards: tarkoituksena oli lisätä aliedustettuihin yhteisöihin kuuluvien hallituksen jäsenten määrää.

Säädökset kohdistuivat julkisesti noteerattuihin osakeyhtiöihin, joiden pääasiallinen toimipaikka sijaitsi Kaliforniassa. Käytännössä tämä sisälsi monia yhtiöitä, jotka oli perustettu Kalifornian ulkopuolella, jos niiden pääasiallinen toimipaikka sijaitsi osavaltiossa.

Kalifornian sihteeri kuvasi lakien edellyttävän, että soveltuvat yhtiöt täyttävät vähimmäisvaatimukset hallituksen kokoonpanolle ja raportoivat noudattamisesta vuotuisten ilmoitusten kautta.

Mitkä yhtiöt kuuluivat soveltamisalaan

Osavaltion ohjeissa tehtiin ero publicly held- ja publicly traded -yhtiöiden välillä.

• Publicly held -yhtiö on suppeampi ryhmä, joka kattaa yleensä yhtiöt, jotka on listattu NYSE-, NASDAQ- tai NYSE American -pörsseissä.
• Publicly traded -yhtiö on laajempi käsite ja voi sisältää myös OTC-markkinoilla vaihdettavia yhtiöitä.

Hallituksen monimuotoisuutta koskevat vähimmäisvaatimukset sovellettiin publicly held -yhtiöihin, joiden pääasiallinen toimipaikka oli Kaliforniassa. Sihteerin FAQ-sivulla selitettiin myös, että publicly traded -yhtiöillä, jotka eivät olleet publicly held -yhtiöitä, oli silti vuotuisia ilmoitusvelvoitteita, vaikka niihin ei sovellettu vähimmäisvaatimuksia hallituksen jäsenille.

Tämä ero on tärkeä kaikille Kaliforniassa toimiville yhtiöille, erityisesti ulkomaisille yhtiöille, jotka ovat saaneet luvan harjoittaa liiketoimintaa osavaltiossa.

Millaiset alkuperäiset hallituksen raja-arvot olivat

Sihteerin ohjeiden mukaan lait toivat hallituksen vaatimukset vaiheittain voimaan hallituksen koon perusteella.

Sukupuolten monimuotoisuutta koskevan lain osalta osavaltion FAQ kuvasi rakennetta, joka edellytti:

• vähintään yhtä naishallituksen jäsentä kaikissa soveltuvissa hallituksissa,
• kahta naishallituksen jäsentä viisi-jäsenisissä hallituksissa, ja
• kolmea naishallituksen jäsentä hallituksissa, joissa on vähintään kuusi jäsentä.

Aliedustettuja yhteisöjä koskevan lain osalta osavaltion ohjeissa kuvattiin samankaltainen vaiheistus, joka alkoi vähintään yhdestä kelpoisesta hallituksen jäsenestä ja siirtyi sen jälkeen vähimmäismääriin hallituksen koon perusteella.

Keskeinen viesti on, että Kalifornia ei ainoastaan pyytänyt yhtiöitä tekemään tavoitteellisia lausuntoja. Kehys perustui täsmällisiin hallituksen kokoonpanotavoitteisiin ja vuotuiseen raportointiin.

Nykyinen oikeudellinen ja sääntelytilanne

Yhtiöiden kannalta tärkein seikka on Kalifornian sihteerin nykyinen tilapäivitys.

Sihteerin Women on Boards- ja Underrepresented Communities on Boards -sivuilla todetaan, että vuonna 2022 annettujen lopullisten tuomioiden ja pysyvien kieltojen perusteella virastoa on kielletty ja estetty käyttämästä osavaltion varoja Diversity on Boards -säädöksiin. Samoilla sivuilla todetaan myös, että virasto ei tällä hetkellä kerää Diversity on Boards -aiheeseen liittyviä tietoja, ja että Publicly Traded Disclosure Statement -lomakkeesta on poistettu aiemmin näitä tietoja seuranneet kentät.

Käytännössä yritysten tulisi suhtautua Kalifornian hallituksen monimuotoisuutta koskeviin lakeihin aiheena, jolla on historiallista merkitystä, mutta joka ei tällä hetkellä toimi aktiivisena osavaltion tietojenkeruuohjelmana.

Tämä ei kuitenkaan poista kaikkea hallinnollista riskiä. Se tarkoittaa, että yhtiöiden on syytä erottaa toisistaan:

• Kalifornian hallituksen monimuotoisuutta koskevien säädösten historia,
• nykyinen kieltoon perustuva tilanne, ja
• kaikki muut hallituksen tasolla olevat raportointivelvoitteet, joita voi syntyä liittovaltion lainsäädännön, pörssisääntöjen, sijoittajien odotusten tai yhtiön sisäisten hallintoperiaatteiden perusteella.

Miksi aihe on yhä tärkeä hallituksen hallinnoinnissa

Vaikka laki olisi estetty, sen historia voi edelleen vaikuttaa siihen, miten yhtiöt hallinnoivat hallintoa ja noudattamista.

Julkisesti noteerattujen yhtiöiden ja hallitusten tulisi edelleen pohtia:

• onko niillä selkeät sisäiset prosessit hallituksen kokoonpanon seurantaan,
• keräävätkö hallituksen kyselylomakkeet tiedot, joita tarvitaan sisäiseen hallintoon ja sijoittajaraportointiin,
• ylläpidetäänkö hallituksen pöytäkirjat ja yritysasiakirjat johdonmukaisesti,
• täytetäänkö vuotuiset osavaltion ilmoitukset ajallaan, ja
• ovatko ulkomaanrekisteröintiä ja vuosi-ilmoituksia koskevat velvoitteet ajan tasalla kaikilla niillä lainkäyttöalueilla, joilla yhtiö toimii.

Monille yrityksille juuri tässä kohtaa Zenindin kaltainen perustamiseen ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvä tuki muuttuu käytännölliseksi. Yhtiö on voinut perustaa toimintansa yhdessä osavaltiossa, rekisteröityä harjoittamaan liiketoimintaa Kaliforniassa ja silti tarvita luotettavaa prosessia vuotuisiin ilmoituksiin, rekisteröidyn agentin ylläpitoon ja yhtiöstatuksen seurantaan.

Mitä ulkomaisten yhtiöiden tulisi tehdä nyt

Kaliforniassa liiketoimintaa harjoittavien ulkomaisten yhtiöiden ei pidä olettaa, että hallituksen monimuotoisuutta koskeva noudattaminen oli ainoa asia, josta osavaltio välitti. Vaikka jokin yksittäinen laki on estetty, yhtiöiden on silti pidettävä laajemmat Kalifornian velvoitteensa kunnossa.

Järkevä noudattamisen tarkistuslista sisältää:

1. Varmista, onko yhtiö publicly held, publicly traded vai ei kumpaakaan.
2. Tarkista, sijaitseeko yhtiön pääasiallinen toimipaikka Kaliforniassa.
3. Varmista, että Kalifornian vuotuiset ilmoitukset ovat ajan tasalla.
4. Ylläpidä tarkkoja hallituksen ja toimihenkilöiden tietoja.
5. Varmista, että sisäiset hallintoperiaatteet vastaavat yhtiön raportointivelvoitteita.
6. Seuraa Kalifornian sihteerin päivityksiä mahdollisten hallitukseen liittyvien ilmoitusvaatimusten muutosten varalta.

Tämä on erityisen tärkeää yhtiöille, jotka toimivat useissa osavaltioissa, koska noudattamisvelvoitteet vaihtelevat usein kotipaikan, rekisteröintistatuksen, pörssilistauksen ja pääkonttorin sijainnin mukaan.

Yleisiä kysymyksiä

Kerääkö Kalifornia edelleen hallituksen monimuotoisuuteen liittyviä tietoja?

Kalifornian sihteerin nykyisten ohjeiden mukaan ei. Viraston mukaan se ei tällä hetkellä kerää Diversity on Boards -tietoja, ja aiemmat tietokentät on poistettu Publicly Traded Disclosure Statement -lomakkeesta.

Onko yhtiöiden yhä tehtävä Kalifornian yritysilmoituksia?

Kyllä, monilla publicly traded -yhtiöillä on edelleen vuotuisia ilmoitusvelvoitteita Kalifornian sihteerille, vaikka monimuotoisuutta koskevat tietokentät on poistettu ilmoituslomakkeesta.

Poistaako kielto kaikki hallituksen liittyvät noudattamisriskit?

Ei. Se muuttaa vain Diversity on Boards -säädösten asemaa. Yhtiöiden on edelleen hallittava liittovaltion raportointisääntöjä, pörssivaatimuksia, sisäisiä hallintokäytäntöjä ja tavallisia osavaltion ilmoitusvelvoitteita.

Lopputulos

Kalifornian hallituksen monimuotoisuutta koskevat lait olivat aikanaan merkittävä hallinnollinen aloite julkisesti noteerattuille yhtiöille, joiden pääasiallinen toimipaikka sijaitsi osavaltiossa. Kalifornian sihteerin nykyiset ohjeet kuitenkin osoittavat, että virastoa on estetty panemasta täytäntöön Diversity on Boards -säädöksiä eikä siihen liittyviä tietoja kerätä.

Julkisesti noteerattujen yhtiöiden ja ulkomaisten yhtiöiden käytännön opetus on suoraviivainen: ymmärrä historia, varmista nykyinen tilanne ja pidä Kalifornian yhtiöiden noudattaminen kunnossa. Tähän kuuluvat vuotuiset ilmoitukset, yritysasiakirjojen ylläpito ja selkeä prosessi osavaltiokohtaisten vaatimusten seuraamiseen, jotka voivat vaikuttaa liiketoimintaan.

Jos yhtiösi on rekisteröity harjoittamaan liiketoimintaa Kaliforniassa, hallituksen hallinnointi tulisi nähdä osana laajempaa vaatimustenmukaisuusohjelmaa, joka kattaa myös perustamisasiakirjat, rekisteröintistatuksen ja vuotuiset ylläpitovelvoitteet.