California boarddiversiteitswetten voor beursgenoteerde bedrijven: wat SB 826 en AB 979 vandaag betekenen

California haalde landelijk de krantenkoppen toen de staat boarddiversiteitsstatuten aannam die gericht waren op meer vertegenwoordiging in de raden van bestuur van beursgenoteerde vennootschappen met een hoofdvestiging in de staat. Die wetten, beter bekend als Women on Boards (SB 826) en Underrepresented Communities on Boards (AB 979), waren bedoeld om de samenstelling van raden van bestuur te veranderen en jaarlijkse rapportage aan de California Secretary of State te verplichten.

Vandaag is het complianceverhaal echter ingewikkelder dan het in eerste instantie leek. Volgens de huidige guidance van de California Secretary of State mag het kantoor geen staatsmiddelen besteden aan de Diversity on Boards-statuten en worden er momenteel geen gerelateerde gegevens verzameld. Voor beursvennootschappen betekent dit dat het onderwerp nog steeds belangrijk is voor governance, de geschiedenis van openbaarmaking en bedrijfsdossiers, maar dat het oorspronkelijke handhavingskader van California niet meer op dezelfde manier werkt als voorheen.

In dit artikel wordt uitgelegd wat de wetten omvatten, hoe ze waren opgebouwd, wat de huidige guidance van de staat zegt en waar beursvennootschappen en buitenlandse vennootschappen nog steeds op moeten letten.

Wat California probeerde te verplichten

Het boarddiversiteitskader van California bestond uit twee afzonderlijke wetten:

• SB 826, Women on Boards: bedoeld om het aantal vrouwelijke bestuurders in betrokken raden te vergroten.
• AB 979, Underrepresented Communities on Boards: bedoeld om het aantal bestuurders uit ondervertegenwoordigde gemeenschappen te vergroten.

De statuten waren gericht op beursgenoteerde vennootschappen met een hoofdvestiging in California. In de praktijk gold dit dus ook voor veel vennootschappen die buiten California waren opgericht, als hun hoofdvestiging zich in de staat bevond.

De California Secretary of State beschreef de wetten als een verplichting voor betrokken vennootschappen om minimale drempels voor de samenstelling van de raad van bestuur te halen en naleving te rapporteren via jaarlijkse indieningen.

Welke vennootschappen vielen eronder

De guidance van de staat maakte onderscheid tussen publicly held en publicly traded vennootschappen.

• Een publicly held vennootschap is een beperktere categorie, doorgaans beperkt tot ondernemingen die zijn genoteerd aan de NYSE, NASDAQ of NYSE American.
• Een publicly traded vennootschap is breder en kan ook ondernemingen omvatten die op OTC-markten worden verhandeld.

De minimale eisen voor boarddiversiteit golden voor publicly held vennootschappen met een hoofdvestiging in California. De FAQ van de Secretary of State legde ook uit dat publicly traded vennootschappen die niet publicly held waren nog steeds jaarlijkse indieningsverplichtingen hadden, zelfs als zij niet onder de minimale eisen voor bestuurders vielen.

Dat onderscheid is van belang voor iedere onderneming die zaken doet in California, vooral voor buitenlandse vennootschappen die in de staat bevoegd zijn om zaken te doen.

Hoe de oorspronkelijke drempels eruitzagen

Volgens de guidance van de Secretary of State werkten de wetten met gefaseerde eisen voor de raad van bestuur op basis van de omvang van de raad.

Voor de genderdiversiteitswet beschreef de FAQ van de staat een structuur die vereiste:

• ten minste één vrouwelijke bestuurder voor alle betrokken raden,
• twee vrouwelijke bestuurders voor raden met vijf leden, en
• drie vrouwelijke bestuurders voor raden met zes of meer leden.

Voor de wet over ondervertegenwoordigde gemeenschappen beschreef de guidance van de staat een vergelijkbare gefaseerde aanpak, te beginnen met ten minste één kwalificerende bestuurder en vervolgens minimumaantallen bestuurders per raadsgrootte.

De kern is dat California niet alleen vroeg om aspiratieve verklaringen. Het kader was gebaseerd op specifieke doelstellingen voor de samenstelling van de raad van bestuur en jaarlijkse rapportage.

Huidige juridische en regelgevende status

Het belangrijkste punt voor bedrijven is de huidige statusupdate van de California Secretary of State.

Op de pagina's over Women on Boards en Underrepresented Communities on Boards staat dat het kantoor, op grond van definitieve vonnissen en permanente injunctions uit 2022, verboden en belet is om staatsmiddelen te besteden aan de Diversity on Boards-statuten. Op diezelfde pagina's staat ook dat het kantoor momenteel geen gegevens verzamelt die verband houden met Diversity on Boards, en dat de Publicly Traded Disclosure Statement is herzien om de gegevensvelden die deze openbaarmakingen voorheen volgden te verwijderen.

In de praktijk moeten bedrijven de boarddiversiteitswetten van California zien als een onderwerp dat historisch belangrijk blijft, maar niet als een actief programma van staatsgegevensverzameling dat momenteel operationeel is.

Dat neemt niet alle governance-risico's weg. Wel betekent het dat bedrijven zorgvuldig onderscheid moeten maken tussen:

• de geschiedenis van de boarddiversiteitsstatuten van California,
• de huidige status op basis van de injunction, en
• andere bestuursgerelateerde openbaarmakingsverplichtingen die kunnen voortvloeien uit federaal recht, beursregels, verwachtingen van beleggers of interne governancebeleid.

Waarom dit onderwerp nog steeds belangrijk is voor governance

Zelfs wanneer een statuut is geschorst, kan de geschiedenis ervan nog steeds van invloed zijn op de manier waarop bedrijven governance en compliance beheren.

Beursvennootschappen en raden van bestuur moeten nog steeds nadenken over:

• of zij duidelijke interne processen hebben om de samenstelling van de raad bij te houden,
• of bestuurdersvragenlijsten de informatie vastleggen die nodig is voor interne governance en rapportage aan beleggers,
• of notulen van de raad en bedrijfsdossiers consistent worden bijgehouden,
• of jaarlijkse staatsindieningen tijdig worden gedaan, en
• of de buitenlandse kwalificatie en jaarlijkse rapportageverplichtingen in elke jurisdictie waarin het bedrijf actief is actueel zijn.

Voor veel ondernemingen is dit het moment waarop ondersteuning bij oprichting en compliance praktisch relevant wordt. Een onderneming kan in de ene staat zijn opgericht, bevoegd zijn geworden om zaken te doen in California, en toch een betrouwbaar proces nodig hebben voor jaarlijkse indieningen, onderhoud van de registered agent en het volgen van de entiteitsstatus.

Wat buitenlandse vennootschappen nu moeten doen

Buitenlandse vennootschappen die zaken doen in California moeten niet aannemen dat naleving van de boarddiversiteitsregels het enige was waar de staat ooit om gaf. Zelfs wanneer een specifieke wet is geschorst, moeten bedrijven hun bredere California-compliance op orde houden.

Een verstandige compliancechecklist bevat:

1. Vaststellen of de vennootschap public held, publicly traded of geen van beide is.
2. Controleren of de hoofdvestiging van de onderneming in California ligt.
3. Verifiëren dat de jaarlijkse indieningen in California actueel zijn.
4. Nauwkeurige gegevens over de raad van bestuur en functionarissen bijhouden.
5. Controleren of interne governancebeleid aansluit op de openbaarmakingsverplichtingen van het bedrijf.
6. Updates van de California Secretary of State volgen voor eventuele wijzigingen in de indieningsvereisten rond de raad van bestuur.

Dit is vooral belangrijk voor ondernemingen die in meerdere staten actief zijn, omdat complianceverplichtingen vaak verschillen op basis van statutaire vestigingsplaats, kwalificatiestatus, noteringsstatus en locatie van het hoofdkantoor.

Veelgestelde vragen

Verzamelt California nog steeds gegevens over boarddiversiteit?

Volgens de huidige guidance van de California Secretary of State niet. Het kantoor zegt momenteel geen Diversity on Boards-gegevens te verzamelen en de eerdere gegevensvelden zijn verwijderd uit de Publicly Traded Disclosure Statement.

Moeten bedrijven nog steeds corporate disclosures in California indienen?

Ja, veel publicly traded vennootschappen hebben nog steeds jaarlijkse indieningsverplichtingen bij de California Secretary of State, ook al zijn de velden voor diversiteitsgegevens verwijderd uit de disclosure statement.

Maakt de injunction elk boardgerelateerd complianceprobleem ongedaan?

Nee. Alleen de status van de Diversity on Boards-statuten verandert. Bedrijven moeten nog steeds omgaan met federale openbaarmakingsregels, beursvereisten, interne governancepraktijken en gewone staatsindieningsverplichtingen.

De conclusie

De boarddiversiteitswetten van California waren ooit een prominente governance-initiatie voor beursgenoteerde vennootschappen met een hoofdvestiging in de staat. De huidige guidance van de Secretary of State laat echter zien dat het kantoor is verboden om de Diversity on Boards-statuten te handhaven en geen gerelateerde gegevens verzamelt.

Voor beursvennootschappen en buitenlandse vennootschappen is de praktische les eenvoudig: begrijp de geschiedenis, controleer de huidige status en houd de entiteitscompliance in California op orde. Dat omvat jaarlijkse indieningen, het bijhouden van bedrijfsdossiers en een duidelijk proces om staatsvereisten te monitoren die van invloed kunnen zijn op uw bedrijfsvoering.

Als uw onderneming bevoegd is om zaken te doen in California, moet governance van de raad van bestuur deel uitmaken van een breder complianceprogramma dat ook oprichtingsdocumenten, kwalificatiestatus en jaarlijkse onderhoudsverplichtingen omvat.